rogersnotes 20220818 【精彩回顧】會後花絮：首場暖身活動成功! 柳丁老師大神介紹大神回顧，8月活動滿場千萬別錯過~

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會後花絮：首場暖身活動成功! 柳丁老師大神介紹大神回顧

2022RSG 熱烈開跑！首場暖身活動成功!

錯過敏捷變革首部曲，還有機會看回放，有參加的夥伴，也再回顧。

影片回放連結: https://youtu.be/1P5NHUn2sL4

共筆: https://hackmd.io/RjnwS8XXQhC2B1KQUSJNPg

會後紀錄：https://bityl.co/Dmiv

簡報: https://bityl.co/DmjB

RSG TAIPEI獨家購票平台: ACCUPASS : https://www.accupass.com/eflow/ticket/2205141040222121159517

此次RSG TAIPEI 的最大亮點之一，就是4位國際級敏捷大師，分別是Lyssa Adkins、Roman Pichler、Geoff Watts與Dave West，四位國際敏捷巨星將來到活動現場為大家大來精采絕倫的內容！

有很多人或許還不太知道，這四位國際巨星到底厲害在哪裡？8月10日晚上線上集結了120位與會者一同參與。此次暖身活動真的是一波三折，但為了將敏捷Scrum推廣至大眾，所有RSG志工們團結一致，朝著目標前進。

一埸活動的完成，不是一個人努力可以完成，而是一群人團隊分工合作而成。當天一早雖然只有35位報名者，但PO與志工們共同對外發布訊息，努力推動至最後一刻，當天最高峰有出席120位參與者。

而講師柳丁老師一度因為突發情況，差點無法出席這場活動。期間，活動小組馬上和講師組商討應變，並與柳丁老師保持聯繫，志工們也保持靈機應變，緊急思考對策，機敏行動令人讚賞！也讓大家見證：團結，沒有不可能！透過此次活動，同時也培育RSG各組志工，為今年的RSG 暖身，也進行活動排練。

我們都是志工！我們都在全力衝刺，實踐Scrum，期望為您帶來一場前所未有的敏捷盛會！你怎麼可以錯過呢？

第一場RSG 公開活動，敏捷變革系列之首部曲 – 敏捷巨星篇，短短1小時活動中，透過柳丁老師(葛仲安老師)故事般深入淺出的解說，讓大家彷彿置身於四位大師的敏捷歷程，也更加期待今年RSG的到來了！更多內容，請到會後紀錄查看 https://bityl.co/Dmiv

公務工程單位如何運用專案管理

公務部門一直以來都給人不知變通、多一事不如少一事負面印象，工程單位更是帶給人家粗曠、照表操課的看法，雖然預測式專案管理方式常用於大型營建專案，但專案管理重視的彈性與變更概念，在公務部門及工程單位概念中，常造成與公務制度、工程習慣硬碰硬，因此在這樣的體系下如何執行專案管理就變得需要技巧與秘訣。

首先，公務部門屬於階層式的功能性組織，金字塔型的管理方式，任務依計畫類型及推動流程分為計畫規畫、計畫執行、計畫管制等功能劃分部門，以具有相似技能、專業，或運用相同資源為分群基礎的一種組織設計方式。優點在於層層負責、促進專精化與效率，同時也增進了組織控制人員和資源的能力。然而當政府單位組織持續成長，人員數量與產品種類越來越多，部門劃分越來越精細時，就會產生協調、績效評量、滿足顧客特定需求及運作效率等問題，且對於觀察清單上的風險及新議題的應變回應及權變對策可能遲緩或不及。再者，每個科室負責不同功能，每個主管由小到大就是大大小小的功能經理，每一件事情都必須要逐級上報經過核准蓋章同意才能做，雖然訂有分層負責之制度，但是人員的管理、業務調動、人員訓練等等全部最高領導者掌控，在這樣的情形下，公部門內工程專案推動，相對其他種工程單位更難有彈性及變更可能性，也掌握較少資源，如何有效利用資源來使專案兼顧品質與效率是一大挑戰。

一、辨識利害關係人及規劃利害關係人參與管理：

人永遠是最複雜且影響最大因素之一，而公務機關在守舊及階層組織概念下更是如此，「管理利害關係人需求」也成為公務單位與實務深刻呼應的重要概念，利害關係人包括了自己部門及其它部門主管、其他部門同仁、也包括外部的設計監造廠商、營造業廠商、工程周遭保全對象(關鍵利害關係人)、地方政府、當地生態團體、NGO團體、工程所在地民意代表等。

透過地方說明會及生態平台會議等了解並重視地方人士及NGO(利害關係人)的需求，適當地溝通與管理利害關係人，工程主辦人員(專案經理角色)透過理解利害關係人立場方式，可以以訪談或焦點團體為主，引導他們往正向方面思考專案與工作，應該是有機會增加工作成功與提升客戶滿意度最好的方式。因此前期的資訊傳達溝通是非常重要的，這樣有助成本估算時也明確地了解對方的需求，早期納入成本考量並且要主動進行溝通跟反應本身資源的不足，尋求與其它單位的合作，減少專案時程與成本的浪費。另外在層級結構下普遍存在著地方重要代表意見或忽然引起媒體關注等問題，如何掌握每個關鍵利害關係人權力以及對於專案的影響力及關注力，如何讓專案在一堆閒雜的利害關係人的意見中持續順利推動不被影響，掌握關鍵利害關係人是重要成敗關鍵。

二、規劃工程專案風險

公務體系中執行之專案，相較於企業推動專案風險，往往是較容易辨識的，主要在於公務機關缺少了成本錯估或預算不足等風險，使得人或環境因素往往是風險產生的主要來源，以我工作常接觸的水土保持專案來說，範疇早於民眾陳情或工程劃設計階段已有明確規劃，預算及時程的排定則依照組織過程資產(單位的內部規範如預算書編製原則等)因素而確立。

因此公務工程單位操作優勢在於可利用公司內專案或知識管理的資料庫系統，找出過去的工作經驗中，並有可供參考的規則、標準作業流程、工作報告或文件範本，可透過經驗學習再來進行相關專案文件撰擬或操作，應能事半功倍、避免重蹈覆轍。

但是公務機關執行專案往往受到政策方向及人事更迭、既定印象、媒體風向等原因決定是否繼續變更或執行，導致公務內的專案於執行階段常受到干擾及影響，而該種風險(如人事更迭等)亦難以辨識，而造成在回應策略及應變方案時規劃的困難。

三、專案團隊管理

公務機關團隊成員的薪資皆受到職位及年資限制，獎勵多為書面或口頭方式辦理，因此如何利用團隊章程或規範進行人資管理就顯得重要，如何避免專案團隊成員快速變遷是專案經理需要面對的議題。誠如赫茲伯格理論所說保健因子及激勵因子，公務單位的福利與薪資增加緩慢，專案經理所能運用資源僅剩下是激勵因子，讓團隊成員知道這份工作的責任及使命，讓他從工作的挑戰中獲得成就感及成長，透過團隊合作去解決更困難的問題，觀察每個人的優點及缺點，讓每個人在專案中都能奉獻所長，能力互補，同時賞罰分明，讓績效良好的人能有獲得升遷與期望報酬的機會，創造出友善的工作環境，以降低人員的流動，方能較容易留住人才。

四、敏捷式在公務機關的應用

以往工程單位及公務機關都給人必然適合使用預測式專案手法的印象，正如我國採用獨有的五權分立體制，來劃定政府部門的功能與業務，其中行政機關設置部來負責各領域的政務，之下再設局、署等機關以處理技術性或專門性業務。目前共有12部、8會、3委員會、1署、6獨立機關、2總處、2他機關，多為行政院組織法明文設置的部門機構；其他部門則以個別法律，做為其擁有中央政府機關之地位的法源依據，然而公務機關推動各項建築經建專案、研究專案等，需前一年進行預算籌編，透過已擬定的中長程計畫進行成本效益分析、工作內容說明、預算編列等等，在在顯示出政府機關的專案非常適合預測式的使用。

因此公務機關面對外在環境的變動反應常無法第一時間作出妥善應變，在公務機關習慣不顧慮商業價值情形下，如何改變思維以系統化正式最小可行性產品產出，取代舊有績效制度概念，甚至透過不斷迭代交付產出，應更可在面對有關人民生命財產安全或是緊急危難的時機點，以敏捷式的手法解決面臨困境應有其實益。綜上，在公務機關內除以專案管理的思維來省思過去所執行的專案經驗，考量溝通管理及利害關係人參與，並應可思考透過預測式、敏捷式及混合式的交互運用應可有效使公務機關在兼顧法令及民眾需求下取得最佳的平衡點。

作者：詹坤哲, PMP

簡介：生於彰化，自幼跟隨父母定居南投，個性開朗、隨和，容易與人親近。

當兵退伍後投訴公職迄今，在過去工作期間，體驗到每個單位都有其不同的文化背景、每個長官都有其不容牴觸的文化與規定，要如何運用專案管理知識，是必須學習站在不同的位置及角度看事情，求取對專案最有利的方向努力。

另在這日新月異的生活中，無論何時何地都要虛心學習，在心態上努力保持在社會新鮮人的狀態，努力學習新事物，才能在保持謙卑。

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