rogersnotes 20160519: 實務文章分享 & Snoopy 65週年的專案管理片頭影片出爐囉！

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一、前言

其實自己是在很偶然的機會下，經由單位進修課程的老師得知了有關「專案管理」的資訊。一直以來，個人都是在公家機關中，擔任計畫專員的工作，經常性的需要規劃、管理，甚至執行不同性質的專案，多年的工作經驗裡，心中難免不時的興起這樣的念頭：「有沒有比較好的方式可以辦好這件事？有沒有更有效率的方法可以完成這個工作？」在接觸了「專案管理」這個領域之後，我終於找到了答案，原來我所經手的這些工作、專案，有更好的方法和手段可以完成。從利害關係人的管理中，讓我可以更明確的鎖定專案管理過程中，可能影響成功率的關鍵人員，從溝通管理中，我找到了維持專案穩定運作的重要因素，最重要的是，透過「專案管理」十大領域的學習，讓我一直以來依靠「職場經驗」的作業法則，能夠有效的轉型成條理有序的工作模式，這就是我最大的收獲。

二、「找對的人」和「找對人」的影響

大型機關的組織結構的確較一般民間公司或中小型企業複雜的多，為符合主流意識的規範，組織中通常均會依照業務屬性設有特定的主管部門，當所負責的專案涉及數個部門時，往往需要有效的人力資源管理以及明確指揮權責律定，才能使工作推展順遂；舉例來說，規劃跨國交流合作專案時，適能的談判人才、國內相關工作的業管人員、各參與部門的協調對口等，都需要「找對的人」才可以使工作事半功倍。但是現實環境中難以避免的是，我所需要的人才，往往也是該部門中的重要戰力，這時「找對人」就產生了重要的影響，只要「找對人」，那就可以獲得必要的授權，讓專案經理可以順利「找對的人」；若能有效的規劃各專案相關活動資源與期程，就可以使專案經理在「找對的人」的同時，儘可能的避免增加有關部門以及該部門參與專案工作人員的負擔。個人以為，這是大型機關中專案管理人員的重要關注項目，也就是在編組跨部門工作團隊切實完成專案管理工作的同時，也能在一定程度上兼顧到相關部門的需求，畢竟行政機關的現實因素也必須受到重視。

三、明確的專案標的決定專案執行方向

舉凡行政機關中的專案，往往需要結合政府當前的政策、國家的立場、人民的觀感等因素，為了推動專案並使前述的種種因素得到進一步的落實，專案經理勢必要規劃出階段性的工作檢驗指標與並進行相對的方向修訂，很明顯的這與專案管理十大領域中的範疇、時間、成本及品質管理等面向皆有相關。但是，由於行政機關主要功能中的一項，就是設法達成政府政策目標的落實，因此，在評估專案執行成效的時候，行政機關的專案管理工作，會將專案標的的達成度設定較高的比重，並以之進行相關的績效評鑑工作。在這種情況下，明確的專案標的就可以使專案工作的推動方向有所依循。譬如在籌備跨國交流合作會議時，通常專案經理會遵照高層利害關係人的需求，發展專案章程，從而結合當前的政府政策與會議目的，制定預期的會議成果指標，依達成指標的需要，安排相對應的手段，這時比較不適宜的，可能就是一昧的想要衝高特定專案達成指標的完成度，而忽略了其它面向的達成率，所以「不鍍金」的概念運用在行政機關的專案管理中，有其絕對的必要。畢竟，一個專案的成功，是由所有專案達成指標的完成率來決定，若非所有的達成指標均已完成，那整個專案也僅能以失敗收場，吾人不可不慎。

四、學習經驗資料庫的重要性

由於行政機關的運作已行之有年，因此，各項專案推動工作，不管是結合政府施政的特定政策性項目，或是一般性工作的推動，通常均有一定的脈絡可循，亦或是可以從以往的專案執行經驗文件中，發現可以參據的資訊。若是可以將規劃中的專案進行有效的歸納、分析，一定可以在組織的經驗學習資料庫裡，找到相關的蛛絲馬跡用來協助專案的執行。譬如進行國際採購專案管理時，專案經理不難從機關的經驗累積資訊中，透過資料的研究，進行關鍵人力資源、時間點、成本需求及範疇定義重點的掌握。專案管理團隊是否有能力掌握合約細節符合我方需求？是否可在所望時間、可接受預算內達成採購目標？整體專案的各項分工是否能支撐專案的達成？這些都可能從以往專案的執行情形資料中，找到可以借鏡的地方和需要引以為戒的事項。所以，在專案規劃初期研究學習經驗資料庫，有助於整體專案架構的設置，專案執行期間將執行進度與經驗資料庫對照，則有助於規範專案工作的推展方向，而專案執行完成後的學習經驗整理，更是有助於未來類案的準備與執行，所以，為使機關未來的各項專案得以在短時間內展開，甚至避免無謂的資源、時間、成本等各方面的虛耗，每一個負責任且具專業道德的專案經理，都必須要確實將專案管理執行全程的資料作完整的紀錄。

五、結語

回想起第一天參與長宏國際專案管理師培訓專案的課程時，我兩眼茫然的看著手裡發下來的資料、書籍，心中只想著「天吶!這一大堆書要怎麼看？這本專案管理聖經會不會太厚啦？」，但是Roger老師對我們說：「現在看不懂是正常，但是只要依照課程規劃進度，完成相對的教學指標，大家都可以成功通過考試，獲得PMP的證照。」我感受著每一位老師上課時的熱忱，每一位助教的細心叮嚀以及每一次讀書會時各個組員的認真分享，並且在大家的加持當中，順利的考取了證照，心中真的是萬分感激，這是一段收獲豐富的旅程，更要感謝過程中讓我得到成長的每一位，謝謝大家!