å°ˆæ¡ˆå¤±æ•—å¸¸è¦‹å› ç´
錯誤的利害關係人è˜åˆ¥ï¼Œè®“專案事å€åŠŸé›¶!
åœ¨å°ˆæ¡ˆçš„èµ·å§‹éšŽæ®µï¼Œé™¤äº†ç™¼å±•ç« ç¨‹å¤–ï¼Œå¦ä¸€é …至關é‡è¦çš„工作就是辨è˜åˆ©å®³é—œä¿‚äººäº†ï¼Œä¹Ÿè¨±ä½ å¯èƒ½èªç‚ºï¼Œé‡è¦çš„人ä¸å°±é‚£å¹¾å€‹?給我一張紙一æžç†ï¼Œå°±èƒ½è©³ç´°åœ°ç¾…列出來，那就真的大錯特錯了!舉一個我在實務上發生的案例，我們在為一個原本已在é‹ä½œçš„ç³»çµ±é€²è¡ŒåŠŸèƒ½æ›´æ–°ï¼Œæˆ‘å€‘é †ç†æˆç« çš„å°‡æ¥å‹™ç§‘å®¤ä¸»ç®¡å’Œç³»çµ±ä½¿ç”¨è€…åŠ å…¥äº†éœ€æ±‚è¨ªè«‡æœƒè°ä¸ï¼Œå…¶ä¸æœ‰ä¸€ä½ä½¿ç”¨è€…時常無故缺å¸ï¼Œå°±ç®—出å¸äº†ï¼Œä¹Ÿéƒ½ä¸è¡¨ç¤ºæ„見，我們以為他å¯èƒ½ä¸å¥½æ„æ€åœ¨æœƒè°ä¸Šè¡¨ç¤ºæ„見，於是請他將需求盡å¯èƒ½çš„用寫下來後發信給我們，幾天後，我們得到一個ä¸åˆ‡ä¸å•é¡Œæ ¸å¿ƒï¼Œè€Œä¸”大多是抱怨的信件，於是我們ç§ä¸‹è©¢å•è©²ç§‘室其他æˆå“¡åŽŸå› ，æ‰å¾—知，原來這ä½ç³»çµ±ä½¿ç”¨è€…是被單ä½ä¸»ç®¡å¼·è¿«æŽ¥ä¸‹é€™é …任務，並已簽准轉調其他單ä½ï¼Œå¯¦è³ªåœ¨æ–°ç³»çµ±ä¸Šç·šå¾Œä»–æ ¹æœ¬å°±ä½¿ç”¨ä¸åˆ°ï¼Œæ‰€ä»¥ä¹Ÿåªæ˜¯é…åˆæˆ‘們形å¼ä¸Šå‡ºå¸æœƒè°è€Œå·²ï¼Œæˆ‘們接著進一æ¥è©¢å•æŽ¥ä¸‹ä¾†æœƒæŽ¥æ‰‹æ–°æ‰¿è¾¦äººæ˜¯èª°ï¼Œä¸¦å°‡ä»–åŠ å…¥äº†éœ€æ±‚æœƒè°ä¸é€²è¡Œè¨Žè«–，這ä½æ–°ä½¿ç”¨è€…了解我們資訊單ä½æ˜¯å”助他解決æ¥å‹™ä¸Šå•é¡Œçš„夥伴後，便很仔細地將他å°ç³»çµ±ä¸Šä½¿ç”¨çš„ä¸ä¾¿ä»¥åŠæ–°æ”¿ç–下所需的功能更改都æ供給我們，æ‰ä½¿å¾—原無進展的系統更新作æ¥é †åˆ©å®Œæˆã€‚
åšå¥½æŽ¡è³¼ç®¡ç†ï¼Œå¦å‰‡é›™æ–¹çš†è¼¸
近年來政府政ç–å–å‘資訊委外作æ¥ï¼Œå„å–®ä½è³‡è¨Šäººå“¡æˆ–多或少都有接觸到採購æ¥å‹™ï¼Œåœ¨è¾¦ç†æŽ¡è³¼æ¥å‹™æ™‚，除了解法è¦(如採購法)並完æˆè©•é¸å’Œè¨‚ç«‹åˆç´„作æ¥å¤–，我們是å¦å°±å¯ä»¥å享其æˆç‰å» 商如期ã€å¦‚å“質ã€å¦‚æˆæœ¬çš„å°‡æˆå“放在我們眼å‰è¾¦ç†é©—收，我想大多有辦éŽæŽ¡è³¼çš„人一定知é“那是ä¸å¯èƒ½çš„ï¼Œä½ é‚„å¿…é ˆæœ‰æ›´å¤šæ€é‡ï¼Œæ¯”å¦‚ï¼Œæˆ‘å€‘çš„éœ€æ±‚å» å•†æ˜¯å¦å·²ç¶“了解了?å³ä¾¿å» å•†äº†è§£äº†æˆ‘å€‘çš„éœ€æ±‚ï¼Œä½†åœ¨å» å•†è¿½æ±‚åˆ©ç›Šçš„åŒæ™‚，是å¦çœŸèƒ½åœ¨å“質上ä¸æ‰“折扣?å» å•†æ˜¯å¦é‡åˆ°éœ€è¦æˆ‘們å”調的地方，但我們å»æ¸¾ç„¶ä¸çŸ¥æˆ–å視ä¸ç®¡ç‰ç‰å› ç´ ï¼Œé€™äº›éƒ½å¾ˆæœ‰å¯èƒ½åœ¨æœ€å¾Œé©—收ä¸é€šéŽæ™‚，æˆç‚ºé›™æ–¹çˆåŸ·ä¸ä¸‹çš„åŽŸå› ï¼Œå¦‚æžœé‡åˆ°è¼ƒè¤‡é›œæˆ–時間較長的採購案，建è°æ€è€ƒæ˜¯å¦é¸æ“‡åˆ†éšŽæ®µé©—收的方å¼é€²è¡Œï¼Œä»¥ç¢ºä¿æœ€å¾Œæ¨™çš„物為公å¸æ‰€éœ€ï¼Œç•¢ç«Ÿä¸ç®¡æ˜¯æ¸›åƒ¹æ”¶å—或é™æœŸæ”¹å–„措施，å°ç”²ä¹™é›™æ–¹éƒ½åªæœ‰å‹žå¿ƒå‹žåŠ›çš„壞處。
會è°å‰æ›´å¤šæ€è€ƒ
常言é“：「會而è°ã€è°è€Œæ±ºã€æ±ºè€Œè¡Œã€ï¼Œæˆ‘èªç‚ºé€™æ˜¯ä¸€å¥æœ€èƒ½è¡¨ç¾é–‹æœƒç”¨é€”çš„èªªæ³•ï¼Œæˆ‘å€‘å¿…é ˆåœ¨é–‹æœƒæ™‚æ供與會æˆå“¡é©ç•¶çš„討論空間，能在會è°å®Œæˆå¾Œå¾—到一個有共è˜çš„決è°ï¼Œä¸¦ä¾æ“šæ±ºè°ä»˜è«¸è¡Œå‹•ï¼Œé€™æ¨£ä¸€å ´æœƒè°æ‰é–‹å¾—有價值，åéŽä¾†æƒ³ï¼Œå¦‚æžœä¸€å ´æœƒè°ä¸èƒ½æ供討論空間，是å¦å°±æ‡‰è©²è€ƒé‡æ”¹ç‚ºç›´æŽ¥å®£é”或是用å•å·èª¿æŸ¥æ–¹å¼ä¾†å–代會è°ï¼Œåˆè‹¥æ¯æ¬¡æœƒè°å¾Œå¤§å¤šæ²’能åšæˆæœ‰ç”¨æ±ºè°ï¼Œé‚£æ˜¯å¦æ˜¯å› 為邀請與會的人錯誤，或是沒有在會è°å‰å°±è®“與會æˆå“¡äº†è§£æ¤æ¬¡é–‹æœƒçš„原æ„，é”æˆæ±ºè°å¾Œå»æ²’有辦法ä¾æ±ºè°åŽ»æ–½è¡Œï¼Œæ˜¯ä¸æ˜¯ç•¶åˆæ¼é‚€è«‹äº†é‡è¦åˆ©å®³é—œä¿‚äººåŠ å…¥ï¼Œåˆæˆ–是決è°æ²’有考é‡çš„ç¾å¯¦ç¨‹é¢çš„å•é¡Œï¼Œé›–然專案管ç†å‘Šè¨´æˆ‘們，事先沒有è¦åŠƒçš„事情，最好用開會決定，而ä¸è¦ç”±å°ˆæ¡ˆç¶“ç†å°ˆæ–·ç¨è¡Œï¼Œä½†åœ¨é–‹æœƒå‰ï¼Œæˆ‘們還是應該è¦å¥½å¥½è¦åŠƒï¼Œä¸è¦è®“會è°æˆç‚ºã€Œä¾‹è¡Œå…¬äº‹ã€çš„一環。
æºé€šçµ•ä¸æ¢æ˜¯è½åˆ°çš„那麼簡單
專案經ç†èŠ±80%的時間在æºé€šï¼Œè€Œæºé€šä¸å–®å–®åªæ˜¯è¨€èªžäº¤è«‡é€™éº¼ç°¡å–®ï¼Œæ ¹æ“šçµ±è¨ˆï¼Œé¢å°é¢æºé€šçš„效果，肢體語言佔55%，言語和文å—å„ä½”37%å’Œ8%，這個數據看起來令人覺得ä¸å¯æ€è°ï¼Œä½†å¦‚果有自助旅行經驗åˆå°å¤–語ä¸æ˜¯é‚£éº¼åœ¨è¡Œçš„朋å‹ï¼Œè‚¯å®šèƒ½æ„ŸåŒèº«å—，å³ä¾¿èº«è™•åœ¨ç„¡æ³•ä½¿æºé€šçš„åœ‹å®¶ï¼Œä½ ç¸½é‚„æ˜¯èƒ½ç”¨æ¯”æ‰‹ç•«è…³çš„æ–¹å¼æžå®šè‡ªå·±çš„三é¤ï¼Œç”šè‡³æœ‰ä¸€è¶Ÿèˆ‡ç•¶åœ°äººäº’動愉快的æ„外旅程。有時語言甚至與想表é”的內容æ°æ°ç›¸å，舉一個朋å‹ç•¶å…µæ™‚的經æ·ï¼Œæœ‰ä¸€å¤©ï¼Œé€£é•·å«ä»–åƒå®Œåˆé¤å¾ŒåŽ»åˆ¥çš„連隊拿回借出去的交管工具，於是下é¤å»³å¾Œï¼Œä»–便想早早動身å‰å¾€åˆ¥çš„連隊å–回交管工具，這樣也æ‰èƒ½ç›¡å¿«å›žé€£ä¸Šåˆä¼‘，這時候他é‡åˆ°äº†å‰¯é€£é•·ï¼Œå‰¯é€£é•·å•ä»–說:ã€Œä½ è¦åŽ»å“ªé‚Šï¼Œæ€Žéº¼ä¸ç›´æŽ¥å›žåˆ°é€£ä¸Šä¼‘æ¯?ã€ï¼Œä»–就把連長的指示告訴了副連長，副連長è½å®Œä¹‹å¾Œé–‹å§‹æŠ“抓é 一臉尷尬的樣å，副連長åˆèªª:ã€Œä½ èº«é«”æœ‰æ²’æœ‰ä¸èˆ’æœé˜¿ï¼Œåæ£äº¤ç®¡å·¥å…·é€™å¹¾å¤©é‚„沒用到，如果ä¸èˆ’æœå°±å…ˆå›žé€£ä¸Šç¡åˆè¦ºã€ï¼Œæˆ‘那朋å‹å¿ƒè£¡è¦ºå¾—ç´æ‚¶ï¼Œç‚ºä½•çªç„¶å•è‡ªå·±èº«é«”有無ä¸é©ï¼Œæˆ‘率真的朋å‹æƒ³ä¹Ÿä¸æƒ³çš„就回ç”:ã€Œå ±å‘Šå‰¯é€£é•·ï¼Œæ²’æœ‰!ã€ï¼Œå‰¯é€£é•·åªå¥½å˜†äº†å£æ°£å°ä»–說:「那早去早回，交管工具也ä¸æ€¥è‘—è¦å›žä¾†ï¼Œå¦‚æžœå°æ–¹ä¸çµ¦å°±è¶•å¿«å›žä¾†ã€‚ã€ï¼Œçµæžœæˆ‘朋å‹åˆ°äº†å°æ–¹é€£ä¸ŠåŽ»æ‹¿å›žäº¤ç®¡å·¥å…·ï¼Œå°æ–¹ä¸€é–‹å§‹èªªå–®ä½å…§æ²’主管，無法還給他，è¦ä»–å…ˆç‰ï¼Œç‰åˆ°ä¸»ç®¡å›žä¾†å¾Œï¼Œåˆè¢«å°æ–¹ä¸»ç®¡è¨“斥和åˆé›£äº†ä¸€é “，然後也沒拿到交管工具ç°é 土臉的回到連上，最後æ‰å¾—知，兩ä½é€£é•·æœ¬ä¾†å°±äº’看å°æ–¹ä¸é †çœ¼ï¼Œä»–åªæ˜¯è¢«æ´¾åŽ»çš„ç ²ç°ï¼Œç•¶åˆå‰¯é€£é•·æœ¬æ˜¯æœ‰æ„æ醒他的，殊ä¸çŸ¥æˆ‘朋å‹å¿ƒå¤ªç›´ï¼Œæ²’有注æ„到副連長的諸多å°å‹•ä½œæ示，åªèƒ½ä¸Šä¸€æ¬¡ç•¶ï¼Œå¸ä¸€æ¬¡ä¹–了。
çµèªž
專案è¦æˆåŠŸçš„å› ç´ ç°‡ç¹ä¸åŠå‚™è¼‰ï¼Œä½†å¾€å¾€ä¸€å€‹ç’°ç¯€ä¸æ³¨æ„，就導致專案以失敗作收，更慘的是很多專案åªåœ¨ä¹Žç”¢å“çš„æˆåŠŸèˆ‡å¦ï¼Œæ ¹æœ¬ä¸åœ¨æ„用LESONS LEARNED來記錄æ¯å€‹å°ˆæ¡ˆå¯¶è²´çš„經驗，導致往往å‰ä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆå¤±æ•—çš„åŽŸå› ä¹Ÿæ²’æœ‰åœ¨ä¸‹ä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆè¨˜å–教訓，在å¸ç¿’專案管ç†é€™é–€å¸å•ä¸Šï¼Œæˆ‘們è¦çŸ¥é“除了專案是é€æ¥å®Œå–„外，我們專案管ç†èƒ½åŠ›æ›´æ˜¯å¦‚æ¤ï¼Œæ¯æ¬¡å°ˆæ¡ˆçš„æˆåŠŸæˆ–失敗經驗，都應該好好記錄，æ‰èƒ½æˆç‚ºä¸‹æ¬¡å°ˆæ¡ˆæˆåŠŸçš„基石!
作者：林宗慶, PMP
作者簡介：林宗慶，元智大å¸è³‡è¨Šå·¥ç¨‹å¸ç³»ç•¢æ¥ï¼Œä¸¦æ–¼2017/3/27æ£å¼æˆç‚ºPMP。目å‰åœ¨è‡ºåŒ—å¸‚å¸‚å ´è™•æ“”ä»»ç®¡ç†å¸«ä¸€è·ã€‚在å¸ç¿’專案管ç†çš„éŽç¨‹ä¸ï¼Œä¹Ÿä¸€é¢æ–¼å¯¦å‹™ä¸Šå¯¦ç”¨ï¼Œåœ¨éŽç¨‹ä¸ç™¼ç¾ä»¥å¾€ä¸æ›¾æ³¨æ„到的盲點，並找到解決方法和經驗å¸ç¿’。æˆç‚ºPMP之後，希望ä¸åƒ…能處ç†è‡ªèº«å°ˆæ¡ˆä¸Šçš„å•é¡Œï¼Œä¹Ÿå¸Œæœ›æœ‰æ©Ÿæœƒèƒ½å°‡å…¶ä¸å¥§å¦™å¸¶é€²çµ„ç¹”ä¸ã€‚