rogersnotes 20170831: 創新敏捷主題直播：9/5(二)16:30 敬請鎖定專案經理雜誌FB專頁

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Spotify 公司是類似 KKBOX 的音樂平台，是全世界最有名的敏捷案例公司之一。它將其敏捷作法做成動畫影片，發布在各大敏捷社群，對學習者是很好的學習案例。

第一次看到這影片時，覺得內容真的很棒！但是因為沒有中文字幕，所以就算反覆看了很多遍，吸收率大概也只有 50%。也因為旁白者的說話速度非常地快，所以當時我就有了一個想法：「如果能把它中文化，一定會有更多敏捷中文學習者受益。」，於是後來實際召募到 16 位志工一起完成專案，其中僅 7 人為 PMI-ACP，1 人為 CSM，也因為 PMI-ACP 人數不足，而讓非 PMI-ACP 的志工加入此專案。

這專案開啟了老師在後續許多大型公益活動，都使用敏捷專案管理來帶領志工快速及有效能的達到不可思議的目標。

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Roger老師創粉絲團了，因為過去所做的大型計畫實在是包含了許多專案管理及敏捷精髓。以前僅有好朋友可以看到，現在我把它放在公開的粉絲團，如果您想要Follow我的志業，或是參與未來的志業專案，歡迎加入或邀好朋友一起加入。 fb.me/RogerPgMP

如何將專案管理的知識應用在公共政策規劃與執行

一、前言

2016年在訓練課程中，從講座的教材中得知「專案管理」這個領域。基於過去的公務經歷，曾執行過幾個跨部門的計畫，但成效並未如預期。因此，對於身為部門主管的我而言，如何運用「專案管理」管理的知識架構來提昇工作效能，並讓自己有更完整、嚴謹的思考模式，更是重要的任務。

近年政府推動公共政策常遭遇民眾陳抗事件，政府政策規劃面臨兩難的核心問題:民主回應與專業責任的權衡，也就是考量如何於規劃過程中，找到適切、合理，且能符合大多數利害關係人的價值或利益的政策方案。身為公部門的一份子，不僅應熟悉主管業務的知識、法令，更應將各項業務執行成果，成為組織流程資產及政策知識庫。

以下就如何以專案管理中規劃溝通管理、規劃利害人關係人管理等知識領域，運用在公共政策規劃與執行，提出個人淺見。

二、辨識、確認政策的利害關係人(stakeholder)、標的人口(target population)

民主化社會，政府政策規劃、執行與評估管理牽涉到多元利害關係人之間的價值選擇與衝突，公共政策很難能獲得全體民眾的同意。每個政策利害關係人，有其不同的價值偏好與影響力，會企圖運用本身的力量，影響政策規劃與產出。因此，應於事前充份掌握這些利害關係人，並記載他們的關切利益、涉入程度及政策成敗的衝擊。而這些價值衝突的解決，除有賴公共政策管理者對於國際、國內，或是組織內外環境的分析能力之外，還必須能夠建立良好政策溝通與以公民參與（citizen participation）為核心的政策制定過程。

三、有效執行管理策略，讓利害關係人正向支持政策

主動溝通和協商以滿足利害關係人的期望，適時讓他們參與政策議題。同時主動管理議題，處理尚未成為議題的潛在關切事項或預期將可能提出的問題，並評估其風險。其中「議題紀錄」(issue log)更為重要，用以記錄及監控議題的發生與處理狀態。當議題被提出時，必須指定負責人及完成期限。議題解決可以預防問題的惡化，遏止衝突擴大，未被解決的議題將可能演變成衝突或成為政策延誤或失敗的因素。當新的議題被識別及目前的問題被解決時，皆需更新議題紀錄。

另一方面來說，在政策推動時，會面臨許多協調與整合的問題。若沒有良好的水平與垂直之協調溝通機制，可能會產生許多資源浪費與執行不力之各種問題。特別是機關內部或跨機關間的資訊無法順利流通，或無法建立一致性的理解，以及數位科技能力高低而造成的落差。行政部門要處理的問題往往很複雜，無法由單一部會全權負責，當部會間合作執行一項政策，因為業務範圍不同、對象不同，獲得的資訊也會有差異；又或者部門之間專業不同，影響政策決定的相關資訊無法順利流通，亦無法得到一致性的理解。因此，這樣的資訊落差，容易造成部會間形成不同的政策決定，使政策難以成功。

四、以多元的管道，發佈正確資訊給對的利害關係人

在現代公共治理過程中，資訊傳輸變得越來越重要，因為大部分利害關係人並非直接，而是透過來自各種管道的資訊來瞭解公共政策，對政策的態度取決於他們接受到什麼資訊，以及各種具競爭性的資訊如何被呈現及詮譯。因此，如何做好「報告績效」，蒐集和發佈績效資訊的活動，以讓利害關係人了解政策進度與績效，其管道不一定是書面的，針對不同的群組、利用多元媒介，包括:大眾傳播、網路傳播、人際傳播等。公共政策的溝通對象，特別應著重在政府行政系統（包含政策主辦機關內部及協辦機關）內部的溝通與外部的溝通（包含議會、媒體及民眾）等利害關係人。藉由監控，依政策溝通及議題紀錄回饋及觀察，滿足關係人對知的期望，真正做到逐步完善溝通。

不同背景、立場及利益的利關係人，往往帶給政策推動不同程度的助力及阻力，因此不能使用單一溝通方法處理所有政策利害關係人，必須為其量身訂造不同的資訊傳達模式，以提升政策的可行性及順服性。

五、建立組識流程資產，成為政策知識庫

經由有系統地集結過去經驗學習，總結為數位化政策執行成果報告，以作為未來政策參考應用。各行政機關的規劃及執行過程，如欲暢順運作，則政策過程主要參與者必須具備充分及正確的相關資訊與知識，而健全的知識管理即是提供充分與正確相關資訊及知識的良方。推動政策知識管理的需要性，作為經驗傳承、政策學習、公民參與、累積知識的需要。隨著網際網路的發展，政府部門內外部工作，因為資料數位化，也逐漸累積大量電子資料檔案，若能運用巨量資料分析，找出這些龐大的資料庫，其實隱藏大量政策知識，將有助政策問題的釐清與建構，以及政策問題原因的分析。

六、結論

政策規劃是政府與治理環境互動最重要的行動介面，也是政府日常運作的重心，作為公部門的一份子，如何運用專案管理的知識，能將它們做的更好。回顧過去的工作經驗，試著由溝通管理、利害人關係人管理的角度來思考，也期望未來工作領域中，能融合更多專案管理的知識，希望藉此和專案管理的前輩們一同分享與成長。

作者：林吟珊, PMP

作者簡介：林吟珊，台北大學社會學研究所碩士。2017年8月通過PMP考試。國家高等考試社會行政職系及格。考上PMP的目標是運用專案管理的知識架構來提昇工作效能，並期待能發揮共好精神，將專案管理的相關資訊與更多人分享。

【創新‧建築‧敏捷】

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全台灣第一位PMI-ACP董事長郭俊良，

將於9/5(二)與大家聊聊學了敏捷做專案後，帶領團隊及專案規劃的成效分享。

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超乎想像的內容，敬請期待！

直播日期：2017/9/5 (二) 直播時間：16:30-17:30

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