rogersnotes 20171207: 以PMP及Agile 敏捷手法在最短時效完成史詩級大型計畫─PMBOK V6繁中化計畫分享

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PMP實務經驗分享

因為在工作上本來就擔任專案加上人員管理的職務，在學習專案管理以及考取PMP證照後，馬上就能夠應用在職場實務上。

我任職的公司是標準的矩陣型組織，雖然我常會負責大小專案，但實際上我的職階並不是太高，因此原本在公司中常常面臨資源爭取困難，或是時程安排無法確定的情況。透過考PMP我學習到了章程、利害關係人和專案管理計畫書的重要性，因此在接獲專案任務時，我會先取得高階主管的認可，並且要求高階主管協助發起專案啟動會議，這樣在初期專案人員的取得上就不會遇到太大的問題，且有了高階主管的授權，時程的掌握上也簡單了許多，比較不需要再像過去一樣各個部門都要三催四請，或者低頭拜託各個功能部門主管協助。

再來是專案管理時的工具使用，實務上最常會用到的就是時程和人員、工作(工作包)的規劃，原本由於對各功能部門的細節工作並不了解，因此常常時程規劃上有誤，導致工作結果延遲被主管怪罪的情形發生，學習專案管理後，了解到「要請功能部門主管協助提供工作內容與時程」的重要性，從功能部門主管手中拿到評估文件後，再做整個專案工作和時程的規劃，就大大的減少了像過去一樣錯估時程的問題，而通常都是太樂觀，但實際上大幅落後的情況。

在安排專案時間排程時，因學習到時程工具，例如抓出專案的浮時、預估每樣工作最遲須開始或結束的時間，讓我更有效、正確的掌握專案的工作進度。例如每一項工作因為知道最快和最遲何時可以完成，所以在對上級作報告時，可以用較為保守的時程去做報告，因此若是某工作有稍微落後也不至於延遲整體專案進度，而受到上級責怪。也因為工作進度可以更準確的掌握，同時也讓主管或高階主管對於工作交給我時的信任度提高不少，這是相當有實感的差異。

品質管理跟監控的部分，也對專案成敗的影響非常的大。由於我執行的大部分是網站更新、改版相關的專案，所以中間執行的過程，去追蹤是否有符合規畫所提出的需求是相當重要的一環。公司人員因組織文化的關係，較難碰到相當有經驗的工程人員，因此較難以碰到溝通快速，或者會反過來對需求方提出建議的工程人員，大多數的專案執行期間，都會是完全依照需求內容所寫的事項去執行，然而因為溝通跟認知上面的落差，過去時常會有產生「沒有寫到就沒做」，或者是「有寫到但是沒有被完成」的工作的狀況發生。因此，用過去的傳統中小企業的習慣，也就是提出需求，並由功能部門去完成後續規劃、執行和保障品質的規則並不可行，因為這樣容易讓專案的成果產生相當大的落差，雖然執行的都是公司內部的專案，不會有專案無法驗收要賠償的問題，但也是會無謂地浪費時間與人力成本；而專案失敗導致無法完成任務，沒辦法對公司交代才是最嚴重的結果。

在學習PMP後了解到，專案並不能只是在最後作最終驗收，因為身為專案經理的自己若是在專案即將結束時才作專案產出的驗收，若是交付標的有問題，那整個專案輕則延宕，重則整個必須打掉重做，是完全的專案經理失職。在專案進行的過程中，針對每個產出作適當的了解狀況以及中途驗收，了解目前的進度和方向是否符合當初所提出的需求和規劃，若是符合則繼續執行並安排二次或最終的驗收；若是產出是與方向有偏差的，則盡快提出，並利用工具作肇因分析，了解出問題的原因可能是什麼?是溝通的落差，或者是人員能力的不足，並盡快尋找解決方案，看是再次溝通，建立更不容易產生溝通落差的溝通方式和管道，或者是發現人員能力不足，向功能方經理要求替換更有經驗的專案人員，又或者是發現因硬體或開發環境的不足，造成實獲落後，都可以幫自己找出問題並盡快解決，避免專案後續窒礙難行。

最後對我影響最大的就是利害關係人管理上面的學習，因公司是矩陣式組織，又各有高階主管坐鎮，因此常常公司內的專案會牽涉到的部門和主管相當多，如何利用工具去了解、管理每個部門的高階主管(也就是利害關係人)成了我在公司中相當重要的一個課題，而我覺得最重要的就是溝通的部分，要如何跟每一個部門的人溝通及開會也是一門學問，由於原本公司對於這部分就很講究，所以當初在念PMP的時候讀到，說每個專案經理人都會花80%以上的時間在做溝通這件事情，我是相當能理解的，畢竟很多利害關係人的情緒問題如果沒有處理好，可是會大大影響到專案進度的。

專案進行中，針對每個部門的利害關係人做出影響力矩陣，再編列出每位利害關係人的溝通管理方式，並且確實依照規畫執行，的的確確可以讓專案進行的過程還有結束時的驗收減少非常多的問題。例如，中途的確認會議或者結束時的驗收會議，如果每個決策都有透過E-mail或者電話告知相關的利害關係人，在有白紙黑字或者口頭認可的情況下，會議中若有其他異議，就會有人幫自己背書，不會因為中途開會，結果因利害關係人眾多，又大幅影響專案進行的方向，進而影響整個專案的工作排程跟時間，導致最後驗收無法如期完成。

考取PMP對於我這樣沒有管理學理論基礎的人來說，是一個非常大的幫助。除了感謝長宏專業且有經驗的教學系統，也要謝謝每位一同成長的讀書會共好同學們，和專業的老師及資深的教練，而雖然這張證照考取的要價不斐，但是考取後對於自己工作上的幫助，價值是遠遠大於花費的金錢的。

作者：嚴敏心

作者簡介：嚴敏心，於補教業擔任網路行銷，主要工作內容為公司七大官網之網站維運、網站規劃、及網站功能開發，站工作時間最多的事情就是要與不同部門的人做溝通及協調，學習PMP之後，更能充分掌握溝通的技巧，也能很快的抓取彼此溝通的底線在哪。

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