rogersnotes 20170706: 專案管理實務：政府單位跨國專案

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專案管理實務心得

壹、前言

個人以往在公部門參與多項專案執行工作，可說明經驗豐富，但是從來沒有經過有系統的學習專案管理知識，及至參加了長宏所開辦的PMP專案管理課程之後，才體驗到”我們不知道我們不知道什麼東西”(we don't know what we don’t know)這句話的意思。

貳、實務心得

個人目前參與一個跨國專案工作，客戶為政府單位，執行期程為3年，參與的國別有五國以上，單位超過十個之多，可見專案複雜度有多高，幸好通用語言為英文，並且設有專線視訊會議系統，使得溝通能夠及時且便利，以下就專案組織結構及執行方式簡述如後：

一、專案組織結構

由於主合約商在歐洲，基於任務需要，在歐洲與台灣分別成立專案辦公室(PMO)，在歐洲PMO有四位專案經理，分別掌管設計、技術、採購與計畫，另外在台灣PMO有兩位專案經理，一位為外商派駐，另一位就是我個人，負責在台工作的執行;在專案組織中另設有專案主任一職，負責推動整個專案之執行，另外在專案組織之上成立”指導委員會”，負責就政策面指導與掌握全案之進行。

基於以上的描述，就組織結構的分類上，應該是強矩陣組織結構，專案經理與專案管理團隊均為全職人員，但是負責設計與技術的工程師則由功能部門依期程需求納編指派而來，任務結束即解編歸建。財務雖然由公司行政部門支援處理，但是專案辦公室對於核撥預算的使用有完整的權限。

二、專案規劃與執行

(一) 本案經過約二年時間與客戶討論工作範疇與執行方式，在完成簽約後即開始執行本專案，概分為五個階段。

(二) 第一階段：準備階段，期程三個月，主要工作類似IPEMC的啟動階段與規劃階段，主要工作為專案管理計劃的擬訂，但是本案在規劃階段前就先召開啟動會議，參加人員為納編專案管理團隊人員、專案經理及公司高層指導委員會成員，會中除了人員及職掌介紹之外，並針對合約中的工作範疇作一完整的討論與說明，並分配準備階段各人工作職掌與該完成的應交文件項目。本階段與專案管理有關之文件計有：

1. 專案執行與品管計畫書(PEQP)：係依ISO9001:2008為基礎所發展的文件，主要內容概述如後：

(1) 專案組織架構：包括專案組織圖、連繫管道與方式等

(2) 專案範疇：包括專案範疇說明書、活動清單等

(3) 專案計畫與進度：包括專案階段與里程碑說明、各階段應交文件清單等

(4) 品管保證：包括審查機制、稽核計畫等

(5) 安全管理：包括保密條款、辦公室實體安全、資訊安全、資料交換與傳輸安全等

(6) 構型管理與變更控制：變更程序與步驟等

(7) 文件控管：文件編碼方式、審查流程、版本控制與傳送與接收管制方式等

(8) 財務控制：運用公司現有財務管理系統及付款期程控管等

(9) 特別條款：一般常用規定說明等

2. 主計畫期程：使用排程軟體(微軟的project)來描述全案各階段主要活動的開始與完成時間及相關的排序關係。

3. 成本時間資源表：述每個工項所需資源有那些、預估使用時間及在專案各階段應注意事項與風險等資訊。

(三) 第二階段：系統需求階段，期程3個月，本階段主要任務為針對合約中應執行工項進行與客戶的需求訪談及評估，以定義需求與確認需求，並建立後續各工項發展流程、指導綱要及檢測標準等。

(四) 第三階段：初步設計階段，期程6個月，在完成需求蒐集與定義之後，即進入初步設計階段，本階設主要任務為針對需求開始進行各工項的概念設計，訂定各種可行方案，運用各種工具或模式模擬方式建立完整計算與評估報告，並反覆與客戶進行討論與修訂，最終完成客戶所期望設計雛型，經過客戶審查通過後，即可進行後續的細部設計。

(五) 第四階段：細部設計階段。期程12個月。本階段主要工作為將前述概念設計完成的成果進行深度設計，除了完成基本設計之外，針對需外購品項建立採構清單與採購規範，並執行詢商報價等工作，必要時還需與供應商簽訂採購意向書，以確保在後續工程執行階段可以如期獲得所需商品。

(六) 第五階段：備便審查階段，期程3個月，本階段任務為檢視全案工項均已依合約執行完畢，並獲得客戶的簽收，同時檢討由設計階段轉換為工程執行階段所需準備的事項是否足夠，例如人機材的備便狀況、工作程序是否齊全、期程配當是否完善、預算檢討是否及時等等，在完成通盤檢討與確認之後，提出適當建議書作為後續轉換到工程執行階段指導依據。

(七) 由於是跨國專案，且基於保密要求，國內外專案辦公室間建立VPN專線，提供每日視訊會議溝通與討論外，定期週會與月會也是透過視訊會議來召開。另外與客戶間文件傳遞亦是透過這個專線來作交換，大幅節約時間與通信成本。

(八) 全案雖分成五個階段，但各階段完成時均有交付標的，各階段結束前一個月開始審查交付標的並作修訂，在完成所有修訂並經客戶簽字驗收後，才能進行下一階段。

(九) 定期會議計有每季專案管理會議，檢討專案執行現況與風險管理情形，置重點於交付標的的產出是否如質如期完成，每月舉行月會一次，為一般例行事項的討論與意見交換，每週則有定期與不定期技術階層研討會，確認工項執行方向達成共識。

參、結語：

雖然通過PMP考試，誠如諸位先進所言，這只是專案管理學習的開始，如何運用所學習到的知識，落實應用到專案管理實務工作上，這才是我們學習PMP的目的。基於參與專案工作多年，在經過PMP課程學習後，個人有以下體認：

一、PMP所學習到的IPEMC五大流程與47個子流程所涵蓋的十大知識領域，應該是一個完整專案管理體系，相對於個人目前所參與專案而言，我們這個專案管理規劃的稍嫌簡陋，雖然說主要管理要件也都有，但分類上卻不夠明確，或許歐系跟美系國家所運用的專案管理制度不同，相關文件分類與製作要求也不同。

二、專案執行迄今已年餘，就專案管理的角度來看，目前並無窒礙難行之處，全案亦依照合約期程順利進行中，顯見這個專案的管理規劃雖然稍嫌簡陋，但尚屬可行。

三、專案管理的規劃應視專案需求與複雜程度而定，針對小型專案，人力資源不足的狀況下，應該可以作一個精簡版的IPEMC流程，將47個子流程合併濃縮成恰當適足以滿足專案管理需求所需的模型，如此將可提供小型專案管理的普遍應用。

四、經過長宏PMP課程之後，雖然通過PMP考試，但是沒有經過實際運作過完整的專案管理流程，感覺還是虛的，幸好課程中有提供完整的範例可供參考，期許自己在不久的將來能夠有機會親自參與完整的專案規劃工作，從專案章程到專案管理計畫書及其13個子計畫都能實際作業一遍，落實從工作中學習，相信才能真正學到PMP的精髓。

作者：衛樹生, PMP

作者簡介：衛樹生，淡江大學資訊工程博士，現職為晉安有限公司專案經理，主要工作協助公部門執行專案工作。海軍上校退伍，退伍後曾任職於國立台北大學資工系，龍華科技大學資網系兼任助理教授，目前仍利用公餘時間在正修科技大學兼課，負責教授資訊安全相關課程。

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