rogersnotes 20160811: 團隊溝通與績效對專案管理的重要性 & 週年慶第二波，最大獎iPad等你拿

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一、前言

話說專案管理課程包含五大流程、十大知識領域、四十七項子流程，洋洋灑灑的範圍、林林總總的專業，作為專案經理人還真無一可或缺。「師父領進門，修行在個人」，這一句耳熟能詳的諺語，就已經明白點出了學習是否能夠成功的眉角，長宏的Roger老師或其他老師只能在有限的時間，以系統化思維來指點方法、門路，但是能真正想要學到本領，還是要靠自己的體會和努力。

專案管理的十大知識領域中，僅就溝通管理、品質管理及時間(時程)管理的「加乘」效果，提出「溝通是有聽『加』有懂」及「績效是品質『乘』時效」的個人體認與看法，供大家參考。

二、溝通是有聽加有懂

溝通無所不在，溝通無時不發生，「說與聽」或「寫與看」的溝通角色扮演，隨時在轉換。我們也常常在各種會議場所，看到有人滔滔不絕、口沫橫飛地說著連他本人都不知道重點在哪的話題，台下的人有沒有在聽都是一個問題，更遑論要他們聽得懂？另一種情境，我們會聽別人表達事情，但只要一閃神，我們就很容易漏失他要表達的重點，而這種溝通過程就像斷了線的風箏，這些都是無法達到溝通的目的。

卡耐基曾經說過，一個人的成功，約有15%取決於知識和技能，85%取決於溝通，溝通是發表自己意見的能力和激發他人熱忱的能力。的確，善於溝通的人，往往令人尊敬、受人愛戴、得人擁護，所以善於溝通的專案經理，往往是專案成功的重要因素。

我們可以很清楚、很容易的學到各種溝通的方式、溝通的原則、溝通的方式，但是，真正會說話的人是會聽的人，在溝通的過程裡「聽」比「說」更重要。那麼，什麼樣的溝通方式，才能讓人感覺舒服，並有助於您的成功呢？有人說是讚美，只有讚美，才能使人達到你的要求，而不是批評、指責；有人說是換位思考，換位思考是瞬間轉化成對方的立場看事情，即「感同身受」的能力。當自己由對方的角度看事情，可以更容易知道對方需要什麼、在乎什麼，為什麼生氣或難過。一兩句說到對方心坎裡的話，很快能拉近距離或消除敵意，讓雙方聚焦在溝通的項目上。

所以，有效的溝通不僅要有聽到而且要有聽懂，其關鍵就是「關情上心」而已，也就是說「溝通是有聽加有懂」。敏捷專案管理是要建立以人為本的敏捷專案團隊，強調僕人式領導的詢問和傾聽，最重要的就是「主動傾聽」。僕人式領導者要傾聽、要詢問讓團隊思索的問題，只問而不講答案，藉由詢問問題，讓團隊思索解決問題的方法，這樣能建立團隊的強健關係，找到雙贏解決方案、減少衝突及促進了解，藉由這種詢問互動的方式，達到「溝通是有聽加有懂」的目的，就是這個意思。

三、績效是品質乘時效

一項工作、一個專案的的結束或一項成果的展現，往往涉及專案範疇、時間及成本三大限制之間平衡，而其平衡之依歸就是「品質」。省時間、省成本、追求利潤、追求績效，是企業使命、也是專案使命。專案經理做專案資源的配置、時程的規劃、預算的編列…等，是為了讓專案能有以更經濟、有效的方式達成專案的成功，講究的是「平衡」，而其求取的平衡點就在「品質」，總是要以仍能達成品質要求為依歸！「品質」是符合顧客期望的一種態度，此期望包括有形與無形的。有形的期望是你交付出的產出是符合品質標準的，而無形的期望則包括有經濟、安全、有效等指標的。

要完成任務、要做出產出來，就必須投入資源，這是很自然的道理，所謂要馬兒好又要馬兒不吃草，那是不可能的；而要完成的任務、要做出的產出是要能符合規格要求、能達成品質標準，那就也需要投入資源，也是很自然的道理。所以「品質」是要投入（資源）的，可以省，但不能省到做出來的東西，不合要求（專案產出的品質）；可以省，但不能省到不顧人身安全（專案管理的品質）。在專案限制之間的取捨，總是要以仍能達成專案品質標準為基準！就如同專案範疇管理一般「不多、不少、不鍍金」。

談完品質再來談談績效，為什麼總是「做到流汗」，卻被長官「嫌到流涎」？為什麼別人表現沒有我好，但是升官發財總是別人卻沒有我的份？這些都是職場常有的抱怨，究其根本就是績效認知的問題。績效管理、績效評估有各種不同的理論與方式，但老闆怎麼看員工的個人的績效或團隊的績效？最簡單的方式就是「績效是品質乘時效」，研擬計畫或執行工作千挑萬選、精雕細琢，最後端出一個品質100分的作品，但完全沒有掌握時間要求，過了時程期限，時效是0分，雖然品質100分但時效是0分，那你的績效是0分，就像隔天的報紙是沒有什麼價值的。所以如何拿捏品質與時效的最佳化，才是最佳的績效，個人績效如此，專案績效何嘗不是如此!

四、結語

到底專案管理管不管用？沒績效是搬石頭砸自己的腳，自找麻煩何苦來哉；有績效當然就管用，那又是另一回事，但前提是你要把這套專案管理的作法導入你的專案，從日常的專案工作去運用、去練習，就能尋得一套專案管理的路徑和契機，步步踩在悠然自在的成功路上。成功的關鍵是態度，關鍵中的關鍵是用心，以前制定各項標準時，往往只考慮知識體系、制定系統要求，人是被迫跟著條文走，很少考慮人性因素，但最近的潮流已體會人的因素才是成功的要件，逐漸把人的因素融入標準條文中，由此可見一斑。

宋明時期有一無名僧著有《沿花詩》，他的詩詞是這樣的，「沿街叫斷賣花聲，大街小巷前後行，不是有人聽不見，只是關情不關情。」大家不關情上心，就視而不見、無動於衷，結果就是「拖」、「混」、「補」敷衍一番，你的專案怎麼會成功?但只要關情上了心，真相看到了，聲音也聽到了，大家也會心甘情願地去執行，那怎會有不成功的專案呢!