rogersnotes 20160505: 專案管理實務分享 & 一路走來長宏始終感謝，有您與我們作伴相陪

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前言

政府採購實務基本精神均來自政府採購法，依照政府依法行政的行政流程，採購法的行政流程與商選規範均需秉持公平公正公開，並不能有圖利特定廠商之嫌疑，務必使公務員能夠依法辦理採購，避免違法而有興訟之責難。

然而，政府採購法最大的規範是在啟動採購的規劃階段至公告、開標、評選、議價決標之流程，與商源評選規範及規格書不可限制競爭，種種規範均在防弊防貪，然政府欲達成目的之技術與專利，亦時常面對市場之限制，僅能取得獨家供應之專利方能完成目的，但限於公務人員保守心態，與強力的行政採購稽核作為，以價格為主要考量，開放性的規格，卻缺乏競爭力的性能，反而還是政府採購實務的核心精神所在。

另政府採購法僅於採購流程之規範，偏向公法上的政府規範強度，均處於政府與廠商對立狀態；商源評選規範有公法的強度，卻常輕忽履約階段與驗收流程之嚴謹性，屢屢造成廠商損失與履約績效不佳之窘境，而遭致民眾質疑政府的預算執行效益。

本篇文章針對政府採購實務與PMBOK Guide 的專案管理流程觀念，去檢視兩者之間的主要差異，並嘗試漸進式的導入PMBOK Guide 精神於政府採購實務，希望能提升政府資訊服務採購之績效，且仍符合政府採購法之規範。

政府採購實務與PMBOK Guide 最大的差異點如下：(PMBOK Guide 以下簡稱 PMBOK)

一、政府採購法相關規定與PMBOK的差異：

政府採購法的規範，對照PMBOK的採購管理，僅限於商源評選準則的訂定，以及部分的執行採購流程，於履約管理階段並未明確規範，因已屬於私經濟行政之範圍，政府採購法即不再規範，除因契約糾紛有設立調解單位外，其餘均屬於私法契約關係，政府與採購屬於契約中之甲乙雙方，雙方均依契約規範辦理。

二、政府採購實務與PMBOK的差異：採購人員角色與權責

在政府採購流程裡，以PMBOK的觀點，理應採購人員是專案經理的身分，廠商只是於採購人員已完成專案範疇與活動資源需求規劃後，於規劃採購管理時決定外購策略，方啟動採購管理流程，之後於執行採購後所評選出的的廠商人員。問題卻是政府採購裡頭，大多數專案文件與管理工作都是廠商負責(其實這些文件也是交付標的)，這就出現了責任轉置的問題存在；假設採購人員為專案發起人，實務上卻需要屢屢辦理履約管理工作，並不符合PMBOK對專案發起人的定義。

這裡嘗試取用PMBOK的觀念，在政府人力有限的情形下，試圖在專案的各階段導入PMBOK最佳實務做些調校，希望提升採購人員為專案管理者的角色，亦希望外包廠商的專案團隊能成為專案人力資源，與採購人員組成專案團隊進行專案的規劃與執行，希望藉由角色與權責的重新定義，適切的導入PMBOK的專案管理流程。

以下簡述今年度本人於資訊服務採購，嘗試於各階段執行的實務內容：

一、專案初步規劃階段：

本階段嘗試取得政府機關的重大政策與施政目標，並針對該目標找尋相關廠商諮詢市場技術資訊，或召開專家會議，請相關領域學者提供專案的政策方向，並向機關首長報告專案規劃的方向等工作說明，確認高階需求後即完成開始製作專案章程，該文件納入商源評選的RFP文件內容，作為公文書由機關首長審查簽核。

本階段比較偏各機關的組織流程資產，依據各機關的行政流程慣例執行，如PMBOK能改善的部分，就是於本階段能及早取得利害關係人登錄表與機關首長的高階需求及各項限制條件。

二、專案採購規劃階段：

本階段以資訊服務採購為例，必須完成RFP等採購文件的撰寫，通常參考機關的組織流程資產進行撰寫，並可公開徵詢市場技術意見，完善採購文件的內容與嚴謹度，確保能取得優良的廠商團隊。

一般政府採購實務可能會出現寬鬆的需求規範，完成決標後才進行高階需求確認，而採購標的卻並非具有高度不確定性，將會造成優良廠商的投標意願低落，以及後續專案出現範疇潛變的可能性較高的問題；如採購需求確實不確定性高，亦應調整價金支付模式，改採CPIF、CPAF或CPFF等等服務成本加公費法等計價方式，而非均採用總價法，增加廠商的履約經濟風險，降低投標的意願。

本階段的其他事項，大多因該階段均需依政府採購法辦理，差異性不高，但PMBOK的相關規範精神可納入RFP中專案管理的事項，規範廠商必須於履約管理中納入專案管理的流程，讓履約階段導入專案管理的流程，強化管理完善程度。

三、專案採購履約管理階段：

本階段各個機關的組織流程資產各異，也是PMBOK能優化的重要管理流程之一。本階段最重要的是注意範疇管理工作，尤其一開始的利害關係人的需求文件、需求追溯矩陣、允收準則，以及各項工作包與活動清單等等，均需要持續監控，若有所變動均需評估相關風險，以及評估是否影響其他基準，包含時程、成本基準。

政府採購最容易發生的問題就是範疇潛變，常於履約階段修改契約，卻發覺範疇變更，相關的專案管理文件卻未更新，因為每次驗收較少單位會要求提供更新後的專案管理計畫書等專案文件。

四、專案採購結案階段：

本階段因回歸到政府採購法的驗收規範，各機關差異不大。但政府機關基本上不太做經驗學習與結案文件，通常僅以驗收文件即結案，並未更新組織流程資產，實則每個專案最大的價值均在於經驗學習，這將成為組織的重要知識資產，有助於機關的制度面持續完善。

總結

政府採購實務上，因應依法行政的特色，幾乎均以政府採購法為依據，機關間之差異性不大，但履約階段為政府採購法規範外之行政流程，屬契約規範，也是PMBOK相關最佳典範可以導入與完善政府採購品質的部分。除了加強履約階段的各項專案管理工作外，專案結案的階段重視組織流程資產的更新與經驗學習的紀錄，都是能有效提升政府組織的管理制度面，藉由流程優化提升採購品質。

希望上述的淺見能夠對政府的採購實務提供一個參考改善方向。