rogersnotes 20160225: 專案管理實務：專案管理在「國會事務」的應用

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一、前言

　　科技業、製造業、建築營造業、文創產業等各行各業都有專案管理的應用，政府部門當中，許多部會推行的計畫，會以專案來進行。然而我在國會工作這些時日，發現專案管理的思維和應用，在各個立委的國會事務運作上寥若晨星。具體來說，當我們發現一項體制或是法律的疏漏時，通常是問題已經發生，例如，已經有受到影響的人，或是因行政效率低落而無法解決人們的問題。

　　這些由案例而發現的問題我們可稱作「議題」，若是影響多數人，且社會上有明顯兩派的立場時，在達成共識之前雙方可能會提出各自的解決方案，但政治的運作就是要找出最多數人能夠接受的解決辦法，讓受到影響的人數降到最低並且給予明確的補償。因此從議題出現，到議題發酵，最後到議題解決的這些過程，往往曠日廢時，有時是人謀不臧，更多時候是雙方歧見無法達成共識。

　　由於過去對專案管理相當陌生，因此參加長宏專案管理的訓練課程時，無法一下就融入專案管理思維，且國會事務的特殊性，使得專案管理的應用也並非在考取證照後就一蹴可幾。然而加入專案管理的思維模式，其中Lessons Learned逐步完善和利害關係人管理、溝通管理、範疇管理、時間管理等，不論是在政策產出或是選民服務上，我發現對於效率提升皆有助益。

二、專案管理模式與政策產出之助益

　　立法院常設委員會有八個，分別是內政、經濟、財政、交通、外交國防、教育文化、司法法制、社福衛環等，依照地區及不分區人民投票選出113席立法委員，抽籤決定所屬委員會，但在運作上同政黨的立委可相互協調。國會助理是隸屬於各別委員，並非公派助理，所以是向單一委員負責。每個立委對於助理的職責分配略有不同，工作內容主要是分作三種，行政、法案研究、選民服務，有些助理只需負責單一工作，有些則是囊括全部。

　　一般而言，我們在運作政策產出的部分，通常先是「議題」出現後，要深入了解案例的背景和事實的全貌，再來要進一步研究可行的解決方案，因此要了解相關研究，包含統計數據、學理理論等，再依據可行方案提出解決辦法，擬成臨時提案或是法案。

　　因此在政策研究常見到的問題是議題過度發散，導致提案產出的拖延，使得問題解決時程延後，而錯過議題處理的時效性，因此專案管理的範疇管理和時間管理在這邊就發揮助益。以我曾經研究動物保護議題來說，這個議題的一開始是探討寵物保險是否應該要強制飼主辦理，由於寵物醫療是沒有健保，因此一旦寵物因生病或意外就醫，所花費之醫藥費用金額龐大，但該議題進一步探討到應設立區域公立動物醫院時，又探討到獸醫師待遇不公之問題，這時候議題就過度發散。因此改善議題過度發散的情形，將範疇控制在焦點問題後，使得最後的結論得以在一周內產出，相較於過去需耗費至少雙周以上，顯然已大幅改善。因此在實務的過程當中更體會到，範疇管理影響政策產出的時程甚鉅。

三、專案管理模式提升選民服務效率

　　什麼樣的情況下會一般人民會找上立委陳情？關於立委是否應該要做選民服務的論述一直都在，而我在立法院工作的經驗觀察到的是，某部分陳情案件確實是缺乏正當性，使得社會觀感不佳，但選民服務應該要存在的原因，很多時候政府行政部門效率不彰、推諉卸責，而一般人民在資訊不對等的情況下，往往求助無門。不同的立委接受選民陳情的範圍也不同，因為我們不處理缺乏正當性、意圖濫權的陳情案件，所以這邊我只討論合理、受害、需要被幫助的陳情案件，並且從中了解是否為政府體制漏洞，進一步加以討論、改善。

　　在過去處理選民服務的案子，有時是接到陳情電話後，轉述於各部會的國會聯絡人，但這中間可能發生的問題是，語意不清或轉述錯誤，或是找錯有關負責事件之政府部門，使得陳情案件曠日廢時，往往無法在短時間內結案。完成長宏的考照課程，並考取ＰＭＰ證照之後，我調整了選民服務的流程。現在通常是依據該民眾的陳情信，以書面資料與部會之間往來，有憑有據除了減少溝通造成的誤解，亦較能使部會無法含糊其辭，也提升了選民服務處理的效率和成果。

　　要提升選民服務的效率，利害關係人管理和溝通管理的重要性是密不可分。一個案子開始，除了瞭解事情的背景和全貌之外，就是要去判別哪些部會是跟這個案子有關連，那有關連的部會當中，要找到來協商的人或是負責這個案件的人就是利害關係人。另一個重要的利害關係人，便是陳情人本人，因為大部分的陳情人會陳述對自己有利的部分，而對部分事實可能會避重就輕，因此如何從雙方得到真實的資訊，就是溝通管理的重要性。溝通活動有正式的書面文件、會議，也有非正式的電子郵件和對話，透過利害關係人之間的溝通，逐步達成共識或是解決問題的方案。

四、結語

　　我身為立委的政策助理，就是要解決國家制度的漏洞和問題，協助需要幫助的民眾協調與部會之間的爭議。我在有限的時間裡，從工作實務探討出專案管理的利害關係人管理、溝通管理、範疇管理、時程管理等知識領域對國會事務的助益，善用這些領域的技術與工具，找出能夠運用在政策產出和選民服務的合適方式，是需要每一次的實作、修正、再應用、再改進等逐步完善，因此如同前言所提到的，Lessons Learned是實踐專案管理的推進器，我相信有更多的實踐經驗，一定也能夠將所有的知識領域應用在國會事務上，甚至是應用到整個立法院的運作，來改善立法院給外界效率低落的形象，期望專案管理的精神能夠發揮到整個行政體系，提升整個國家行政的效能與效率。