rogersnotes 20160728: 體驗專案管理的精神，達成交付使命 & GOMAJI的專案管理，敬請期待8/1專案經理雜誌

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前言

學習專案管理除了取得PMP實質助益外，最大收穫就是應用專案管理五大流程及十大知識領域處理平常工作事務，近年來，國內及國際大型災難頻傳，對人民生命財產造成重大傷害，國防部因應災害防救法，修訂後備軍人投入災害應援的相關做法，並利用教召期間配合地方政府災防演練，磨練動員教召部隊災害救援程序與技能，在2016年南投縣政府民安二號演習整備與執行過程，專案管理所提供的思維與技能，就個人在工作上而言有很大的幫助，因為專案管理提供系統性邏輯思考方法解決可能遇到的問題，以下就以本人任職單位教育召集並配合投入南投縣政府民安二號演習過程，分享個人獲得的實務經驗：

一、跨部門的專案，授權、溝通及協調的重要性

組織高層一旦決定接受專案後，緊接著最重要的是授權PM執行專案管理，而跨部門專案工作，PM是專案的負責人，也是統合專案的靈魂人物，在軍中執行跨部門專案性工作， PM應該要透過協調了解各部門的能力與限制，並充分溝通說明專案工作要求，還要考慮資源取得與分配，而在專案執行過程中專案經理花 80% 的時間在溝通，尤其關鍵利害關係人會左右影響專案績效，因此專案執行過程中需要不斷關切關鍵利害關係人支持程度，就以本單位配合南投縣政府執行民安二號演習過程中，上級評鑑小組、提供演習場地單位及南投縣政府消防局為關鍵利害關係人，整個專案從起始協調會至正式演習，全程掌握各部門對專案需求，並透過協調會及行程預演逐漸聚焦形成共識，使專案能夠漸入佳境方式達成。

二、組織文化影響專案思考模式

組織文化是屬於企業環境因素的一環，是一個組織共有的價值，組織文化絕不是一個人創造的，而是組織成員每一人的責任，但高層是影響組織文化的關鍵人物，一旦組織文化形成，就會影響組織成員的思考模式，在軍中組織文化是以階級服從為導向，一切以長官指導為依歸，長官指導大於專業建議，有時候會以達成任務為目標，只許成功不許失敗而不計任何代價，並不會考慮執行上的限制因素，這種思考及行為模式間接影響組織成員的創造力發揮，對專案工作是一種阻力，因此學習型的組織文化，是促進專案成功一帖良方，建立團隊合作與互動機制，讓組織成員可以表達自己的意見與想法，並透過彼此交流與學習，共同解決問題，讓成員認同組織核心價值，進而支持組織文化。

三、未能完整建立WBS，無法有效推展專案任務

我們在接受一個專案任務首要的工作就是釐清專案必須要完成交付標的，而建立WBS可以完整呈現專案範籌，專案範籌確認後才能據以發展專案所需的時程與成本，然在本單位民安二號演習規劃過程中，新接任的承辦人參考老案直接列表管制工作，並未有效利用WBS分解技術建立完整的工作，因此常常發生掛一漏萬，規劃不周延，造成專案任務時程延宕及成本增加的情事，為解決此一狀況，除了導入專案管理概念外，也學習運用專案管理技能，規劃軍中各種實務工作，讓工作真正能如期、如質達成。

四、專案執行輕忽績效變異，無法利用變更管理達成逐步完善

專案管理的特性就是逐步完善，在專案執行過程中，要定期檢討專案績效是否發生變異，如發現專案績效未達到預期計畫目標，就要採取變更程序進行適當改善行動修正變異，以符合計畫目標，但在軍中實務管理往往輕忽監控的重要性，資淺承辦人執行工作過程中發現績效變異，會規避變更程序，未奉核定逕自行進行改善措施，甚至自行修訂延後工作期程管制表，此一連串的舉動可能使專案發生潛變，最後造成一發不可收拾的地步。逐步完善是專案規劃與執行階段反覆進行的工作，在專案執行過程要不斷檢視計畫目標與實際執行是否一致，檢視績效發生變異依變更程序修正，同時也將變更原因及改進方法納入經驗學習，以達到逐步完善，精益求精之境界。

五、專案全程收集經驗學習，增加專案成功機會

在過往專案管理強調在專案結束階段收集經驗學習，但2015年新版PMBOK強調專案全程都要回顧經驗學習，參考以往類案的工作經驗與歷史文件，讓專案執行達到事半功倍之效，因為經驗學習蘊藏很豐富的知識庫，妥善運用可以提升專案成功機會；但在軍中軍官受職務經管限制，無法長久歷練一個職務，且部隊受限於資訊系統安全性，並未全面建置經驗學習相關的資料庫系統，僅以紀實資料及或以個人檔案文件存查，當人員調職時，往往造成寶貴的經驗流失，爾後類案工作再次推動時，新接任承辦人需從頭摸索，而檔案文件又缺乏版本之構型管理，容易造成承辦人誤用舊版本資料，很努力工作，往往造成事倍功半，而且效率不彰，就以目前國軍強調組織再造，人員精簡之際，雖受國防經費限制，無法立即建置專案管理資訊系統，但單位可以利用內部網站建立簡易之經驗學習資料庫，供單位人員參考運用，可有效提升工作效率。

結論

專案管理是一種系統性的邏輯思考管理模式，可以運用在日常生活或工作上，無所不在，無遠弗屆，而專案管理學習與運用，個人認為逐步完善與經驗學習是二個很重要的精神，因為沒有任何一項工作規劃與執行是可以一次到位的，都是先求有再求精，透過逐步完善，完備專案管理各項事務；另經驗學習是專案管理組織流程資產重要的知識庫，不是等到專案結束時才召集專案團隊回顧檢討，而是在專案每一個階段不斷透過經驗學習，參考並吸取前人所留下之類案經驗教訓與智慧，讓PM及團隊獲得正確的指引，確保專案執行期間團隊能迅速進入狀況，不會讓工作重蹈覆轍，進而降低專案失敗的風險，提高成功的機會。