rogersnotes 20160616: 大型政府補助案的專案管理 & Try it! 用一分鐘找到專屬自己的專業

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專案管理實務：大型政府補助案的專案管理

一、計畫說明

政府針對使用能源設備及器具已於97年、101年、102年分別辦理四波補助節能產品措施，民眾反應熱烈，節能績效卓著，亦具擴大內需、刺激消費雙重效果。104年度為引導鼓勵節能減碳綠色消費、協助節能產業發展及活絡國內經濟，104年10月30日行政院長毛治國召開「短期消費提振措施」記者會，將再度辦理這項「補助購買節能產品實施計畫」，共創政府、產業、民眾三贏局面，這項計畫預計投入16.36億元。因節能補助申請踴躍，行政院核准再加碼5.06億。

二、計畫目標

本專案計畫開放補助期間為104年11月7日~105年2月29日，民眾申請補助期間為104年12月1日~105年3月10日，本次活動預計將完成受理65萬筆民眾申請領取補助金案件(期間屆滿前，如補助專款已用罄，經濟部得公告終止補助與提前截止申請補助期間)，目前規劃開放中華電信全國430處直營門市現場櫃台受理民眾申請補助案件，經由櫃檯人員現場審查所需檢附文件無誤、並經簡易受理合格，再後送新竹專案辦公室進行後續處理。另提供全國25處營運處(服務中心) 經審查補助資格符合者，可現場領取補助金，此受理作業規劃方式，除了提供眾多數量申辦地點外，並可兼顧申請補助者不同需求，滿足並提升民眾對政府節能補助優惠政策滿意度。另外成立新竹專案辦公室負責統籌辦理現場櫃台完成初步審查後送之申請案件及民眾郵寄申請、網路申請之案件，並進行受理、審查、覆核查驗、電匯及支票撥款和退件、補件通知民眾等相關作業。新增加網路申請方式，讓此次優惠補助活動增加多樣性選擇，讓民眾申請補助更方便容易。活動期間鼓勵民眾採購冷氣機、電冰箱、瓦斯熱水器、瓦斯爐能源效率分級標示1~2級產品及領有節能標章的電視機(含30吋以上顯示器)，以提升國內消費經濟，促進節能產業發展。

三、工作項目

辦理本次補助民眾購置節能產品活動期間之案件受理建檔、初審、複審、補件、退件、通知、現金補助、郵寄支票、電匯款項、報表清冊、歸檔存查。

1.於全臺設立430處服務據點供民眾臨櫃辦理申請。

2.設立新竹郵政信箱提供民眾郵寄申請。

3.受理民眾之網路申請。

4.設置新竹專案辦公室(審件作業中心)審查民眾申請補助文件及辦理撥款

5.提供民眾補助款撥付方式:臨櫃領現、郵寄支票、電匯。

四、大型政府補助案的關鍵要素

1.本專案規劃的重點

活動定義：確認專案所有各階段應實施的具體活動。

活動順序：明確說明各活動間的先後順序與彼此之關聯性。

時間估算：估計爲完成各個活動所需的工作時間(人天/工時)。

進度規劃：根據活動順序、時間和資源需求，發展出專案進度。

資源規劃：確定每個專案活動所需的資源（人力、裝備等）及其數量。

預算編列：估計實施專案的所有及個別工作、活動等所需的資源成本。

2.本專案關鍵要素

建立詳細的WBS：節能補助案就其性質、內容、規模是件複雜、龐大、不易處理的工作，要順利完成此項工作，好的專案規劃是不可或缺的一部份，其目的為擬定一份可提供專案組織成員，瞭解專案的目標與執行的方向，並確定的工作任務與各種相關的活動；亦可使用模擬相關狀況、預測未來、評估可能的問題並提出解決問題的有效方案、措施和手段。

辨識利害關係人：大型政府補助案規定繁複，而且可能隨時需要調整或修正，一定要在整個專案管理生命週期中不斷更新，才可能在長達半年以上的期間順利完成工作。但面對專案成員眾多，如何保持溝通管道順暢又及時，舉凡中華電信內部高層及專案團隊、外包人力仲介公司、系統軟體業者、銀行業者、中華郵政公司、工研院、能源局等等…。所以本次我們利用大量的視訊會議進行全國成員間溝通及教育訓練，並成立無數個LINE工作群組-如節能25大服窗口(現金櫃台) 、工研院節能補助案(中華電信內部單位) 、節能案憤怒鳥速辦專區(處理客訴)、系統商專區(處理資料庫問題) ，以確保及時的工作連繫。

管理採購：由於本案外包工作比重很高(如外包人力仲介公司、郵寄支票、電匯的配合銀行等等)，必須嚴格加以控管品質及進度，否則將會影響專案的進度及成本控制。人力招募集管理部分委託公司經常配合的元亨利通，郵寄支票、電匯的配合銀行則委由花旗銀行處理。另外本案設置新竹專案辦公室(審件作業中心)審查民眾申請補助文件及辦理撥款，還包括結案後5年的檔案保存，供權責單位可隨時抽查審核資料。還有申請民眾的客服，所以對於房舍規畫(空調、水電、桌椅採購)、電腦及辦公室事務機、文具等等採購管理部份，也整合內部行政管理單位統一處理。

管理利害關係人期望：因為本案售後服務不僅包括結案後原始資料的保存，還包含了3年內所有申請人按建查詢，為此我們還特別保留了客訴專線及專屬團隊(含約聘人員)全職負責相關的CPS處理。

作者：楊志銘,PMP

作者簡介：

楊志銘，電機技師，國立清華大學動力機械工程研究所控制組碩士，於2012/6/25正式成為PMP。目前擔任中華電信公司專案股股長。專長為自動控制，資通訊整合，大型電信專案規劃管理，節能專案規劃管理。成為PMP之後，將於專案實務中，運用專案管理之思維及方法逐步完善電信規劃流程。

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