rogersnotes 20171026: 實務心得分享：專案管理精神與實務經驗淺析

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面對當前臺灣所處地緣戰略的重要性與國際關係的多變性，為維持臺海和平氣氛與國家安全，國軍平日即不斷的整經軍武，藉由強化各類型的戰演訓，以提昇部隊戰力，而每一項的戰演訓任務，皆可視為一個重要的專案任務。雖然，個人從事軍旅生涯已有二十八個年頭，不論是飛行經驗及從事專案演習任務的實務經驗均非常的豐富。

但自從加入了長宏專案管理師的培訓課程後，在課堂上經由專業講師的詳細解說專案管理的五大流程及相關十大知識領域的運用，才深切瞭解到所謂專案管理的層面是非常的廣泛，而且在專案的執行過程中都是有所依據的，不是含糊籠統的隨性而為。相較之上，頓時發現個人昔日的富專案管理經驗，僅屬於初淺的專案管理層面。

一個專案的成功與否，往往在起始階段就可以預測及決定這項專案是否能成功了。如果我們接獲了上級交付的一項演習任務或是專案，未能立即將專案管理的五大流程包含起始、規劃、執行、監控、結束等流程思考一遍，即冒然投入，不但未能有效的完成任務，更會帶來不可預期的高風險。

自從學習了專案管理的新知識，便知道，在專案起始前，一定要先發展專案專程，及辨識利害關係人。而發展專案章程前，還要先行蒐集有關專案的各項情報資料，藉由評估專案執行的可行性與成本效益分析，便可得到此專案是否能順利遂行的初步結果。此外，一旦先行訂定了專案章程及辨識參與專案的所有相關利害關係人，即可以將上級長官的意圖文件化，同時在章程內亦可表述專案的目的、里程碑與管制期程、假設事項、限制條件及相關預算規劃等，並於此時公開指派專案經理或負責人，及付予其權限。有了這一初步完整的起始流程，整個專案任務才會建立起所須的雛型架構，繼而可依續執行各流程的整備事項，並不斷的監控、修訂、改進，以達逐步完善的要求，圓滿完成專案任務。

專案管理的十大知識領域包含了整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、人資管理、溝通管理、風險管理、採購管理、利害關係人管理等十大知識領域。僅從文字標題上解讀雖然看似簡單，但深入瞭解各個知識領域後，就能發現每個領域又細分了許多的專案管理執行層面，而且各個子流程彼此間有其邏輯性與延伸性，而各專案管理的知識領域亦相互具有關聯性與影響力。

一般人如未受過正規的專案管理課程，即便是具有豐富的執行專案經驗，也是僅限於在局部的管理知識領域中而已，或在執行專案任務過程中，忽略了許多的流程程續，甚至缺少了章程、範疇、辨識風險及如何實施整合變更控制的參考依據，如此一來，不僅容易耗時、增加成本，甚至因缺乏風險管理的分析概念，導至重工或整體專案宣告失敗。

不論是身為專案任務的負責人或是專案經理，必須牢記一件事，專案經理除了要時時監督專案的進度是否在管制期程內，並須肩負專案的成敗之責外，更重要的就是要學會溝通管理。尤其是，一個專案任務絕非一人所能完成的，必須靠著專案團隊的齊力合心，方能達成上級所交付的專案任務。

而要如何使專案團隊齊力合心的達成共同目標，就必須靠專案經理多花時間在專案團隊彼此間的溝通上面了，如果專案經理真的能作到將80%的時間花在專案溝通上面，則各相關的利害關係人彼此間才能達成共識，專案所需的各項行政資源，才能相互支援、調派、獲得。在專案品質控管上，也會因有明確的良善立益基礎，以逐步完善達成專案目標為主，不因個人私利、己見，而影響了專案的進度。

所以溝通管理對專案經理來說是非常的重要，尤其在溝通的過程中，專案經理要先懂得學會聆聽，不要急著發表個人意見，如此，才能在聆聽成員的表述過程中，發現其癥結所在，進而以同理心、專業角度與誠懇的態度來表示意見與解決之道，相信最後必能圓滿解決衝突或使團隊成員信服。

一個稱職的專案經理，不但要具備良好的溝通管理能力，更須具備相關專案的專業知識，因為在執行專案任務過程中，難免會因團隊個人的偏見或專業知業不足，而造成專案團隊成員間的衝突，甚至會嚴重造成專案延宕或失敗。此時，專案經理除了要發揮溝通管理的能力外，更須以專業技能來說服或領導成員繼續朝目標前進，或許公司與上級長官一開始所付予的正式權力能令團隊成員遵從，但如自身不加強相關專業知識與技能，無法深入瞭解專案全貌，則無法得到團隊成員的支持與信服，更遑論能領導專案團隊於時限內，如期、如質的完成專案任務。

學習專案管理最大的收獲就是要懂得適時運用別人成功的經驗來減少自己失敗的風險。初次上專案管理課程時，老師及教練即不時叮嚀課前要先溫習流灠，在課堂上才會瞭解老師所講述的課程內容，而課後也要必須趁記憶猶新之際，趕緊複習，以及作章節習題測驗，如此一來，才能跟上大家的學習進度，順利成功取得證照。

但每個人因工作環境有所差異，及學習認知不同，所獲得的成效也不盡相同。之前個人工作忙碌，總以為靠自身的專案管理實務經驗豐務，定能順利輕易通過測驗，取得證照。但經過了幾次的自測後，才發現所學仍有所不足，認知上也有所差異，即使最後已將所有的知識領域的管理書看過數遍，仍未達理想目標，最後，經教練與總教練指導，方知自己的讀書方式認知錯誤。

之前各個流程的ITTO，我都是用死記的方式背誦，並未真正理解與融會貫通彼此間的相互關聯性與內容的真義，難怪碰到情境題時，往往措手不及，或不瞭解題義。經過教練們的指導後，開始放慢腳步，以理解各子流程的關聯性代替背誦方式，同時除了用心理解錯誤題目的經驗學習，並以貼紙將其註明感想，如此一來，便順利通過考試。

作者簡介：胡春林，畢業於空軍官校，具飛行專長，國立中正大學國際關係暨戰略研究所碩士，目前於國防大學空軍學院擔任主任教官，於2016年10月3日正式成為PMP，平日即參與各類型專案演訓任務，取得PMP之後，將自我期許所學專案管理的五大流程與十大知識領域能於課堂上與學員分享，並與實務經驗相結合，以利各類戰演訓專案任務順遂。