rogersnotes 20220203：Roger老師祝大家新的一年：如虎添翼、虎年行大運！&2022年你絕對不可錯過的敏捷大咖分享

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消防員為何要學習專案管理

前言：

參為專業救災救護的消防員，首先分享為何要來參加PMP培訓，在消防局工作20幾年來，也參與過數個專案建置，但這些專案往往都會出現經費不足逐漸追加預算，或時程延宕等問題，而承包的廠商也都會依合約由專案經理負責整個專案的運作，但不知為何仍然會面臨失控的問題。而我本身目前亦就讀於臺北大學企業管理學系研究所，已經學了一年多的企業管理，對於產銷人發財等五管也多有體會，但理論與實務往往難以相結合，為了解答我的疑惑，因此決定在今年報名參加長宏的PMP課程，並希望能讓自己在專案管理上更上一層樓。

一、公家機關如何進行專案管理：

政府機關在專案管理的角色，通常扮演採購方，也就是規劃完整專案流程，並將細部執行委外的角色，而如何管理專案的方式，也決定專案是否能成功，因此規劃大型專案的RFP就十分重要，由於年度預算在前一年已經進行規劃，時程也依照當初報給單位會計、上級單位的主計處提前核備，此外也必須經由市議會進行審定，因此大致上的範疇、時間、成本都已經確定，除非有重大的原因不能隨意變更，因此在發包時，擔任專案經理的承辦人就要很注意得標廠商的能力及實績，並要隨時監控專案是否能如期、如質的完成。

而身為專業救災救護的單位，我們機關最重要的就是風險控管，隨時將安全放在第一位，然而先前的經驗因為沒有相關紀錄的文化，往往是將這些Know How放在心裡，鮮少有記錄成文字的情況，這也是許多專案的經驗難以累積的原因，而學過專案管理之後，我們應該在規劃專案時就要先辨識出相關的風險，以避免專案出現偏離範疇的情形，如果長官或民代有特殊原因想要變更，也能依據當初辨識出的風險登錄表來進行應對，而不致於出現專案失控延宕的情形。

此外公家單位執行專案時，往往只會準備RFP，而忽略了專案章程，其實執行專案時我們可以先訂一個主計畫，取代民間公司的專案管理計畫書，並請長官舉行授權的專案起始儀式，承辦人並依據該計畫據實執行，並隨時監控專案是否依據計畫執行，而委外執行時，可以在RFP先行規範，請廠商安排人員填寫相關專案文件，並每周回報公家機關的專案經理(承辦人)，一旦我們能在RFP中寫下相關文字，就能簡化行政流程需要的流程，委外請廠商協助。

二、專案管理流程須注意事項：

而實際實行專案時，仍然有許多需要依專案管理五大流程的注意事項，以下分別介紹起始、規劃、執行、監控及結束，各流程於政府外包專案中所要注意的工作進行說明：

1.起始階段：通常政府各類型標案，都必須要上政府採購網進行公開閱覽，這個階段有投標能力的廠商都會隨時關注，廠商在這時期對於RFP有疑問之處可由連繫方式進行提問，此時公司就會開始評估投標該專案之可行性，並依據政府採購標案RFP，定義專案範疇、評估需要提供的服務、成本、時程等，並著手撰寫廠商公司內部的投標文件，並且由公司高階主管確認後才能進行投標。

2.規劃階段：當機關標案正式公告後，欲投標廠商便要開始著手專案建議書的撰寫，其內容通常就要包含日後專案管理計畫書的內容，包含需要時程安排(以預估時程為主)、預先指派人力、專案執行方法、風險管理、各工作小組負責職務等，此時人力就要先與公司內部預調配，並要將相關證照等列入投標書內。

3.執行階段：當機關確認廠商簽訂合約後，就必須督促廠商依專案管理計畫書執行，並依據當初所提報之WBS、資源分配等支援，確認每個工作項目的完成，無論是廠商的專案經理，或機關內的承辦人(PM)需確實掌握專案執行狀況，讓專案能夠如期、如質、如預算的完成，建議每週要召開會議回報狀況。

4.監控階段：廠商專案經理要定期匯報專案現況，針對基準與績效差異，提出差異分析，告知政府機關監管人員，如有績效不彰的情形，必要採取矯正措施或缺陷改善，即時修正，讓專案能導回正軌，此外機關如果要避免案件失控，要設定專案里程碑，執行方式可以設定雛型展示、或書免審核等，於執行間，如遇任何問題，也需記載於議題紀要，並追蹤後續處理情形。

5.結束階段：政府機關在驗收完成後，就會提供驗收合格的書面文件，除了產品、服務的移轉外，將專案各階段的經驗學習文件與專案文件記錄保存，並製作組織知識庫，以往知識管理是公家機關的弱項，如果能經由經驗學習登錄表、組織知識庫等，藉由執行專案達成組織變革的目標。

三、日後展望：

因為目前仍然進行消防局資訊系統建置專案，透過PMP培訓的過程，讓我理解之前參與過的各項專案失控的主因就是並未明確定義利害關係人，以致於建置過程中會因為不同的利害關係人意見不同造成時程的延宕，另外公部門通常都是在採購方，然而範疇還沒定義之前就先編好預算，以至於日後進行變更時，經費往往會捉襟見肘，造成許多原本預定的功能都難以實現，日後如果有建置專案的計畫，我會建議高階長官要先明確定定義好內部利害關係人，並透過事先定義好的目標，優先討論專案的高階需求，並具體定義好專案範疇，並定義好時程、成本、小組成員，再請本局挑選好PM，並希望他能具備良好溝通能力，並與小組成員共同辨識出可能得風險，才能讓專案一次成功。

接下來就是希望能透過自身的影響力，讓本局甚至市府能挑選更多優秀的同仁參與PMP的培訓，將專案管理的精神納入組織文化之中，才能讓各種專案建置有個基本框架，一方面可以降低失敗的風險，再來也可以讓同仁打造出經驗學習資料庫，避免人才流失而造成組織的斷層，也能讓政府效能更加精進。

作者：黃士桓, PMP

作者簡介：

作者服務於臺北市政府消防局，目前已從事消防工作20餘年，參與過921大地震、象神納莉颱風、復興空難、蝶戀花遊覽車事故等，目前因為資訊專業能力借調至資訊室，目前主要負責工作內容為消防局資訊系統建置專案小組成員。

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【一分鐘學專案管理】一個專案最重要的事情就是產出『可交付成果』

【史荳芮：可交付成果】

https://youtu.be/I1RCNHMQGeQ

『可交付成果』就是專案過程中，完成的具體、可被驗證的中間產出物或最終產品，可能是專案管理計畫書的文件、產品、成果或提供的服務。

想看更多影片，也可以參閱史荳芮小姐影音資訊平台: https://reurl.cc/Qd2

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