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專案管ç†åœ¨è£œæ•™æ¥ä¸Šçš„應用與探討
一〠å‰è¨€
éŽå¾€æˆ‘曾在大å¸æ™‚代修習éŽå°ˆæ¡ˆç®¡ç†ä¸€é–€èª²ï¼Œä½†ç•¶æ™‚åªæ˜¯ç‚ºäº†ä¿®å¾—å¸åˆ†è€Œå¸ç¿’，所以å°æ–¼å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„相關知è˜é ˜åŸŸåŠæ‡‰ç”¨éƒ½æ˜¯ç‰‡æ®µä¸”æ•£è½çš„，所以å°æ–¼å°ˆæ¡ˆç®¡ç†åœ¨å¯¦å‹™ä¸Šçš„應用並ä¸æ·±å…¥ï¼Œå¾ˆå¤šå·¥ä½œéƒ½æ˜¯ä¸»ç®¡äº¤è¾¦å¾Œè½å¯¦åŸ·è¡Œè€Œå·²ï¼Œä½†åœ¨ç¶“æ·éŽäº†é•·å®çš„洗禮åŠè€ƒä¸ŠPMPè‰ç…§å¾Œï¼Œæˆ‘開始能將整個專案管ç†æµç¨‹é€£çµå大知è˜é ˜åŸŸæ‡‰ç”¨ï¼Œæ–¹æ‰çœŸæ£é«”èªåˆ°åŽŸä¾†æˆ‘在補教æ¥é€²è¡Œæ ¡åœ’招生工作上的å„個環節都能以專案管ç†çš„角度去æ€è€ƒåŠè™•ç†ï¼Œä»¥ä¸‹å‰‡å°‡å°±æˆ‘在工作上的一些實務觀察或çœæ€é€²è¡Œåˆ†äº«ã€‚
二〠五大æµç¨‹èƒ½è½å¯¦ï¼Œå°ˆæ¡ˆæ‰èƒ½è¢«åšå¥½
1. 起始階段
å°ˆæ¡ˆçš„èµ·å§‹é™¤äº†è—‰ç”±ç« ç¨‹çš„ç¢ºç«‹åŽ»æ˜Žå®šé«˜éšŽçš„ç¯„ç–‡ã€é™åˆ¶åŠé¢¨éšªç‰ä¹‹é¡žçš„內容外，很é‡è¦çš„就是é‡è¦åˆ©å®³é—œä¿‚人的辨è˜ï¼Œçˆ¾å¾Œæ‰èƒ½é‡å°ä»–們å„自的需求åŠå®šä½æ出管ç†ç–ç•¥è¦åŠƒï¼Œå°¤å…¶æ˜¯éœ€è¦åšåˆ°è·¨äº‹æ¥ç¾¤çš„產å“(å‡å¸+美語)行銷時，如何從利害關係人身上ç²å¾—支æŒåŠæ”¯æ´ï¼Œç›¡å¯èƒ½é™ä½Žæ•´å€‹æ‹›ç”Ÿå°ˆæ¡ˆåœ¨æŽ¨å‹•æ™‚的阻力，如æ¤æ‰èƒ½æå‡å°ˆæ¡ˆæˆåŠŸçš„機率。
2. è¦åŠƒéšŽæ®µ
一個好的å“質是被è¨è¨ˆå‡ºä¾†çš„，而一個æˆåŠŸçš„專案一樣是å¯ä»¥è¢«è¨è¨ˆå‡ºä¾†çš„，其ä¸æœ€é‡è¦çš„就是範ã€æ™‚ã€æˆä¸‰å¤§åŸºæº–åŠé¢¨éšªç®¡ç†ï¼Œè€Œå®šç¾©æ˜Žç¢ºçš„範疇(主ã€æ¬¡è¦ç§‘ç³»å¸‚å ´ç‰)åŠå»ºç«‹æ¸…楚的WBS(ç”±èª°è² è²¬ã€éœ€é”多少營æ¥é¡ç‰)讓所有的專案工作都能切åˆç›®æ¨™ï¼Œä¸¦ä¸”符åˆåˆ©å®³é—œä¿‚人的需求，如æ¤æ–¹èƒ½æœ‰æ•ˆé¿å…é‡å·¥åŠç„¡æ„義的工作，後續訂定之時間åŠæˆæœ¬è¦åŠƒæ‰èƒ½æœ‰æ‰€æœ¬ï¼Œæœ‰æ•ˆé™ä½Žå°ˆæ¡ˆåœ¨åŸ·è¡Œå¾Œæ出變更申請的機率，使整個專案在執行變得更有效率。
為了更有效管控三大基準，風險的辨è˜åŠå›žæ‡‰è¦åŠƒå°±æ›´éœ€å¯©æ…Žè©•ä¼°ï¼Œä¾‹å¦‚：å¸æ ¡æ•™è‚²æ”¿ç–的調整ã€å¸ç”Ÿå¸ç¿’風氣的改變ã€åŒæ¥çš„挖角攻擊åŠäººåŠ›çªç„¶é›¢è·ç‰é¢¨éšªç™¼ç”Ÿæ™‚，我們該如何去應å°é€²é€€éƒ½éœ€å…ˆå®‰æŽ’好，如æ¤æ‰ä¸è‡´æ–¼å•é¡Œç™¼ç”Ÿæ™‚è€Œäº‚äº†é™£è…³ï¼Œé€²è€Œé€ æˆæ™‚é–“ã€æˆæœ¬çš„浪費。
3. 執行階段
æˆä¹Ÿæ˜¯äººï¼Œæ•—也是人。這是我在補教æ¥å·¥ä½œå¤šå¹´ä¾†çš„å¿ƒå¾—ï¼Œå› æ¤åœ¨åŸ·è¡ŒéšŽæ®µä¸ï¼Œå¾ˆé‡è¦çš„兩個課題就是如何發展管ç†åœ˜éšŠåŠç®¡ç†åˆ©å®³é—œäººã€‚
由於團隊æˆå“¡çš„ç²å¾—，通常都是由主管所指派，所以æˆå“¡èƒ½åŠ›å…¶å¯¦æœªå¿…都是最佳的，å†è€…å¯èƒ½ä½ 與æˆå“¡æˆ–æˆå“¡é–“éŽåŽ»æ›¾æœ‰è¡çªï¼Œå¦‚果未能將這樣的未爆彈先行處ç†ï¼Œé‚£å°ˆæ¡ˆå¤±æ•—的機率就會大幅å‡é«˜ï¼Œè€Œç™¼å±•ç®¡ç†åœ˜éšŠçš„é‡é»žåœ¨æ–¼å¦‚何建立一個和諧的環境ã€æ˜Žå®šæ¸…楚的éŠæˆ²è¦å‰‡åŠç™¼å±•è‰¯æ€§çš„人際互動模å¼ï¼Œæœ€å¾Œå½¼æ¤åˆä½œå®Œæˆå°ˆç›®æ¨™ï¼Œå› æ¤PM在æ£å¼ç™¼å±•åœ˜éšŠå‰ï¼Œå¾ˆé‡è¦çš„一個動作是先建立團隊å‡èšåŠ›ï¼Œè—‰ç”±æ‰¾åˆ°å½¼æ¤å…±é€šçš„目標ã€ç†å¿µæˆ–想法，é€éŽæœ‰æ•ˆçš„人際æºé€šæŠ€å·§ï¼Œé€æ¥çš„è®“åœ˜éšŠçš„äº’ä¿¡å¢žåŠ ã€è¡çªæ¸›ä½Žï¼Œå…ˆè®“整個團隊有了和諧的氛åœï¼ŒæŽ¥è‘—æ‰èƒ½çœŸæ£èˆ‡æˆå“¡ç†æ€§æºé€šå‡ºå½¼æ¤éƒ½èƒ½ä¿¡å®ˆçš„基本è¦å‰‡ï¼Œå¦å‰‡é™½å¥‰é™°é•çš„ç‹€æ³å¯èƒ½å±¤å‡ºä¸çª®ï¼Œå°ˆæ¡ˆè‡ªç„¶ä¸æœƒæˆåŠŸã€‚
在管ç†åˆ©å®³é—œä¿‚人的部份，除了è¦æ‡‚得如何平衡那些顯見的內外部利害關係人的期望外，更é‡è¦çš„是如何找出那些隱性åŠè² é¢çš„利害關係人，例如團隊æˆå“¡å°±å¯èƒ½æ˜¯é€™æ¨£çš„狀態，由於æ£å¼è·æ¬Šçš„關係，團隊æˆå“¡åœ¨ç”¢ç”Ÿè² é¢æƒ³æ³•æˆ–抱怨時，一般都ä¸æœƒè¡¨éœ²å‡ºä¾†ï¼Œæ¤æ™‚PM若無法查覺這些微妙的心ç†è®ŠåŒ–而ä¸é€²è¡Œå›žæ‡‰ï¼Œå¾€å¾€ç‰åˆ°ç‹€æ³æµ®å‡ºæ°´é¢æ™‚，都已經是ä¸å¯æ”¶æ‹¾çš„地æ¥äº†ï¼Œå› æ¤é€™æ–¹é¢çš„處ç†ï¼ŒPM本身è¬è¬ä¸å¯ä¸æ…Žã€‚
4. 監控階段
計劃永é 趕ä¸ä¸Šè®ŠåŒ–ã€ä½†æ˜¯å†å¤šçš„變化å¯èƒ½éƒ½æŠµä¸éŽé•·å®˜çš„一å¥è©±ï¼Œæ‰€ä»¥å°ˆæ¡ˆä¸è®Šçš„法則就是專案一定會變，但專案無論怎麼變更，專案的目標是一定ä¸å¯ä»¥æ”¹è®Šçš„ï¼Œå› æ¤åœ¨ç›£æŽ§éšŽæ®µå¾ˆé‡è¦çš„兩個工作就是監控專案工作åŠå¯¦æ–½æ•´åˆè®Šæ›´æŽ§åˆ¶ã€‚
監控專案工作是為了定期檢視專案的執行æˆæ•ˆæ˜¯å¦èˆ‡åŽŸè¨‚計劃一致，若然發ç¾è®Šç•°ï¼Œå‰‡é€²è¡Œè®Šç•°åˆ†æžæ‰¾å‡ºå•é¡Œé»žï¼Œé€²ä¸€æ¥æ出矯æ£æŽªæ–½æˆ–缺點更æ£ï¼Œèˆ‰ä¾‹ä¾†èªªï¼Œåœ¨è£œæ•™æ¥è£¡å¾ˆé‡è¦–的就是營æ¥é¡åŠæ‹›ç”Ÿäººæ•¸ï¼Œé€™å…©å€‹æ•¸å—在計劃執行éŽç¨‹ä¸€å®šéƒ½æœƒè¢«æ˜Žå®šå‡ºåœ¨ä»€éº¼æ™‚間需è¦é”到多少數å—，但éŽç¨‹ä¸ä¸€å®šè¦é€éŽåš´å¯†çš„管控，一但發ç¾è½å·®æˆ–異常狀態，一定è¦è¿…速åšå‡ºå›žæ‡‰ç–略，å¦å‰‡æœ€å¾Œä¸€å®šæœƒå±åŠæ•´å€‹å°ˆæ¡ˆçš„æˆæ•—。
實施整åˆè®Šæ›´æŽ§åˆ¶é™¤äº†ç¢ºä¿æ‰€æœ‰çš„變更申請都能ä¾ç…§ç¨‹åºé€²è¡Œè¨˜éŒ„審批之外，很é‡è¦çš„一個工作就是è¦å°é€™äº›å¯©æ‰¹å¾Œçš„變更工作進行追踨管ç†ã€‚實務工作ä¸ï¼Œç™¼ç¾è®Šç•°å¾Œï¼Œæˆ‘們一般都會åšå‡ºå•é¡Œå›žæ‡‰ç–略，但隨著時間的å‰é€²ï¼Œæ–°çš„工作包ä¸æ–·åŠ 入後，往往都會把這些回應ç–略忽略或擱置，ç‰åˆ°å¹´ä¸æˆ–年底進行階段性檢討或çµæ¡ˆçš„時候æ‰ç™¼ç¾é‚£äº›å›žæ‡‰ç–ç•¥æ ¹æœ¬æ²’æœ‰è¢«è½å¯¦ï¼Œé‚£éº¼é€™ä¸€åˆ‡å°±è®Šæˆç©ºè«‡ï¼Œå¦‚æ¤å°ˆæ¡ˆå‹¢å¿…岌åŠå¯å±ï¼Œæ•…絕å°ä¸èƒ½è¼•è¦–æ•´åˆè®Šæ›´æŽ§åˆ¶çš„é‡è¦æ€§ã€‚
5. çµæŸéšŽæ®µ
由於我本身是處於æ¥ç¸¾å–®ä½ï¼Œæ‰€ä»¥å…¬å¸å…¶å¯¦æ¯å¹´éƒ½æœƒè³¦äºˆå¹´åº¦æ¥ç¸¾æˆé•·ç›®æ¨™è¦æ±‚我們é”æˆï¼Œå› æ¤æ¯åˆ°æŽ¥è¿‘年底，我們就è¦é¢è‡¨å¹´çµ‚檢討åŠä¾†å¹´è¦åŠƒçš„大戰，而在來年è¦åŠƒé€™éƒ¨åˆ†ç”±æ–¼éŽå¾€éƒ½æ˜¯è—‰ç”±å¯¦æˆ°ç¶“驗進行，æ¤æ™‚è‹¥é¢è‡¨å¸‚å ´è½‰æ›æˆ–是人員æµå‹•çš„時候，也åªèƒ½é€éŽè©¢å•æˆ–å£é 指導進行，但這éŽç¨‹ä¸é›£å…有所缺失，æ¤æ™‚若有éŽåŽ»å°ˆæ¡ˆç¶“é©—å¸ç¿’文件å¯ä¾›åƒè€ƒæ™‚，許多部分將變得相å°ç°¡å–®çœæ™‚，而且也能更清楚注æ„到先å‰ç¼ºå°‘的部分，並且在新的一年æ€è€ƒå¦‚何精進整個專案執行è¦åŠƒï¼Œå› æ¤å°ˆæ¡ˆçš„çµæŸæµç¨‹ä¸çš„組織æµç¨‹è³‡ç”¢æ›´æ–°ï¼ˆL.L）雖然看似簡單，但å»çµ•å°ä¸èƒ½è¢«è¼•å¿½çš„。
三〠çµèªž
雖然在長å®å¸ç¿’PMPåªæœ‰å¹¾é€±çš„èª²ç¨‹è€Œå·²ï¼Œä½†å·²è¶³å¤ è®“æˆ‘å°æ•´å€‹å°ˆæ¡ˆç®¡ç†æµç¨‹åŠæž¶æ§‹æœ‰å€‹é€šç›¤æ€§çš„ç†è§£ï¼Œä½¿æˆ‘擺脫éŽå¾€å°å°ˆæ¡ˆç®¡ç†è¦‹æ¨¹ä¸è¦‹æž—çš„çª˜å¢ƒï¼Œä½†ä¸€åˆ‡èª å¦‚é•·å®æ‰€èªªçš„「考上PMPä¸æ˜¯çµæŸï¼Œè€Œæ˜¯è²¬ä»»çš„開始ã€ï¼Œè€Œæˆ‘çš„è²¬ä»»å°±æ˜¯å¾žé€™ç¯‡å¯¦å‹™æ–‡ç« é–‹å§‹å‡ºç™¼ï¼Œé™¤äº†åœ¨å·¥ä½œä¸Šè½å¯¦å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„方法，也在這裡實è¸å°ˆæ¡ˆç®¡ç†å…±å¥½çš„精神，å‰è¿°ä¹‹äº”大æµç¨‹çš„見解，如有ä¸å‘¨å»¶ä¹‹è™•ï¼Œä¹Ÿé‚„è«‹å„ä½å‰è¼©å€‘能給予指æ£ï¼Œä½¿æˆ‘èƒ½å¤ æ›´å¿«æˆé•·èŒå£¯ï¼
作者：é¡æ˜Žè¼, PMP
作者簡介：澎湖科技大å¸æœå‹™æ¥ç¶“營管ç†ç ”究所碩士，目å‰æ–¼å°ç£çŸ¥è˜åº«å°ˆæ¥è¼”考事æ¥ç¾¤ä¸å€äº‹æ¥éƒ¨æ“”任招生æ¥å‹™ä¸»ä»»ä¹™è·