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【Roger老師來解惑：公務部門適用敏捷嗎?】

公部門在服務民眾方面是一個火車頭，公共建設和建設計畫也是火車頭。如果公部門能夠將敏捷引入機關，一定能帶給民眾不一樣的服務。這次，Roger老師受邀到公務員人力發展中心演講敏捷，究竟公務部門是不是用敏捷？大家在上完課對於敏捷又有怎麼的想法呢？

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公務人力訓練與發展領域與專案管理

前言：

世界科技不斷更迭發展，現今民主政治發展迅速，因此社會脈動持續走向多元、多變與開放的趨勢。在持續翻轉與變革之下，公務部門亦不停湧現著新增業務，並持續受到民眾的期盼與監督。此時公務人員如果能藉著相關培訓提高服務素質與行政效能，相信能帶動政府部門整體人力資源管理活動的變革與創新。

一、公務人力訓練與發展領域現況初探：

訓練與進修或發展（Training and Development,T&D）是人力資源發展（HRD）的一環。在公務人員訓練進修法等相關規定的規範內，公務人力的訓練計有：考試錄取人員訓練、升任官等訓練、專業訓練、行政中立訓練、一般管理訓練、初任各官等主管人員訓練......等等。隨著科技與軟硬體環境進步，公務人力訓練與發展的方法，也呈現多元化發展，例如：座談會（Symposium ）、工作坊（Workshop）、體驗式學習（Outdoor Training），利用現代化資訊科技發展的線上教學課程系統（E-Learning ），及以實體教學配合網路虛擬課程的混成學習（Blended Learning）......等等。

上述課程設計必須依據受訓者的需求訂定，雖然早年公務人力培訓的項目或課程，往往由相關主管機關自行訂定，對於需求性並未作詳細深入的分析。但近年來課程的設計均先確定公務人力的核心職能（Core Competencies）後，再依據核心職能轉化為培訓科目。另外對於培訓人員的挑選，以往係由公務機關選派遴員，對此一強制的作法，受訓人員比較容易出現消極被動的態度，但近年來由於學習風氣盛行以及培訓機構提供的研習主題及軟硬體環境已與以往大不相同，因此，目前我國行政機關人員已多能主動尋求參加培訓學習，以持續精進個人能力與促進組織發展。

二、公務人力訓練與發展領域與專案管理：

為了持續培育優質公務人力，經常性的訓練活動策劃或是例行性的訓練活動執行需求是頻繁且多變的，雖然不同於製造業或資訊業等，具有實體化的、可觸摸的產品或套裝系統軟體的產出。但專案管理的系統化思維，是精進公務人力訓練與發展業務及活動產出值得重視與運用的方法。

由於訓練課程的安排與成果因地、因時、因人而異，從課程安排到結束，有明確的起點與終點，具有暫時性的性質。訓練所造成的學習遷移效果或是所習得的技能等，可視為獨特的產出。此外從課程需求收集、評估及結束後的調查及訪談等，並做為下次課程設計的參考，具有逐步細化及持續改善的特徵，故每一個訓練課程的規劃與執行，依照PMBOK® Guide的定義，應可視為一個專案。以下茲就公務人力訓練與發展領域與專案管理之間，做簡要的心得分享：

（一）行政機關裡的專案章程與專案經理的樣貌

在行政機關內，是由承辦人或是承辦科室的主管扮演專案經理（Project Manager）的角色，此時將由承辦科室主管或是承辦人負責起專案成敗之責，此部分與私人企業大抵相同，差別是職稱的不同而已。

專案章程（Project Charter ）的外貌、形式或內容在不同的組織會有不同的表現方式，行政機關在正式核准專案，並授權專案經理動用組織資源之前，通常會使用內部的簽核文件，例如「簽」（公文書的一種，是處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作為抉擇之依據），來獲取發起人（Sponsor）的授權與認同，此時的發起人，通常是高階主管或行政機關的局處首長。

至於「簽」的內容，通常已經包含了專案的目的、目標、範疇、時程、成本、風險及授權等等高層次的描述內容，對於小型專案，例如舉辦一場座談會，通常篇幅與詳細程度能於一張「簽」裡表達敘述完成，但對於較大型的專案，例如舉辦為期五週的考試錄取人員訓練（類似私人企業新進人員培訓營），為避免公文書冗長不易閱讀，則需要更進一步以「簽」的附件方式，以圖表呈現或文字表述等方式，詳細列出專案章程內的資訊，以獲取發起人的授權。

此時如果能適時地利用組織內專案或知識管理的組織流程資產（Organization Process Assets）及注意企業環境因素（Enterprise Environmental Factors），找出過去的工作經驗中，可供參考的工作報告或文件範本，才能事半功倍、避免重蹈覆轍。如能確實利用組織流程資產（例如往年辦過的課程、表單及學員回饋等等）及熟知企業環境因素（例如組織文化、財務核銷流程及組織的分層負責表等等），通常都能快速完成專案章程的批准並能增加訓練課程品質。

在行政機關中，「校長兼撞鐘」可說是形容專案經理角色的精準詞彙，雖然專案經理不需要事事親力親為，然而在行政機關中，一人分飾多角已是常態。即便透過委外廠商或跨科室合作進行專案，但每個流程環節還是必須由專案經理掌握，業務組室間的溝通與合作關係及進度掌握，直至專案結束。

（二）十大領域知識、工作與技術的運用

通常訓練的實施起始於需求評估，而結束於評估訓練成效。訓練需求評估的目的在於瞭解有無辦理訓練之需要﹐俾據以訂定訓練目標和擬定訓練計畫。至於訓練的需求評估通常是瞭解組織中各項職位所須具備的知識﹑技能以及態度為何﹐然後再針對組織所缺乏的部份擬定訓練計畫或是透過人員績效分析，瞭解員工欠缺何種工作能力，並加以訓練補強，此時可以利用專案裡中的蒐集需求及定義範疇流程內的工作與技術（Tool&Technique）來協助評估訓練需求。

至於培訓成效的評估，通常在培訓中或培訓結束當日進行。至於參訓學員訓後行為的改變情形及對其本職業務及服務機關績效的影響，透過定期辦理訓後座談，以聴取學員意見，並針對相關訓練事項設計問卷，進行客觀意見調查，也可以利用管理品質與管制品質的工作與技術，例如使用品管工具(Affinity diagrams 親和圖及Scatter diagrams 散布圖等等)、檢核單（Check sheets )及統計抽樣（ Statistical sampling ) ，使得培訓成效的評估更趨完整。

前述所簡要提及的培訓業務過程，其實可以將專案管理中的範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購、利害關係人的十大領域的知識套用到整個培訓業務規劃及執行中。而且對於行政機關而言，每一個專案的限制因素，其實與私人企業相同，例如不可能有無限制的成本來聘請講座費用可能較為高昂的世界級專家學者來進行授課，也不能毫無時程限制，而能將某課程的規劃或執行時間無限制的延伸。

至於對於專案知識的管理，除了透過工作輪替以增加專案經理的經驗值之外，完整的文件保留以及對於訓練課程結束後當下的檢討與經驗學習（(Lessons Learned)），是未來執行類似專案的重要基礎架構。

三、結語：

專案管理的知識就像是在混雜瑣細的工作中的明燈，幫助專案經理進行系統思考與歸納，並洞察專案全貌。想成為一個稱職的專案經理，除了持續熟練專案管理的知識和自身的技術能力外，尚須要持續與精進，希望能藉由此次小小的心得分享，互相勉勵。

作者：郭承宗, PMP

於2018年6月取得國際專案管理師（(PMP®，Project Management Professional）證照，目前於臺北市政府轄下所屬機關擔任人事主管，負責維護人事法制、執行人事政策及公務人力培訓等業務。還記得課程進行中，課程講座常會提到一句話：取得PMP證照不是結束，而是責任的開始。所以如何將課堂中學習到的知識及專案管理知識體系指南（PMBOK® Guide）中的架構及方法論，落實在日常工作中。是考取PMP證照後，未來持續需要進行的課題。希望日後能藉由活用專案管理的手法與知識，使業務推展順利並精進各個專案的品質。

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如何提昇團隊交付能力，為業務創造價值？

主題：以Flow Metrics提昇團隊交付能力

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簡介：

所有與軟體相關的工作（設計、開發和交付）都必須為業務創造價值。

為了理解這件事，Flow Metrics提供了一種根據業務成果衡量軟體交付價值流的新方法。

它包含了以下五個指標類別：

Flow Velocity: 商業價值的交付速度有多快？

Flow Efficiency：團隊正在進行哪些增值工作？

Flow Time: 我們交付商業價值的速度有多快？

Flow Load：需求是否超過產能？

Flow Distribution：我們的工作組合是否健康且充滿活力？

讓我們一起理解這些指標的重要性，幫助團隊發現可改善的地方，創造更高的商業價值。

【講者介紹】

台灣敏捷部落 AG7 PO社長 Garfield

Garfield從鑽研軟件開發、交付質素、團隊合作、專案管理，到現在，更熱衷於敏捷轉型，都是貫徹⼀個信念：如何有效地讓夥伴⼀同成功。⽬前專注於通過敏捷⽅法，提⾼客⼾滿意度和績效解決⽅案，幫助夥伴創造更優質的產品和服務。同時，透過敏捷思維和實踐，讓夥伴在團隊和組織中能更快樂、更積極和更⾃豪。

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