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從專案管ç†çš„ç†è«–到實務應用
一〠å‰è¨€
進入è·å ´å¾Œï¼Œå·¥ä½œç¯„躊都脫離ä¸æŽ‰ã€Œå°ˆæ¡ˆã€ï¼Œä¸ç®¡æ˜¯æ”¿åºœç ”究案的å°å°å°ˆæ¡ˆæˆå“¡ï¼Œé‚„是目å‰çš„ä¼åŠƒéƒ¨ä¸»ç®¡ï¼Œéƒ½åœ¨PMP的範åœä¹‹ä¸ã€‚é€éŽå¸ç¿’PMP的課程，將自己éŽåŽ»çš„工作經驗系統化，也é‡æ¸…自己的工作習慣是å¦æœ‰æ•ˆï¼Œå¾žç¶“é©—é©—è‰çŸ¥è˜ï¼Œå†å¾žçŸ¥è˜ä¿®æ£å¯¦å‹™ï¼Œé€™å°±æ˜¯PMP帶來給我最大的影響與çœæ€ã€‚將自己的最大çœæ€åŠç²å¾—ä»¥ä¸‹åˆ—æ–‡ç« æä¾›å„ä½åƒè€ƒã€‚
二〠PM絕大部分的時間都是在æºé€š
æºé€šæœ‰æ•ˆèˆ‡å¦æ˜¯å°ˆæ¡ˆæ˜¯å¦æˆåŠŸçš„é‡è¦å› ç´ ï¼Œè—‰ç”±æºé€šè®“專案執行符åˆæ‰€æœ‰åˆ©å®³é—œä¿‚人的需求，並且è¦èƒ½å¤ 掌æ¡æ‰€æœ‰é€²åº¦ï¼Œè®“å°ˆæ¡ˆèƒ½å¤ å¦‚æœŸå®Œæˆã€‚
å› æ¤èƒ½å¤ 讓專案的相關資訊在å°çš„時間能æœé›†ä¸¦å¸ƒé”給利害關係人也是專案經ç†åœ¨åŸ·è¡Œå°ˆæ¡ˆæ™‚çš„é‡å¤§æŒ‘戰。在未å¸ç¿’PMP時，大多數的PM都是採用土法煉鋼，使用傳統的電話åŠæœƒè°è¨Žè«–，但在環節上ä»æœ‰ç–æ¼ã€‚
å¸ç¿’完PMP的課程後，從五大æµç¨‹ã€å大知è˜é ˜åŸŸå…ˆäº†è§£å°ˆæ¡ˆé€²è¡Œæ‰€æœ‰æ¥é©ŸåŠç’°ç¯€ï¼Œè—‰ç”±æºé€šä½œç‚ºè²«ç©¿å…¨å ´çš„手段，專案期間PM一直在時程ã€é ç®—ã€äººåŠ›ã€å“質之範疇內æºé€šã€å°‹æ±‚其最é©è§£æ³•ï¼ŒPM應該以經營者的角度來æ€è€ƒå°ˆæ¡ˆæ‰€æ‡‰å¸¶ä¾†çš„çµæžœåŠå½±éŸ¿ï¼Œè€ƒé‡æ•´é«”環境ã€çµ„織需求，將專案的利害關係人引導至高角度的æ€è€ƒæ€ç¶ï¼Œä¸¦é™ä½Žç¯„疇內的è¦ç´ 矛盾，藉由觀察ã€å‚¾è½å„方需求，並試著在時程ã€é ç®—åŠå“質ç‰é™åˆ¶æ¢ä»¶ä¸‹ï¼Œæ出最é©çš„方案。
è¦é”有效æºé€šï¼ŒPM應利用ç¾è¡Œæ–¹ä¾¿çš„資訊工具建立有效的互動ã€æºé€šå¹³å°ï¼ŒLINE群組ã€GOOGLE文件或是公å¸å…§éƒ¨è³‡è¨Šå¹³å°ï¼Œè¿…速且確實的分享資訊，並å¯å¾žä¸ç²å–有效回饋，隨時修æ£å°ˆæ¡ˆæ–¹å‘åŠè³‡æºé…置。æºé€šå…§å®¹é™¤äº†ä»»å‹™å…§å®¹å¤–，還å¯é™„åŠ è©³ç´°æ–‡ä»¶ï¼Œé‚„éœ€è¦åŠ 上指定回覆的關係人ã€è©²ä»»å‹™çš„è² è²¬äººåŠå›žè¦†æœŸé™ï¼Œä»¥ç¢ºåˆ‡æŽŒæ¡å°ˆæ¡ˆé€²åº¦ã€‚
當我們開始使用便利的資訊軟體進行æºé€šå¾Œï¼Œå¤§é‡çš„資訊如何確實的傳éžçµ¦é—œéµçš„利害關係人åˆæˆç‚ºæ–°çš„挑戰。è¦å°Žå…¥æ–°æ–¹å¼é€²å…¥åœ˜éšŠæ™‚，必然會é‡åˆ°é˜»ç¤™ï¼Œå› 為有別於éŽåŽ»çš„å·¥ä½œç¿’æ…£ï¼ŒåŠ ä¸Šè³‡è¨Šå®Œæ•´æ›å…‰ï¼Œå°éƒ¨åˆ†åœ˜éšŠæˆå“¡é€ æˆä¸€å®šçš„壓力，這時PMå°±åˆæ‰®æ¼”å°Žå¸«çš„è§’è‰²ï¼Œå¿…é ˆè®“æˆå“¡äº†è§£æºé€šå½±éŸ¿å°ˆæ¡ˆæˆåŠŸçš„é—œéµåœ°ä½ï¼Œå°‡éŽåŽ»çš„單線æºé€šã€å£é æºé€šé€²å…¥ç¶²ç‹€æºé€šçš„階段。如æ¤è©³ç›¡çš„æºé€šåŠè³‡è¨Šæ露下，除了å¯ä»¥æŽŒæ¡å·¥ä½œé€²åº¦åŠç¯„疇外，也å¯ä»¥æ¸…楚é‡æ¸…所有權責å•é¡Œï¼Œå¯çœåŽ»éŽåŽ»ç™¼ç”ŸéŒ¯èª¤æ™‚，é‡æ¸…責任的時間åŠä¸æ„‰å¿«çš„階段。
最é‡è¦çš„是，PM一定è¦æœ‰é«˜åº¦çš„è€å¿ƒé€²è¡Œå覆æºé€šèˆ‡ç¢ºèªï¼Œæ»¿è¶³é—œéµåˆ©å®³é—œä¿‚人的需求，並è¦æœ‰é‚輯的é‡æ¸…所有狀æ³ä¸¦ä¸‹é”æŒ‡ä»¤ï¼Œä»¥è®“å°ˆæ¡ˆé€²åº¦èƒ½é †åˆ©æŽ¨é€²ã€‚
舉例來說，就連舉辦一個å°å°çš„慶功宴都能用上PMPçš„å°ˆæ¥çŸ¥è˜ï¼Œå¾žä¸€é–‹å§‹çš„開案會è°è¦æ‰¾é—œéµçš„執行單ä½-ä¼åŠƒéƒ¨ã€è¡ŒéŠ·éƒ¨åŠæ¥å‹™å–®ä½ï¼Œé–‹æ¡ˆç¢ºå®šçš„è² è²¬äººã€æ™‚é–“åŠé 定活動æµç¨‹åˆ°é ’çŽçš„長官，這些訊æ¯ä¹Ÿéƒ½è¦ç”¨æœƒè°ç´€éŒ„çš„å½¢å¼äº¤ä»˜çµ¦å…¨éƒ¨çš„利害關係人，該專案PMå°±å¿…é ˆæ ¹æ“šå°ˆæ¡ˆæ™‚ç¨‹å®šæœŸæ‹›é–‹æœƒè°ã€ä»¥LINEå ±å‘Šé€²åº¦ã€é›»è©±æˆ–當é¢è·Ÿå‚¬æ‡‰äº¤ä»˜çš„æˆæžœ(包括è¦åƒåŠ çš„å¸å“¡åå–®ã€æ–‡å®£å“ã€ç¶²è·¯å¸ƒé”訊æ¯è³‡æ–™åŠé•·å®˜èˆ‡æœƒå›žè¦†ç‰ç‰)，到最後å‰ä¸€å¤©çš„å ´åœ°é 演，身為單ä½ä¸»ç®¡çš„我就è¦åœ¨å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡ŒæœŸé–“檢視milestone，以確ä¿ç•¶å¤©çš„慶功宴å¯ä»¥å®Œç¾Žé€²è¡Œå›‰!
三〠影響專案æˆåŠŸä¹‹é—œéµå› ç´
1.確切定義專案範疇
專案æˆå“¡å¸¸å› 範疇未能確切定義，ä¸æ–·è®Šæ›´ç¯„疇，近而產生挫折感，最後使專案無疾而終。專案經ç†æœ€é‡è¦çš„工作之ㄧ，就是與關éµåˆ©å®³é—œä¿‚人確èªåœ˜éšŠå·¥ä½œç¯„躊åŠç›®æ¨™ï¼Œä¸¦ç¢ºåˆ‡èˆ‡å°ˆæ¡ˆæˆå“¡æºé€šï¼Œè®“所有æˆå“¡æœ‰ä¸€è‡´çš„目標å‰é€²ã€‚
2.確實執行WBSè¦åŠƒ
確èªå°ˆæ¡ˆç¯„疇後，所有進度拆解至工作包，在è¦åŠƒWBSæ™‚ä¹Ÿå¿…é ˆèˆ‡æˆå“¡ç¢ºå¯¦æºé€šï¼Œé‡æ¸…內容ã€è² 責人åŠæ™‚程，利用å‰è¿°çš„æºé€šå¹³å°é€²è¡Œå›žå ±åŠæŽŒæ¡é€²åº¦ã€‚PM在其ä¸é ˆæŽŒæ¡å®Œæ•´è³‡è¨Šï¼Œæ‰èƒ½ç¢ºä¿å°ˆæ¡ˆå¦‚期進行。
3.團隊æˆå“¡çš„æºé€šèˆ‡ç®¡ç†
除了PM本身與所有利害關係人的æºé€šé †æš¢å¤–，專案所有æˆå“¡èˆ‡åŠŸèƒ½å–®ä½çš„æºé€šå¾€å¾€ä¹Ÿæ˜¯é—œéµè¦ç´ 。尤其當專案æˆå“¡å±¬æ–¼å°ˆæ¥äººå£«æ™‚，例如:資訊ã€è²¡å‹™ç‰ï¼Œå¾€å¾€æœƒèˆ‡å…¶ä»–æˆå“¡æœ‰æ‰€éš”閡，PMå¿…é ˆé‡å°é¡žä¼¼æƒ…æ³åŠ 以關注，以å…é€ æˆå°ˆæ¡ˆçš„失敗。
4.é‡è¦–變更管ç†ç¨‹åº
所有專案在進行ä¸ï¼Œè®Šæ›´æ˜¯ä¸€å®šæœƒç™¼ç”Ÿçš„，如何管ç†è®Šæ›´ä¹Ÿæˆäº†æˆåŠŸè¦ç´ ，PMå¿…é ˆç¢ºåˆ‡æŽŒæ¡è®Šæ›´å…§å®¹åŠä¼°ç®—æˆæœ¬ï¼ŒåŒ…å«é ç®—èˆ‡æ™‚ç¨‹ï¼Œè€Œåœ¨è®Šæ›´æ™‚ï¼Œä¹Ÿå¿…é ˆè¦è®“專案æˆå“¡ç¢ºå¯¦äº†è§£è©²é …變更的必è¦æ€§åŠå¾ŒçºŒå½±éŸ¿ï¼Œæ‰èƒ½ä½¿å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠç¶²ä¸€è‡´çš„目標å‰é€²ã€‚
5.é‡è¦–外在ã€å…§åœ¨é¢¨éšªè©•ä¼°åŠå›žæ‡‰
PMæ–¼å°ˆæ¡ˆæœŸé–“å¿…é ˆä¿æŒè¦è¦ºï¼Œå°å¾®å¼±è¨Šè™Ÿçš„æ•æ„Ÿåº¦ï¼Œå°‡æœƒæˆç‚ºå°ˆæ¡ˆæˆåŠŸèˆ‡å¦çš„é—œéµä¹‹ã„§ï¼Œä¸¦ä¸”ä¸å®šæœŸèˆ‡é—œéµåˆ©å®³é—œä¿‚人接觸ã€æŽŒæ¡å¤–在環境變化，並且定期與團隊æˆå“¡ä¸€èµ·æª¢è¦–é¢¨éšªç‹€æ…‹ï¼ŒåŠ å¼·é¢¨éšªè¾¨è˜èˆ‡å›žæ‡‰é¢¨éšªè¦åŠƒï¼Œå¦‚æ¤æ‰èƒ½ä½¿å°ˆæ¡ˆå®‰å…¨çš„如期完æˆã€‚
我們用剛剛的慶功宴繼續當例å：
1.確èªäºº(è¦é‚€ç´„哪些考試的上榜å¸å“¡ã€è¦é ’çŽçš„長官ã€è¦åˆ†äº«çš„å¸é•·åŠè€å¸«ã€å·¥ä½œäººå“¡)ã€äº‹(è¦æœ‰å“ªäº›æ´»å‹•)ã€æ™‚(哪天舉辦ã€å“ªå¤©è¦äº¤ä»˜çš„任務)ã€åœ°(è¦èˆ‰è¾¦æ…¶åŠŸå®´çš„å ´åœ°)ã€ç‰©(文宣å“ã€è¦çµ¦çš„支票ã€æ´»å‹•å™¨æ)
2.ä¾æ“šå‰è¿°äº‹é …，切割工作包åŠè² 責人
3.建立LINE群組以確ä¿è³‡è¨Šå‚³éžæœ‰è¢«æŽ¥æ”¶åŠé€²è¡Œ
4.有任何è¦ç•°å‹•äººäº‹æ™‚地物的專案經ç†éƒ½å¿…é ˆä¾ç…§é–‹æ¡ˆæœƒè°æ™‚決è°çš„變更程åº-å›žå ±å–®ä½ä¸»ç®¡ï¼Œä¸¦ä¾æ“šè¢«æ±ºå®šçš„變更進而改變工作包åŠå°‡è¨Šæ¯å‘ŠçŸ¥åˆ©å®³é—œä¿‚人
5.最後，åªè¦æ˜¯é‚„沒進行完的事情都有風險，例如長官çªç„¶ä¸ä¾†ã€æœªå ±ååƒåŠ çš„å¸å“¡å‡ºç¾ï¼Œæˆ–是é¤å»³å‡ºèœæœ‰å•é¡Œï¼Œéƒ½ä¹Ÿéƒ½éœ€è¦å°ˆæ¡ˆPM隨時掌æ¡ç‹€æ³åŠè™•ç†äº†ã€‚
以上為個人的å°å°ç¶“é©—åˆ†äº«ï¼Œå¸Œæœ›èƒ½è®“å¤§å®¶çš„å°ˆæ¡ˆæ›´èƒ½é †åˆ©é€²è¡Œå–”!
作者：éƒä¹™è±,PMP
作者簡介：
政治大å¸è²¡å‹™ç®¡ç†æ‰€ç•¢æ¥ï¼Œä¸¦æ–¼2013/12/5æ£å¼æˆç‚ºPMP。目å‰åœ¨å°ç£çŸ¥è˜åº«å°ˆæ¥è¼”考事æ¥ç¾¤ä¼åŠƒéƒ¨æ“”任主管乙è·ã€‚曾任ä¸è¯ç¶“æ¿Ÿç ”ç©¶é™¢WTOä¸å¿ƒç ”ç©¶è¨ˆç•«å°ˆæ¡ˆç ”ç©¶åŠ©ç†ä»¥åŠTKB總管ç†è™•å‰¯ç†ï¼ŒæœŸé–“工作內容皆為專案è¦åŠƒã€æºé€šå”調與執行。