rogersnotes 20190725：長宏學員獨享免費線上課程活動分享 & 職場鍊「金」術？8/2(五) 16:00 鎖定『專案職人SHOW』直播

一、社會新鮮人通病

環境培養人，人若一直待在自己的舒適圈是會大幅降低自己的發展可能性的，而台灣對學生的大環境實屬舒適。根據統計，2015年台灣大學指考錄取率高達95.58%，相較於3%的2015年度世界最難考大學印度理工，台灣競爭相對較低，學士學位成為最基本門檻，碩士畢業生更是滿街都是。

低入學門檻、低畢業門檻，在安逸的學生生活畢業，習慣了從小學到大學16年的填鴨式教育，一進到職場的新鮮人，多數會赫然發現職場不如學校可以一個指令一個動作，上司不會告訴你報告怎麼寫、格式長怎樣、要寫幾個字，相反的給你一個專案，你要自己去思考，學會問問題，學會找資源，現在新鮮人因與過去國小到大學這16年的習慣不同而充滿挫折，最後對工作熱情被消磨掉，剩下機械式的思考與庸庸碌碌平凡的生活。

現代社會新鮮人多數不懂的問問題、不確認目標目的、不釐清老闆要的是什麼要用什麼手段達到，甚至連老闆都不知道自己要什麼，在沒有共識的情況下埋頭苦做，最後浪費時間、浪費精力的例子比比皆是。這些問題讓社會新鮮人難以成長，也讓老闆主管們相當頭痛。

我很幸運，在大學有幸接觸了初淺的專案管理知識(CAPM)，第一份工作的老闆本身是PMP，也很鼓勵員工進修、學習專案管理相關知識。更安排新進員工上他準備的專案管理概念，讓我減少可能被浪費的時間。

二、專案管理思維

簡單來說，專案管理是一種被統合出的思考、做事方式，其中有絕對需要遵守的，也有可能依時間環境改變的。其中他建立最重要的概念是在專案執行前的所有工作，有多少人拿到專案、工作，就開始埋頭幹，不事先思考，只用走一步算一步，過完今天在考慮明天的想法來面對工作?又有多少人在做了很多就發現已經偏離軌道，所作沒辦法達到最初的目標?

做專案前，需要釐清老闆想要的專案目標是什麼，事前評估，決定專案Go or no Go? 做什麼? 做多少? 怎麼做以達成目標目的?釐清所有狀況後需要確認所有利害關係人是否有共識，其中最重要的是蒐集關鍵利害關係人的看法，並針對專案彙整出有用的意見，找出執行專案的方式，並且得到專案發起人的授權，讓專案執行上師出有名，比較不容易被組織單位經歷刁難，能拿到應有的資源。

以一小型專案為例，社會新鮮人收到上司的交付工作後，第一步需要確認是否正確理解上司的意思，並考量公司的營運需求，評估專案可行性，確認可行後，才開始規劃，規劃在被利害關係人接受並授權後才能開始執行。

用專案管理的思維來執行專案在剛開始一定會比較花時間，但在經驗的累積上，新鮮人很快將不再表顯出只有新鮮人的程度，會一步步的成長。在每個專案前期或許會花比較多的時間與精力，但絕對比執行後出問題，做白工後再找尋替代方案彌補節省公司資源。

舉例來說，A與B是同時進入公司的新鮮人，同樣順遂的完成大學學業，唯一的差別是：A有著專案管理思維，知道規劃重於執行；B沒有專案管理的概念，老闆給A與B一人一個專案。A在確認老闆要什麼後，確認專案執行的可能性後，請老闆給予他專案授權書，確認他的權柄後花了時間釐清專案的利害關係人，並調查利害關係人的需求，將利害關係人分類管理，又花了許多時間與精力規劃，製作出專案計畫書，並在專案的規劃後期取得利害關係人的共識；B在老闆告訴他專案內容後，抱著做一步算一步，邊走邊規劃的心態開始執行。

在取得專案團隊時，A因為有老闆的授權書，且與組織功能經理早有共識，順利的取的資源，建立專案團隊。B卻因為沒有授權，也沒與功能經理協調過，造成資源無法在時間內到位，不僅拖延了專案時間且花了更多的經費向外部取得資源。

在執行遇到狀況時，A依著原本計畫書中的應變計畫，完美的解決問題，當面臨不在規劃中的問題也依照規劃書中的變更規劃，提出權變計畫，變更計畫，陸續執行，同時藉由監控，不斷審視專案是否在控制範圍，是否有超出規範，將損失降到最低。當B遇到狀況發生時，因為沒有事先設想、事先計畫，所以發現問題時，損失已經擴大到損失公司商譽的情形，公司不僅花了大錢去彌補所造成的傷害，廠商對公司開始有微詞，B也開始懷疑自己，對自己越來越沒有自信。

專案進入收尾的步驟，廠商來到公司檢查貨物品質，A在過程中與廠商保持密切聯繫，知道廠商的每個對專案的想法，也不斷跟進，確保品質，廠商對於A與專案成果相當滿意；當B到驗收階段，廠商對於成果相當不滿，認為B是為不合格的專案負責人，產出物沒有根據相關人員的意見進行修改，老闆在得知廠商意見時，認為B沒有將利害關係人管理好，溝通也出了問題。

專案結束了，B對自己沒有自信，覺得挫敗，明明自己依照老闆一開始的要求，最後卻沒有達到一開始訂下的目標。兩三次後，B麼衝勁被磨平了，轉調成行政職，庸庸碌碌的繼續自己的職涯。

相反的，A因為有著專案管理的思維順利完成專案，不僅取得成就感，也得到老闆賞識。一路上，雖有遇到狀況卻也一一解決，幾年後成為獨當一面的專案經理，擁有自己的一片天地。

當初入社會的新鮮人擁有專案管理的思維後，做事有方法、有依循的模式，與其他專案管理人員有共同的語言，容易取得成就感，降低挫敗挫折感，保持對工作的熱情，願意持續努力，進而打造自己的天下。