rogersnotes 20170105: 2017專案管理重要活動：起草計畫管理法案台灣版，立即讚聲並加入FB社團

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如何透過五大流程找出問題，以逹到營運目標

在組織工作近15年，從小職員一路做到經理職，大大小小的專案也完成不少。這其中，有不少的學習經驗，慢慢累積成組織的LL，不間斷的修正及傳遞，但每每完成一個專案，結案報告總是無法逹到預期中的美好，除了最省時間的LL學習方法，還少了團隊的共識，以至於無法做到訂立的目標，上完PMP之後，才發現，其實有很多觀念及做法，要去修正及執行。以下，是我整理的問題，再此提供給大家：

專案：產品開課規劃

【起始階段】

1.老闆授權PM，請PM針對目前的課程做調整或開發新產品，以逹到組織經營目標及商業利益。

2.辦識相關利害關係人：確認此產品也府合他們所要的。

問題：

1.未能準確收集到所有重要的利害關係人的需求，故產生的結論，無法滿足大部份的消費者，造成此開發產品閒置，也浪費了時間人力等相關成本。

2.未能做好市場調查，針對現在產業結構，是否己有類似產品上市；若有，該如何區隔之間的不同及優劣，若市場調查不確實，則決策將導攻致錯誤的風險。

【規劃階段】

資深人員提供LL，非常重要，寫你所做。

1.專案團隊重要幹部及PM一同開會，討論針對新的產品，該如何規劃，例如：授課內容為何，時數多少，教材內容，針對消費的對象是誰，授課的老師選擇，產品的訂價，如何包裝行銷……等相關規劃。

2.訂立完相當規劃後，再執行前，須舉辦誓師大會，再次佈逹給所有利害關係人，PM的確立當責，目標的設定，所有利害關係人的權力及義務。

問題：

1.專案團隊有人員離職，沒有做好相關的LL，針對該有的流程或相關細節，並沒有做到紀錄及如何解決，或是執行狀況的修正，造成現在接續工作的團隊成員，要重新開始，有可能重覆同樣的錯誤。

2.溝通會議發言少，對內容不清礎，又或是不了解此專案實際目標，因未於一開始即參與此專案，即會造成對專案的認知不清礎，導致專案的失敗。

3.責任歸屬問題，在規劃階段，團隊成員須完成的任務，及該負責的部份，必須先明定清礎，以免推卸責任，總負責人雖是PM，但每個工作包，也必須有負責人完成，及監督之責。

4.變更管道設定，若於執行過程中，需要變更時，第一時間，須通知哪些利害關係人，且變更的審核階層，必須明定出來，以快速完成專案。

【執行階段】

做你所寫，所有的過程都要記錄起來，更新成組織流程資產。

問題：

1.人力的獲得、發揮及管理：相關人力都要到位，攝影組，教材室，招生組……等，這時許多的溝通正式開始，包含資源不足時，該如何調整。（設備品質不佳時，是否該購買新設備，投資的成本是否會回收，還是用租借方式比較省成本，這時即要討論自置或外購，若是外購，就又有合約上及廠商的詢價動作要注意）

2.招生組的團隊績效如何提高，每位同仁對產品的結構是否有充份的了解，當有績效衝突時，該如何化解。（團隊的衝突不論是績效或是工作流程，都必須第一時間處理，可以使用PMP教授的流程：先由當事人自行溝通，若無法溝通，則PM要下來溝通……等，再來才是主管協助處理）

3.與老師的溝通是否順暢，上課內容的導向，是否正確，請老師授課時，時間的安排及規劃，老師是否有充份的了解。（在此的溝通很重要：例如與授課老師的溝通，如果沒有緊密的配合及溝通，授課方向可能偏差，導致招生人員及消費者的誤解）

4.學生上課有問題時，該如何解決，每位學生的學習效果，是否有跟上進度，若缺課時，該如何補課。（招生組是否有建立關懷機制，針對上課的消費者，適度給多關懷及鼓勵，發現學習進度超前者，給予正面的支持，反之的同學，是否改變學習計劃，給予建議）

5.招生同仁於招生時，行銷的文宣品是否到位，在招生說明會上，該如何展現我們課程的優勢，讓消費者購買。活動結束時，招生檢討會該如何進行，針對消費者的意見是否採納，並隨時修正產品的走向。

6.風險的解決：例如教材的設計，不能抄襲其他授課老師的內容或引用他人資料，如何監控及把關，必須有個SOP，要做好事先預防動作，若發生此問題時，該如何立刻矯正，又或是沒有發現，當教材完成時，該如何立即改正，以免造成更大的損失。

【監控階段】

在這個階段最常出現的問題就是：

時間規劃延後或團隊的績效不如預期：包含新產品開發過程中，多種突發狀況無法照時程規劃走向，這時就要使用縮程法：例如每週增加授課時段，或是增加招生人力，調整方向。關於績效不如預期：會加強教育訓練，讓團隊成員，提高對產品的認同度，加強話術的演練，提高成交率。

【結束階段或專案】

這最重要的就是彙整流程過程中所有的資料檔案文件，變成一個檔案匣，收錄起來，在此過程中包含所發生的議題，是如何解決，有績效衝突時，是用哪個方案，消費者買單的原因，又或是與老師溝通時，老師的習慣問題……等，都必須做個紀錄歸檔，結束這個專案，再往下一個專案進行。

以上是我針對本公司目前正在進行的產品開課規劃，所做的剖析。最終目的，就是逹到公司所設定的營運目標，而常發生的問題，再此稍為點出也給同業們參考及互相改進的方向，謝謝。

作者：詹百依, PMP

作者簡介：詹百依，目前在台灣知識庫擔任經理一職，本公司主要業務是在探索及輔導學生及在職人士，針對自己未來人生的方向做規劃。先協助釐清未來走向，例如升學或就業，再進階至興趣探索，科系選擇，確定目標之後，再加以協助輔導，以逹到每位學生對自我目標設定。

2017 一起來做有意義的事情，一起來讚聲

https://www.facebook.com/events/1787899901449596/

Roger 老師需要您的支持及實際參與才有機會改變及讓台灣專案管理環境更好。

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以下是Roger 老師的宣言

「我」要讓臺灣更好，這個「我」，不只是代表發起人，還代表每個來參與的你

8年前，2000位PMP連署專案管理法案，鼓勵政府重大建設及專案皆需應用專案管理

但卻因PMP屬於國際證照，無法提案，最後無疾而終

8年後，當美國通過專案集法案(https://goo.gl/yGnKrF)時，又再次燃起了熊熊烈火

這正是8年前我們所要推動的法案，沒想到居然實現了，但是卻是在美國，不是臺灣

這法案是因檢視美國聯邦政府效率問題而發起

要求政府建立良好的專案集架構，並設立專職，方能有效改善政府運作、創造長期效益

現在的臺灣處於最低谷的時刻，更提醒我們必須要有所作為

中國對新政府的外交、經濟箝制，以及美國川普上任後的不確定性

種種艱辛的環境下，更需要用專案管理去提升我們政府機器的效能

因此，我想要號召一群有志之士一起來翻譯、研究這個法案 (https://goo.gl/qSTTET)

並召集5000位PMP，在2017/1/15正式向政府公共政策網路平台提案(http://join.gov.tw/idea/index)

於2017/2/28前一起讓5000位PMP附議，讓政府起草專案集管理法案

這提案如果政府接納了，政府主管機關會來主動請益如何落實及執行

如果未被接納，至少政府主管機關已經研究過、知道它的存在

日後遇到適當的時刻，還是有機會重新起草

無論如何，這絕對會是一場雙贏的提案 (電子附議 SOP：https://goo.gl/1qFsrm)

加入「起草專案集法案」FB 社團: https://www.facebook.com/groups/618041838401406

2016/12/20 發起

起草台灣專案集管理法案 3階段

第一階段：研究美國專案集管理法案

翻譯美國專案集管理法案及研究這法案的背景，及提議台灣未來如調整成符合台灣的制度的建言。

我們提案的平台是國發會的公共政策網路平台，預計1/15提案。

第二階段：提案政府並動員5000人附議

動員5000位人士在60天內附議這提案。

由我們這FB社群3天內快速凝聚了1000位人士，甚至包含許多名人及議員，可見我們做這件事情大家很有共鳴。

第三階段：政府起草台灣專案集管理法案，並送入立法院

假設國發會受理我們的提案，且接納的話，則會由主管機關起草屬於台灣的專案集法案，到時主管機關會召集民間三大專案管理團體及法案專家，一起起草真的屬於台灣專案集的法案，再送入立法院

而我們目前這法案研究小組，就是現在就是最重要第一階段基石呀，我們不是只是提議一個虛無虛無飄渺的很大的Idea給政府而已。我們是很盡責地了解這法案的內容，並給予如何客製化成台灣需求法案的調整建議。

>>邀請加入「起草專案集法案」FB 社團: https://www.facebook.com/groups/618041838401406

從魔戒看計畫管理─什麼是專案集？

什麼是專案集，這個魔戒的故事Roger做了最佳的解說

看完整文章：http://pmsuccess.dyndns.org/joomla/index.php/81-e/82-roger.html

在魔戒中，白巫師甘道夫站在一制高點指揮各大軍團作戰，當敵人還在遠距離之外，他下令弓箭手射箭，以嚇阻敵軍來勢；當敵人兵臨城下，則下令石塊部隊投擲石塊，同時並令弓箭手持續發射火箭好加強守勢；若敵軍即將攻破城門，則令步兵以刀劍守護城門，並讓弓箭手、投擲石塊軍隊持續掩護。當敵人攻破城池，他則率眾將領衝出，以步兵做短兵相接的戰鬥。

在專案管理角度來看，像甘道夫這樣的作戰指揮官便是計畫經理，各司其職的各個作戰部隊便有如各個專案，而其部隊首領即有如專案經理。這些部隊與專案工作者之間彼此看不到彼此，因此需靠作戰指揮官 (計畫經理) 統合不同長處與功能的部隊與資源，彼此相互配合，方能完成一複雜的作戰計畫或使命。

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