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公務機關的未來-加強專案管理思維

壹、前言

第一堂課Roger告訴我們最慢的路才是最快的路，這幾個月來跟著長宏的腳步終於在9月24日順利奪金，這也告訴我們成功的路並不擁擠，只要堅持到最後，就可以達成目標。但考上PMP只是一個起點，未來還需要努力落實所學於工作上，才不會白費這段時間的努力，以下就個人較有體會的幾個流程稍作說明。

貳、利害關係人需求

專案成敗條件很多，如專案效益多寡、有無連結商業價值、溝通是否正確、是否如期、如質、有效率、預算內完成及利害關係人滿意度等，通常在營利事業組織治理下，最重要的可能會是專案效益及與公司商業價值的連結，而「利害關係人滿意度」的重要度會被往後放，但在公務機關裡「利害關係人滿意度」有如最高的聖旨。

在利害關係人的定義「受到某項政策方案直接或間接、有形或無形影響的人員，包括正面影響與負面影響的人員在內」，又在政治鐵三角下，選民會對其政策意向立法委員、議員或里長等民意代表爭取支持，由民意代表來制定或建議政策，再由公務機關執行。因此公務機關利害關係人除內部人員外，民意代表與民眾都是重要利害關係人。

而在確定利害關係人後，會在首長的期望下，盡力提高「利害關係人滿意度」，去做到接地氣、打拚要有溫度、加強互動，並以同理心思考，且極盡所能的探索利害關係人的需求，以求能提升利害關係人滿意度。

參、溝通的重要性

在與利害關係人的相處上也不僅於面對面的方式-傳統的陸戰，因應新科技-空戰應運而生，機關需要隨時掌握網路媒體網絡裡的民意，並且要儘速回應，此處對應著溝通管理領域中的各項技術與工具:如溝通需求、溝通科技、溝通模式、溝通方式，因此如果說營利事業組織中專案經理花費在溝通的時間為80%的話，在政府機關溝通時間可能高達95%以上。

但是常常再努力、再打拼也難免有無法滿足全部民眾的時候，這時候就需要靜下心思考各個方案的優缺點，試著站在正反兩面的角度思考，仔細評估，並最終決定決策，後續只要好好的跟利害相關團體說明，促進對話，這樣一方面是營造檢視政策的機會，一方面是告訴大家我們都有經過思考評估，確實是存在某些困難，其實大家都會很理性的接受，最怕的是像縮頭烏龜般躲著不願意面對。

肆、組織過程資產的重要性

公務機關常有發現因早期資料存放方式不佳，常遇民眾詢問歷史事項時，資料多已因年代久遠付之闕如，另在公務機關員工流動率大幅升高之際，已不像過去同一承辦人員會做相同業務達數十載之久，現今常發生某業務相隔幾個月，就承辦人就不斷更迭的狀況，因此常有交接不確實的情況發生，這種狀況都使得組織過程資產難以留存，資深人員經驗無法傳承，使得新人須重頭開始學習，對公務機關而言都是一種嚴重的傷害，因此如何建立完整的組織過程資產的制度應該是公務機關要確實去思考的。

在專案管理組織過程資產有分為兩個，第一個為過程、政策、程序類，主要為專案過程中的範本、檢核表等；第二個為組織知識庫為其中又以歷史資訊及經驗學習知識庫為主要核心，在多數的公務機關常將重點擺放在第一個部分，大量的建立各種的標準作業流程(SOP)，而遺漏了第二個部分，另外在經驗學習知識的又有「隱性知識」和「顯性知識」之分，隱性知識，就是較難被表述出來的個人經驗、顯性知識就是可以書面文字、圖表和數學公式表述出的知識。

因此就知識傳承下，除大量的將知識以紙本傳達下，更該創造一個讓大家可以輕鬆分享知識的環境，才可能將個人經驗往下傳承，達成真正的傳承。

伍、專案管理對公務機關的幫助

如同採購法於各採購金額下區分巨額採購金額、查核金額、公告金額、小額採購金額等，對應到不同的採購方式、監辦方式、核准權限、契約變更方式，專案管理上也告訴我們在專案管理流程中，也要視專案的大小來裁適，因此適用範圍很廣，小於花費數十萬舉辦活動的專案，大至花費數十億工程採購案。專案管理提供了專案的整體架構(10大知識領域、49個子流程)及思維模式，讓使用者透過每個流程中索取所需，並確認思緒有無遺漏。

在公務機關組織架構多為功能性組織，而在功能性組織下，還是會有一些臨時性的專案工作，但由於缺少正式的專案組織架構，部門的主管通常會指派某一位成員來擔任類似專案經理的角色。但該成員的責任多為訊息連絡的工作，而真正的專案控管及決策，還是屬於部門主管的權限。

但近期在各類採購規劃案中，已陸續見到組織架構已開始朝向矩陣式發展，有效的增進作業效率，在團隊成員來自多個局處，一同朝向目標進行，最終也確實在預算內如期如質的達成目標，這都是公務機關該學習，持續進化的。

陸、下一步敏捷化

1990年代末期，美國戰爭學院在一份培訓21世紀軍官的報告中，預言了一個非常「波動、不確定、複雜和模糊」（volatile, uncertain, complex and ambiguous）的世界，簡稱VUCA。在之後的世界裡、變化日漸頻繁，如網路泡沫、次級房貸危機、歐洲主權債務危機等狀況襲來，但政府機關面對事件上，開發手法仍維持著預測式方式辦理，多以大量時間用於規劃、而後才投入予以執行，常待成果出爐後，才發現不太適用，這都是需要改變的。未來政府組織具備敏捷思維，迎接改變

柒、未來與期望

在每天時間有限，能處理的資訊也是有限的現在，所有能更有效率處理事情的方式，都是我們該追求的，而專案管理提供我們一個巨大的架構，未來仍需要繼續精進各知識領域的專業，才可以保持工作上的完整度。常聽別人說「園丁不能改變春夏秋冬，只是讓花草在四季之間開得燦爛一些，而醫師也無法改變生老病死，只是讓人在生老病死之間活得快樂一些、舒服一些而已。」，那公務人員也無法改變政策執行方向、只是讓政策更有效率、品質更好、更快完成及更貼近民眾一些。

作者：吳學偉/PMP

國立台北大學經濟研究所碩士，任職於新北市政府汐止區公所，已取得採購基礎訓練人員、採購進階訓練人員、促進民間參與公共建設法專業人員等證照，為持續加強職能，於109年9月24日正式成為PMP。並在成為PMP後，開始致力於實務中加入專案管理之思維模式，並善用專案管理手法，改善工作流程及效率。

【專案職人秀_雲端服務佈建後疫新商情_回顧】

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沒有一家企業不靠自我再造而能長期存活，

但究竟要如何推動自我再造，創建穩健的策略改變公司商業模式呢？

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專案經理平均花80%的時間在溝通，你學會溝通了嗎?

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【什麼是溝通管理？】

溝通管理的主旨，在於滿足專案相關人員對專案資訊的需要。可以區分成兩個部分：

1.制訂與專案相關人員能有效溝通的策略

2.執行此策略所要採取的必要行動

專案經理平均花80%的時間，與專案團隊、贊助者、客戶及相關利害關係人溝通，若能減少溝通上的誤解，可以大大減少專案花費的時間。因此，溝通管理是一位優秀專案經理的必備技能！

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