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掌控不確定性的專案成功法則

一、前言

專案管理是一項充滿挑戰的工作，不確定性是其中不可避免的部分。PMP（Project Management Professional）將風險定義為任何可能影響專案目標的不確定性，包括正面的機會與負面的威脅。風險管理的核心目的是主動識別、分析和應對風險，以降低負面影響並放大正面效益。本文將從PMP風險管理的角度，結合實務經驗，詳細探討風險管理六大流程在專案中的應用，並提供實務案例與策略建議，幫助專案經理有效掌控不確定性，實現專案目標。

二、PMP風險管理的六大流程

PMP將風險管理劃分為以下六大流程，這些流程相互關聯，構成一個完整的風險管理系統：

1. 
   規劃風險管理


2. 
   識別風險


3. 
   進行定性風險分析


4. 
   進行定量風險分析


5. 
   規劃風險應對


6. 
   監控風險

以下將依照這六個流程展開討論，並輔以實務案例與建議。

三、規劃風險管理

目標：

制定風險管理的框架與方法，為後續工作奠定基礎。

實務步驟：

1. 制定風險管理計畫

• 
  確定風險評估的標準，例如影響（Impact）、可能性（Probability）和時間敏感性（Urgency）。


• 
  定義風險應對的策略流程，包括識別、分析與應對的責任分工。

實務案例：

某製藥研發專案中，風險管理計畫明確列出所有階段的風險審查點，並將風險分級（高、中、低），確保資源集中於高風險領域。

關鍵建議：

• 
  將風險管理計畫作為專案啟動會議的重要部分，獲得利害關係人的認可。


• 
  使用模板和專案管理軟體（如MS Project或Jira）統一風險管理流程。

四、識別風險

目標：

找出專案中所有可能的風險，並記錄於風險登錄表中。

實務步驟：

1. 腦力激盪

• 
  組織多樣化的團隊成員進行風險識別會議，確保考量多角度的風險。

2. 文件審查

• 
  分析專案章程、範疇聲明與合約條款，發現潛在風險。

3. 專家訪談

• 
  聘請內外部專家分享對專案環境的洞察與建議。

實務案例：

在某跨國建設專案中，識別風險的過程揭示了供應鏈中斷的潛在威脅，並採取了額外的物料儲備策略來降低影響。

關鍵建議：

• 
  建立一個動態風險登錄表，將風險分類（如技術、財務、法規等），並定期更新。


• 
  運用PMP推薦的工具與技術，如因果圖（Ishikawa Diagram）和SWOT分析，幫助全面識別風險。

五、進行定性風險分析

目標：

評估風險的優先級，幫助專案團隊聚焦於重要風險。

實務步驟：

1. 風險評分

• 
  為每個風險分配可能性（Probability）和影響（Impact）分數，並使用風險矩陣進行可視化展示。

2. 分層篩選

• 
  將風險按高、中、低優先級進行分類，以便制定資源分配策略。

實務案例：

某科技專案中，風險矩陣顯示高優先級風險主要集中在測試階段。專案經理因此調整計劃，加強測試資源，成功避免了產品上市延誤。

關鍵建議：

• 
  使用專案管理軟體中的風險評估模組，提升分析效率。


• 
  結合專案的目標與環境，靈活設定風險優先級的判斷標準。

六、進行定量風險分析

目標：

量化風險對專案目標的影響，為決策提供依據。

實務步驟：

1. 蒙地卡羅模擬

• 
  模擬多種可能情境下的專案成本與進度，找出風險對整體專案的具體影響。

2. 決策樹分析

• 
  評估不同應對策略下的風險成本與收益，選擇最優解。

實務案例：

某金融專案透過蒙地卡羅模擬分析，得出預算超支風險概率為30%。專案團隊因此增加了20%的緊急預備金，確保專案穩定推進。

關鍵建議：

• 
  在高複雜度專案中，結合多種數據來源（如歷史數據與市場預測），提升定量分析的準確性。


• 
  將結果以圖表形式呈現，便於利害關係人理解與決策。

七、規劃風險應對

目標：

為高優先級風險制定具體的應對措施，確保風險影響被有效控制。

實務步驟：

1. 應對策略選擇

• 
  威脅應對策略：避免（Avoid）、減輕（Mitigate）、轉移（Transfer）、接受（Accept）。


• 
  機會應對策略：利用（Exploit）、增強（Enhance）、分享（Share）、接受（Accept）。

 2. 應對計劃實施

• 
  將應對措施整合到專案計劃中，並指定負責人與資源分配。

實務案例：

在某軟體開發專案中，為應對技術風險，團隊引入外部專家進行技術審查，成功減輕了系統失敗的可能性。

關鍵建議：

• 
  將應對策略分為短期與長期計畫，確保風險管理的持續性。


• 
  使用風險應對記錄表，追蹤應對措施的執行情況與成效。

八、監控風險

目標：

確保風險管理活動持續進行，並及時調整策略應對新風險。

實務步驟：

1. 風險審查

• 
  定期召開風險審查會議，檢視現有風險的狀態與應對進展。

2. 動態更新

• 
  當專案條件發生變化（如範疇擴展或新技術採用），重新評估風險並更新登錄表。

實務案例：

某基礎建設專案中，因政策變動引發新風險，團隊通過監控機制及時發現，並調整應對策略，成功避免了重大延誤。

關鍵建議：

• 
  建立自動化風險監控系統，實現實時數據分析與預警。


• 
  強調持續改進，將每個專案的風險教訓融入組織資產庫。

九、風險管理的挑戰與解決之道

挑戰1：風險識別不充分

• 
  解決方法：結合多種識別方法，並引入外部視角進行全面審查。

挑戰2：利害關係人參與不足

• 
  解決方法：透過有效的溝通計劃，提升利害關係人對風險管理的認知與支持。

挑戰3：風險應對策略執行不到位

• 
  解決方法：設置專人負責並監控應對措施的進展，確保計劃落實。

十、結語

風險管理是專案管理的重要組成部分，其成功與否直接影響專案的結果。通過PMP的風險管理流程，專案經理可以系統性地識別、分析和應對風險，在不確定性中找到專案成功的方向。在實務中，持續優化風險管理方法，將風險視為可掌控的資源，才能真正實現專案的價值與目標。

作者：黃俊榮, PMP

畢業於MBA. 2011年12月初取得PMP，專案管理的知識讓我學到了更面面俱到的觀點，在專案執行的過程能更加全面化、細緻化，讓我執行起來的績效可以更好。也透過專案管理所學習到的知識，能夠做到防範，推動專案的順利進行。

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  外商數據軟體公司 朱譯清 總監(製造行業業務總監)


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