rogersnotes 20200723： Spotify 敏捷翻譯影片線上看！深入了解敏捷實務！工作夥伴散落在世界各地難以溝通嗎？了解虛擬團隊的溝通方法來解決工作困擾！】

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如何在公部門快速應用專案管理知識於實務

前言

在考PMP之前，本身就已經是專案經理的我，帶過大大小小的專案，一直以來總會遇到一些問題，最稀鬆平常的狀況就是「時程延遲」不然就是「資源不足」，最大的問題也遇過長官突然想終止專案或是外包商怎麼樣都達不到品質要求，而導致專案大延遲等狀況，然而問題來了就是要解決，當有些問題遍尋專家及資深前輩都無果後，只好摸摸鼻子上網膜拜谷歌神，但每每搜尋完後，總會在很多人的訊息中看到PMP知識領域的影子，激發了我的求知慾。

總是在遇到問題後，才會翻閱解答跟書本，我對於PMP的範圍總是瞭解的很淺，前陣子剛好因為要開立全新專案，所以有天就心血來潮的找了幾篇描寫範疇管理的文章，想來加深自己的管理面向，什麼是所謂醍醐灌頂，我那天總算有所領悟到了，太多太多以前找不到的解答的問題，依依浮現在腦海，看著文章想了一遍又一遍，來回詢問自己「這不就是當初的那個狀況嗎?」原來之前某個專案的問題，最根本的觸發就是範疇太過發散，一直想著這狀態如何去管控，忘記了其實要搭配著不斷修正與跟利害關係人保持著有效的溝通，看完後，激起了想來學習PMP的決心

這時有點後悔以前聽從了前輩說過的PMP無用說，認為比起學習知識，應該累積實務經歷，但沒想到專案管理其實是知識與實務相互撞擊，不斷修正堆疊才能發揮出專案管理的精神，奉勸有時候只聽到片面之詞而覺得某個學習事物不切實際時，不妨自己找一個安靜時間，把自己沉浸在裡面，從執行的經歷中判斷到底是不是自己需要的，就不會錯過一個突破自己的機會，以下分享是我在考取PMP實際結合實務後，歸納出的心得。

【明訂出專案變更的規則】

很多時候我們在規劃專案時，總會想要一步登天，僅靠幾次會議後，團隊就會去定調這專案全部的範疇與方向，再依照這初步的規畫走到最後，往往這中間就會發現，規劃的面向與實際現狀脫節或是錯估局勢卻未發現，風險產生沒來及防範與思考，以前總會歸咎於可能是時程太趕亦或是預算不足所導致，驗收最終成果時已經跟原先規劃的大相逕庭了，各種荒妙的狀況在考上PMP後，再仔細回想，就會發現當初被罵得狗血淋頭的種種血淚，有些根本能得以避免掉。

回到專案管理面向解說給大家聽，舉幾個最常發生的實例來說明，所謂的「契約變更」最常發生在需求有所改變或是預算增減，而我最常處理的事件，是專案的利害關係人時不時的增加需求，他們總是會語帶堅持並懷抱強烈的希望專案能夠加速完成，以往這時總是會直接跳過評估，直接契約變更，完成後才發現範疇擴大加上資源沒增加以及預算吃緊的狀態，往往製作成效極差，品質更是壓線過關。

在PMP十大領域知識中，任何變更都需要走整體變更控制流程，利害關係人（例如：長官）提出變更需求，將會由專案團隊紀錄變更，受理後再分析變更的影響，設定批准機制，小變更指的是不涉及基準變更的狀態，例如：網頁所有文字都加粗等需求，專案經理可以直接決定是否批准這些小變更；但若涉及基準改變、重大變更抑或是緊急狀況，則須由變更管制委員會(CCB)批准變更，在變更經審查批准後，要先記錄變更結果，更新專案管理計劃書和專案文件，然後通知受影響的利害關係人，才能帶領專案團隊執行變更的動作，一連串的程序看似複雜但卻能讓專案順暢的走到最後，在變更時總有盲點，往往是一步錯，步步錯，嚴謹的變更程序能為專案的品質把關，也能讓專案團隊依照規則做事，有所依循的完成專案目標。

【充分發揮逐步完善功效】

前面跟大家分享了變更管理的重要性，在專案在開發時，選定的開發手法也很重要，常見的有：瀑布式開發(Waterfall)、迭代式開發(Iterative Methodology)亦或是現今最火紅的敏捷式開發（Agile Methodology），不論選擇哪一種，都需要符合專案適合的開發特性去評斷，當然可能也需要考量企業環境因素來評判。

在接觸的實務中，最常使用的是瀑布式，教科書曾評論它是最容易管理的模型之一，需要在專案執行前都規劃好每個階段的具體可交付成果和審查程序，按「評估、需求、規劃、執行、結案」等階段順序，一個程序接一個的來完成專案，由於開發模型是線性的，只有等到整個過程的末期才能見到開發成果，增加了開發風險，尤其在變更時常發生的狀態；在接觸PMP後，有一次上課時，因為一次的一案通作業，被老師點出關鍵，認為執行這樣需求的專案，應該採用迭代式或是敏捷式，在開發初期能看到一些正在交付的工作與成果，並在整個開發專案中做出決策和變更，更能將專案管理得更好，的確在後續實務中，改採了這樣模式後，專案也順遂許多，透過逐步完善，一點一點的修正方向，更體悟到知識應用於實務的魅力。

【Lessons Learned之必要】

最後想跟大家強調一下知識傳承的重要，曾聽一前輩說過，知識傳承說到底不就是一堆檔案文件，而且要翻的時候可能還嫌棄過時了呢。但這其實算公司重要資產之一，相信所有企業都有知識傳承的方法，不同點可能只是在於怎麼紀錄以及怎麼被拿出來使用而已，好的經驗值得被傳承，專案雖然最終目的是為了最終的可交付成果，但實際能為公司創造出無限價值的莫過是Lessons Learned，它包含了專案的回顧與評價、預算的執行、結果紀錄、相關文件製作、利害關係人管理、時程的掌握、資源的應用、採購的公告、品質的檢測與風險的管控等。

在專案管理最有血有淚的過程，都清楚的展示在文件中，是最有價值的工具。而流水帳有流水帳的好處，惡魔藏在細節裡，永遠都不會知道少了這一步驟到底會造成專案多大的損失，另外上課的好處就是能聽到各大行業的知識保存的方式與管理，討論中也能吸收到許多優秀的方式，專案中任何時間點都值得被分析並記載下來，而非僅在最後做總回顧時需要，因為到那時，結案的愉悅應該會讓人忘記所有的辛酸血淚。

歸結PMP如何執行有效地記錄Lessons Learned，首先得先找出專案過程中可以改善的以及做錯的部份；再去紀錄是否有可行與高效的方法，過程中務必完整記錄下這些發現，最後將這些知識紀錄後，歸檔於經驗學習知識庫供日後查找使用。知識與實務息息相關，如何應用於各大專案中，要靠所有專案經理的努力，共勉之。

作者：羅珮婷PMP

作者簡介：於2020/6/8正式成為PMP。目前工作內容是於臺北市政府擔任專案管理一職。主要評估專案的可行性與掌控專案的執行。

曾任教於泰國藝術大學擔任講師，後來進入業界擔任專案經理，PMP的十大知識領域猶如秘笈般讓我快速的掌握要點，要如何融會貫通於專案中，我想是很多人考上PMP後致力實踐的道路，也是最好驗證知識與實務結合的有效途徑。

【敏捷影片線上看！帶你一起了解Spotify的敏捷之路！】

這兩支影片是Roger老師在5年前與15位志工用敏捷手法一起翻譯的，

算是我敏捷虛擬團隊的處女作。當時不像現在帶的敏捷團隊已經可以達到100人的規模。

這兩支影片在YouTube其實流傳很廣，但是都不是原作者Henrik所上傳，

所以有一陣子看到非這兩支影片的原作者都被要求下架。

我和原作者Henrik溝通了半年，總算說服他答應把我們翻譯的繁中字幕匯入他的影片了，

這應該是永久的，以後不會被移除。

Spotify Part 1: https://youtu.be/Yvfz4HGtoPc

Spotify Part 2: https://youtu.be/vOt4BbWLWQw

Spotify是全世界線上音樂做的最好的一家公司，也是少數敏捷公司有上市的，

這裡面的敏捷模式是Spotify自己發展的敏捷模式，很有啟發性，歡迎觀看！

更深入探索敏捷，.歡迎有興趣者請點以下連結，加入敏捷社群Line等候大廳群：http://line.me/ti/g/qKJvgkHV8L

【工作夥伴散落在世界各地難以溝通嗎？了解虛擬團隊的溝通方法來解決工作困擾！】

您是否常常因為無法面對面與成員溝通而困擾？

多種部門共同合作讓你不知道如何溝通嗎？

想法無法及時被討論讓你覺得很麻煩嗎？

虛擬團隊正是解決以上問題的一個好方式，我們常常區要跨地區、跨國家的雨團隊或是利害關係人溝通協調，此時就需要使用虛擬團隊來讓彼此的溝通搭上線！

減少彼此的時間與認知落差，可以更快速地使專案達成目標哦！

本週Miss 史荳芮帶您深入了解「虛擬團隊」如何應用在職場上，讓團隊可以打破地區與時間的限制！

請密切鎖定本週五20:00 史荳芮的最新影片帶您深入了解虛擬團隊的技巧！

史荳芮影音頻道:https://www.youtube.com/channel/UCpmqskRinqLDF8f1fBit66g/featured

史荳芮的探索之旅即將展開，趕緊搭上專車，一起跟我進行有趣的職場探索吧!

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這樣才能第一時間收到我的上片通知喔！

對了！我也很喜歡幫助他人，如果對於發布的影片有任何建議及回饋的話，又或者你們希望看到史荳芮製作甚麼系列主題的影片，都歡迎在影片下留言，我會盡可能完成你們的願望清單！

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