rogersnotes 20180913：科技業的專案管理怎麼做！9/28(五) 10:00點準時直播就在『專案職人SHOW』

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探討政府採購標案規劃與專案管理之應用

一、前言

政府標案，在小市民的眼中，是大公司才能做的事，在大公司眼裡，是低價搶標的紅海，不了解政府標案的人定義它為「肥肉」，參與標案的人卻常處於「食之無味，棄之可惜」的困境，而執行標案的人，卻常只能用「力不從心」來表達箇中滋味。這是個弔詭的迴圈，似乎似沒有人從中受益。當然，一定有人會反駁，如果真是如此，那層出不窮的弊案是怎麼一回事，官商勾結，財團獲利炒作，又是怎麼一回事。我想，我該再補上經濟學用語「假設其他情況不變」下，來為我的前言作註解。執行了多年的標案規劃，也因為身在其中，更能了解「制度沒有問題，有問題的是人」這句話的涵意，每一個制度能夠施行，一定是經過許多專家學者的研究、認可，才得以推動、執行，但人是活的，制度是死的，在資源有限的情況下，我們一定會試著找尋效益最大的可能，所以問題產生了。標案有大有小，如同每個規模大小不同的專案，會衍生的問題也不盡相同，而人的問題，卻免不了的一直存在每個專案中，在PMP考試的情境題，時時以PM面臨各種不同”人”的問題來命題，如:跨級領導、衝突管理…等等，看似貼切又難以選擇出正確答案，我想，這也是PMP考題的深度與靈活度所在，無法透過考古題及死背來得分，因為人是活的，角色是活的，題目就是活的，不同立場需透過不同的管理思維來處事，我想試著從”人”的角度來觀察，作為探討標案規劃與專案管理應用之切入點應是較為生動的。

二、辨識利害關係人與規劃

在專案管理的起始流程組，我們將利害關係人的需求概分為「範疇的需求」及「資訊的需求」，從政府標案的角度而言，為求公平、公正、公開，且避免不當限制競爭之虞，故在公告金額十分之一(新臺幣10萬元)以上之採購，皆需經過公告程序，符合招標文件規定之投標廠商皆得參與投標，另政府採購更別於一般私人商業採購，所需遵循之法規及條款甚多，故其所涉及之外部利害關係人層面更廣，故倘能在購案初始階段即能了解利害關係人之需求及期望，並明確納入利害關係人登入表，擬訂管理策略，在標案規劃階段，透過良好的溝通將資訊傳達，如此更能符合採購法令要求之公平、公正、公開原則。另採購規格、範籌，因係涉採購機關預算及廠商利益，故建議在規劃階段應透過公開的說明會，徵詢需求、製定採購規格;而在執行採購階段，經由明確之商源評選準則評選出合格廠商，或透過競價方式，擇出得標廠商，如此，在標案執行上，應得避免許多因為溝通不良或資訊不對稱所產生的誤會及爭議。

三、執行專案階段

在專案人力資源管理的流程中，「獲得專案團隊、」「發展專案團隊」、「管理專案團隊」為執行之主要三階段，在政府採購標案之執行階段，專案團隊人員多為公務人員，如韋伯的官僚制理論(Weber’S bureaucracy theory)所述，在官僚組織中，由制度規定組織層級、部門劃分、職位設置、成員資格，因此能夠形成非人格化的層級節制體系和部門結構，組織成員是否勝任職務僅僅取決於他的能力，而不是取決於他對組織領袖的個人忠誠和個人依賴，故敝人認為，在政府購案執行階段中，透過「管理專案團隊」將整體專案效能提升，及運用「管理利害關係人」階段所產生的議題紀錄，循序解決”人”的問題，相較於「發展專案團隊」而言更為專案成敗之關鍵。

四、監控專案階段

政府標案在決標後進行履約階段時，往往容易因為機關書面契約之規範與廠商認知有所差異，導致在交貨驗收時產生履約爭議，倘若採購機關與廠商間未經過完善溝通，而單方面一意孤行，最終造成契約執行延宕不說，亦有可能進入司法程序，而成為雙輸的局面。而在專案管理之監控階段，即強調應持續滿足利害關係人對知的期望，透過逐步完善的溝通及規劃溝通管理和管理溝通的反覆運作，完成目標。在實務上的運作上，我們了解，契約條款的規範，通常保留部分的彈性及解釋空間，即便結案時須透過談判來作為了結，我們亦能運用在專案管理的學習過程中所學習之衝突管理工具朝合作(cooperation)之策略方向執行，達成雙贏的局面。

五、結論

在PMP的學習過程，我們透過十大知識領域的分解，探析47個子流程之投入及產出，並深入了解每個投入及產品的交互、遞迴關係，進而融入專案實務探討。如此重覆的練習能幫助我們更深入思考手邊的工作、專案，是否能透過專案管理工具更模組化，並運用專案管理的圖型工具來協助剖析每個專案。每一個專案完成，都是下一個專案的組織流程資產，透過專案管理的學習過程，有效率的分解手邊工作流程，我想，下一個專案開啟時，我一定能更精確的掌握時程、預算並達成目標的，也期待與您分享。

作者：邱資喬,PMP

作者簡介：國立交通大學經營管理所碩士，有政府共同供應契約採購標案規劃經驗。成為PMP之後，期待將所學之專案管理思維，導入負責之採購標案中，盼能在財政亦字、預算緊縮的困世代，以更有率效的方式執行政府採購，為國家及社會盡一份心力。

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