rogersnotes 20190822：慶賀 CNS 21503專案集(Program)管理國家標準公布 & 財務團隊成功心法9/12(四)12:00-13:00 『專案職人SHOW』直播敬請鎖定

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【慶賀 CNS21503 公布】

CNS 21503專案集(Program)管理國家標準已由經濟部在6/27/2019 正式頒布，台灣已有四個專案管理國家標準，充份與國際接軌，這可使政府及大型企業在專案管理領域的高度發展、讓專案管理制度更加完善！

跨領域之PMP運用－這個時代需要的軟實力

一、前言

自小我做過很多份工作，包含老師和創辦補習班、行銷公司、代理商等等。過去工作都是以自身的經驗論在做事，時常需要通過碰壁而修正自己的觀念。用身體來學習教訓，效率低而慘痛，虧錢時會很心痛。如果只是一個安份而穏定的工作，不講求什麼突破或成就，其實就不需要去想這麼多。但是奮發向上的人，一定會遇到各種挫折，這時學習就顯出其重要性了。如何逹到最有效的學習，得到各種軟、硬實力，才能體現出一個人的價值。

硬實力方面，我自醫學院時期都有專業化的訓練。而軟實力一直是這個現代教育體制下缺乏的。通過學習PMP，鍛鍊自己的邏輯和管理知識，這就是一種很強的軟實力。這種軟實力，不只是運用在狹隘的專科領域中，而是可以應用在所有從大到小的領域，例如一個餐會的安排，到一家公司的創立等等，甚至人生的各種安排，都是一種專案。

二、專案管理概念的重要

PMP的概念明確的區分專案和作業的區別：專案是一個有始有終、有獨特產出的、會逐步完善的過程；而作業則是重複性的、沒有結束的過程。以我本身的個性，我不喜歡重複性的無趣的例行公事，所以我所做的事都是有壓力有挑戰的特殊產出事務，PMP就對我幫助很大。

例如我當代理商時，如何定義我代理商品的範疇、風險、貨品時程期限、利害關係人安排等等，都是需要用到PMP的概念。

如何沒有好好的規劃，而魯莽的投錢去做，最後吃虧的一定是自己，不僅浪費和金錢也浪費了時間，得不償失。一開始把想做的事先做可行性分析和成本效益分析，去計算這件事該不該做，做不做得成。接著就去思考如何把它做好做成功，先設立好章程，確定自己能運用的權力和資金，才能把握有幾成。

接著一定要去計算風險，畢竟風險是決定專案成敗最重要的其中一步。若無風險，專案大多會成功，但這怎麼可能呢？事先想到風險，就能留好應對方式和後路。若此風險太大，甚至會讓我們打消做此事的念頭。

很多人對於管理是沒有概念的，對很多事都得過且過，到最後一敗塗地而不知道原因在哪。這樣連學習的機會都沒有，只是浪費人生。

專案管理除了提供一個做事的參考方向以外，也提供了很重要的學習和紀錄概念。通過不斷的學習和紀錄，讓下一次可以做得更好，這就是PMP的逐步完善概念。紀錄這次失敗或成功的原因和應對方式，並提供建議，這樣未來再遇到類似的事時，就可以參考而解決此事。這種共好、互助的概念是非常可貴的，值得應用在各種工作和人生大事。相對的，若缺乏這種概念，那就是一個不會學習教訓的人，不斷的浪費時間在碰壁和消耗上。

雖然專案是有始有終，但我們留下的經驗知識寶庫，可以有利於我們下一個專案，或之後的後輩，讓下次可以更順利，不用犯相同的錯誤。這樣不是很棒嗎？因為有這個制度，我也可以從前輩的資料庫中得到寶貴的經驗，省下我很多的時間和金錢。

三、PMP的實體運用

設立手術房時，首先就需要有設立章程的概念：取得投資金主的授權和資金運用權，並了解老闆們到底想要我們提供的是哪一類服務？是單純的微整型呢？還是也需要局部麻醉手術？或甚至全身麻醉型手術呢？

每一種要求的手術房都有不同的規格要求和人員配置要求。風險、成本、時間也各自不同。是否在訂購手術燈到貨前，就可以先打廣告並施做微整型和局部麻醉手術呢？是否先請兼職助手，待全副麻醉儀器到位後，再聘請全職助手？還是要等到客源已經穏定之後呢？這些都需要事先明確的管理。

四、規劃風險管理與回應

在做各種專案時，通常會人算不如天算，出現各種新的風險或議題。而事先規劃和當下的快速矯正就非常的重要。例如：某廠商突然無法準時到貨，那我有沒有備貨或可借貨的名單？發生客訴，是否有請好法律顧問來應對這方面問題？

若發生了一些爭執或議題，馬上要紀錄並去查詢有無規定好的解決方式，而非放任的置之不理，以免釀成大禍。若無解決方式，就要馬上開會討論出權變措施，並把它寫進手冊之中。

五、衡突管理的重要

只要有涉及人的工作，都一定有衡突上的問題。人不是冷冰冰的機器，可以完全符合程式做事。人會有很多非理性的一面，而造成一些無謂的衡突或重要的衡突。這方面就是PMP中管理專案團隊的重要了。根據情況的不同，可以用合作、迴避、妥協、緩和等方式來解決。

例如某位客人需要進行何種手術，兩位醫師的意見不同，我們就用問題解決的方式，開會一起討論，到底怎麼做是最好的，來讓所有人都滿意。

而一些情況，例如美容師之間的爭吵，則可用奬金發放等緩和的方式，讓她們來共同專注在同一目標，去把手頭上的事做好。

六、結論

人生就如專案，永遠需要逐步相善。

沒有人是完美的，一開始就可以洞察先知，做出毫無錯誤的規劃，並完美的執行。我們只能盡我們所能，去做到最好，若有錯，就再修正，做紀錄，避免以後再犯錯。學習的可貴就在於此。

K.Anders Ericsson提出了「一萬小時刻意練習」的概念，其實重點不在時間長短，而在逐步完善、越來越好。重復性的事，做再久，也難以成長。而用心的不斷改進，朝完美邁進，就會越來越好。

每一次做了某個決定，一定要好好紀錄，並作為下一次的參考。若完全沒有方向，則去參考PMP的大觀念，邊做邊修正，得出自己的心法。以這種方式來做事，一定可以無往而不利，越來越順利。

作者：鄭明健, PMP

作者簡介：鄭明健，台大醫學系畢業，曾到韓國首爾大學醫院和泰國王子醫院訓練，目前擔任皮膚科主治醫師和整形外科美容手術院長。當過老師、代理商、辦補教中心、開設手術房、代言產品、創立Dr.T醫美、開班授班

不怕失敗！領導財務團隊走向成功的專案心法

在企業裡，財務部門就像是一顆心臟，掌握著公司重要的收入與支出。而這樣的財務團隊若有一位優秀的領導者，將能帶領團隊以更有效率的方式，管理財務、會計、成本及投資分析等公司核心命脈。領導者背負著一個團隊的成敗、經常享有更多掌聲，卻也背負著更多壓力。本月直播邀請到益誠聯合會計師事務所所長謝宗翰，同時擁有三張專案管理國際證照的他，除了專業能力外，優秀的領導力更使團隊有漂亮的成績單，企業更能放心交辦任務給他的財務團隊！

9/12(四)12:00-13:00 『專案職人SHOW』直播，

就讓我們一起學習他的領導心法，帶領團隊走向成功！

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【敏捷式管理思維培養】敏捷思維是一種好習慣

【敏捷式管理思維培養】敏捷思維是一種好習慣

什麼是「敏捷思維」?

敏捷的議題這幾年來快速地興起，然而敏捷這觀念及方法不只是應用在軟體開發上，我們上期也提到了許多敏捷的跨界應用，如目前熱門的精實創業（Lean Start-up）、或上一期介紹的敏捷行銷（Agile Marketing）。雖然敏捷的好處很多，但若是你打算將敏捷開發的好處推廣給你的團隊、甚至完全沒聽過敏捷且非軟體背景的高階管理者，該如何做會比較有效呢？可先從敏捷思維的建立做起。

「敏捷思維」是一種mindset，一種認知，一種文化，它讓團隊成員對敏捷精神及作法有基本的認識，當團隊成員都有了較一致的想法，自然形成一個團隊文化。我們上次提到了一些敏捷開發的幾個重要精神及原則，本文我想特別說明這一點─「使用者參與並盡早取得回饋」，若能讓公司管理階層及團隊所有成員都能明白了解它的精神，並在每日的工作內容中不斷地提醒自己或團隊成員實踐，定能有事半功倍之效，自然就會培養團隊成員的敏捷思維了。

使用者參與並盡早取得回饋 – 如何培養以使用者為中心的思維

這點是大多數團隊常常忽略的，關在辦公室中「想像」使用者的需求，或是由工程師的觀點，自己認為使用者要什麼，筆者提出幾種團隊可以練習的方法，這些作法很適合在團隊一開始要導入敏捷前，先讓全員都能上的訓練課程，你們可以在公司內部訓練時去演練，再逐步內化到每日的工作中，讓團隊成員能以使用者為中心的思維。

1.邀請真的使用者來說明使用產品的心得，然後多問為什麼

邀請真的使用者來現身說法，類似的作法有focus group，focus group的執行是比較花工夫的，但是在訓練課程時，可以讓使用者來說說使用產品的好及不好的經驗，在詢問時，盡可能多問為什麼，以下舉個例子：

產品經理：「請您自由地說說我們產品哪些地方設計得不好」

使用者會說：「我覺得這產品UI設計的不好用」

請馬上再問：「為什麼你覺得UI不好用？」

使用者回答：「這上面的選單容易按錯」

再追問：「為什麼容易按錯呢？」

使用者回答：「因為選單很密集，很容易按錯」

由上述例子你可以發現，多問為什麼，才能幫助你找到Root cause，得到真正的Insight，而不是表面的現象，這才有助於你後續的改善。

2.試著讓團隊成員輪流當客服

當產品上線或服務正式營運後，若初期能讓產品開發團隊成員輪流排班當客服，包括產品經理甚至 programmer，真實聽聽使用者對於產品的使用經驗，不論是好的，壞的，因為在第一線你會聽到真切的使用者遇到之問題，他們是如何操作你的產品，甚至也可以從對話過程中找出使用者真正的pain point，通常你會意想不到各種五花八門的答案，甚至有些是你們團隊從來沒想過的需求。

在一個大型的企業中，通常客服是由另一個部門來執行，雖然客服也會定期整理report給產品團隊以了解使用者回饋，但在於時效性較難即時，通常產品或服務剛開始營運，初期的使用者聲音是很重要的，再來若是報告的整理是由客服人員的角度所做出來的，可能已經過濾掉許多重要的資訊，你會因此喪失在產品營運初期有機會可以更敏捷地回應及改進，身為敏捷信仰者要不斷從feedback 中精進你的產品。

3.只產出對用戶有價值的東西，減少浪費

「浪費」在敏捷的精神及思維中蠻關鍵的，但浪費這個字眼在軟體開發上不是很容易從字面上理解，在此舉一些浪費的例子及可能的解法（這沒有正確唯一解，視團隊狀況都有所不同）

「那些不能為用戶帶來價值的功能，但你們團隊還是把這個功能放上去了」。可能解法 : 在時間及資源有限的狀況下，先做Priority最高的功能，而不是什麼都做。

「做了對使用者、開發團隊都沒有參考價值的文件或報表，只有你自己看再也沒有人看」。可能解法：只做需要的文件／報表，該文件／報表最好還可以從系統自動動態產生。

「過度計畫 - 一個全新且還沒能很確定用戶需求的產品，身為PM的你還沒執行就花了三個月做一個漂亮的紙上報告」。可能解法 : 先從小計畫開始，有了初步的計畫就可徵得stakeholder的支持，先行透過一個短循環試行你的小計畫，再行修正。

「半製品 – 花了三個月時間做了一個會動的prototyping，才發現沒人要」。可能解法 : prototyping不一定要真的寫出來，也可以是畫出來的UI草圖、一個簡單的動畫可以向使用者說明產品概念。

「一個工程師花了不少時間寫了一個元件，最後發現有現成的API可以用」。可能解法 : 在每日立會時，詢問同仁有無相關的實作經驗，以減少自行摸索時間。

身為敏捷團隊的成員，可透過每日立會時，隨時提醒大家，我們這樣做是不是一種浪費? 有沒有更好的作法? 透過這樣的反覆思考及互相提醒的默契，定能事半功倍並減少浪費。

4.建立可以持續且即時取得使用者回饋的機制

取得使用者回饋的方式很多種，以微軟的Visual Studio產品為例，我們在線上blog及使用者論壇（forum）會收到許多使用者的使用問題，這類的問題收集會是一個很好的改版參考。

另外像微軟 User Voice 網站，會了解使用者最想要的功能，並開放給使用者來投票，票選最想要的功能，身為PM或是產品團隊成員會依據使用者回饋、優先順序及目前資源狀況，來決定下一個改版。

另外一點是，要讓使用者很容易地可以隨時反應問題或回饋，例如：Visual Studio 2013 版本，在使用的過程中有遇到問題，或是建議，可直接在功能選單中用文字的方式回報，也可讓使用者選擇是否自動貼上screenshot讓產品團隊了解使用產品發生問題當下的畫面，這些都是取得 user's feedback 的機制。

若是透過Focus Group定期取得使用者的回饋也是一種方法，當然這比較花時間，但若是一個新產品上市的產品定位設計，就是一個很好的方法取得代表性使用者的使用經驗。

培養敏捷的思維如何開始，本文僅說明「培養以使用者為中心的思維」，你們可以在公司內部訓練時去練習看看，進而融入在日常工作中，希望本文對你們的專案管理及產品開發工作有所幫助。

文章來源：《專案經理》2014年8月號雲朗觀光的專案管理

《專案經理》雜誌歡迎訂閱 https://www.pm-mag.net/index.aspx

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