rogersnotes 20151203: 專案管理知識領域的實務認知 & 用布袋戲了解專案如何有效管理

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專案管理知識領域的實務認知

一、前言

因為工作上並不會常有從事專案管理工作的機會，因此在上課前，我並沒有對能夠「學以致用」抱太大能的希望。但隨著課程的進展，我慢慢體會到就算沒有真正從事專案管理工作，十大知識領域的管理理念還是能活用到日常生活與工作中的。而且經過這二個多月的實際操作，確實收到很顯著的正向效益。茲就個人的心得分享如后。

二、事先取得正式授權文件確保事半功倍

以往工作上很多事都是憑著長官一句話，然後大家就如火如荼的拼命執行，但往往在執行的過程中都會遇到一些瓶頸，比如說當初下達指令的長官不在其位了，使得原來做這件事的正當性連帶的也遭受質疑。另外，諸如像是執行專案工作所需資源的獲得，也常常會因缺乏正式授權文件的支撐而碰壁受挫。藉由發展專案章程的管理觀念，我開始要求我的同仁在執行案件前，一定要取得授命長官正式授權或核可的文件，剛開始同仁們會覺得多了一道工序，因此有所抱怨，但沒過多久大家就感受到事先花一天取得正式授權文件，要勝過事後花十天去折衝斡旋，所以說無論是不是專案工作，只要事先能取得正式授權文件，必能坐收事半功倍之效。

三、聚焦範籌事項避免節外生枝徒增無端困擾

「不多、不少、不鍍金」的觀念讓我耳目一新！過去總認為事情就是要做的多、做的物超所值，才算完美；就是要做到「大碗又滿墘」才能讓人滿意。因此一開始真的很難去接受「不多、不少、不鍍金」這樣的觀念，因為它完全顛覆自己以往的認知。當時的想法是，反正考試時就用你PMI的「不多、不少、不鍍金」，現實工作上還是用我自己既有的認知。但後來仔細想想發現自己真的錯了，原來以往「加碼」、「鍍金」的想法可能潛藏著二個問題：一是自以得意的「加碼」、「鍍金」其實是初始階段規劃不夠周延所致，因此才會在執行的過程中外加、外掛一些範籌外的工作進來。二是既使這些「加碼」、「鍍金」工作不是因為初始階段規劃不夠周延所致，但細想，額外去執行「加碼」、「鍍金」工作，不僅會額外增加資源的投入，更衍生出原本不存在的風險，讓原本可順利完成的工作，卻節外生枝徒增無端困擾。這個觀念的轉變，讓我開始願意在工作上只聚焦於範疇事項，不再做那些嘩眾取寵的「鍍金」工作。

四、定義活動要精準以免手段與目的相互背離

經常在檢討工作失敗或結果不如預期的原因時，會發現最主要的原因是使用的手段與預期的目的是相互矛盾與背離的，例如明明希望的產出目標是要把草皮剪短，但實際做的卻是幫草地施肥。為什麼會造成這種原因呢？在學過專案管理後就很清楚的知道，問題就出在沒有做好「定義活動」的動作。誠如一句訣所說的，定義活動「定義要做什麼事情來完成可交付成果」，因此不管是在執行專案工作或是日常工作前，一定要先百分之百的確認，預期的目標或預期的交付成果到底是什麼，然後才能對症下藥，採取正確的作為，否則彼此脫勾、背道而馳，只會造成資源的白白浪費。再者，定義活動不精確，還會影響到後續估算、排程、執行、監控的正確性，所謂差之毫釐失之千里就是這個道理。因此定義活動的管理意涵就益顯重要要，一旦不能緊密結合，必將造成手段與目相互背離的窘境。

五、慎用採購策略俾以確保利益及降低風險

沒上過專案管理課程前，只知道採購合約有所謂的最低底價標以及最有利標這二種態樣，上過課後才知道原來採購合約竟有那麼多的種類，從固定價款合約、成本可償還合約到工/料計價合約，以及由前二項合約再衍生出來固定價款加經濟價格合約、成本加固定服務費合約等六種不同類型。課程結束後個人歸納的心得是，不管是那一種合約，取決的重點在於是買方市場下的採購策略，亦或是賣方市場下的採購策略，對於企業而言，如果採購策略運用得當，不僅可以採購到所需的資源，還可以確保價格的優勢，甚至可藉由採購策略的運用來維繫互利的供應鏈關係，所以說如何慎用採購策略（合約），不僅僅能確保企業的利益，更能有效的降低企業營運風險。

六、隨時掌握進度狀況摒除船到橋頭自然直的錯誤心態

中國人有句話說「船到橋頭自然直」，但這與「控制時程」所強調的管理精神是相違背的！如果對計畫與實際的差異抱持無關緊要或是漠視的態度，那麼對於工作時程上的落差自然就無法辨視，既使能辨識到，通常也都會抱持著順其自然的態度。無法針對前揭落差採取矯正措失施及預防行動的後果，必將使風險倍增。若無人為的觀測、修正，船到橋頭絕不會自然直，而是撞的支離破碎。另外主動使用合宜的工具來控制時程，將能使專案或工作能夠如期的完成，而不是在進度落後時才被動的採取應變作為。總之，在於時程管理上一定要採取主動的管控作為，以免船到橋頭撞的支離破碎後，才消極的被迫應變善後。

七、做好利害關係人管理降低潛在的風險因素

專案或工作的執行過程中，一定會面對很多的利害關係人，但在資源有限的狀況下，不可能對每位利害關係人都進行管理，因此在專案或工作全程中，都一定要先辨識出有那些利害關係人，然後再釐清那些是支持者、那些是反對者，同時也要能精準的了解到這些主要利害關係人的訴求是什麼，有那些期望是一定要去滿足的、有那些期望是要去主動溝通疏解的，總之要讓原來正向了支持力量更穩固，讓原本負向的力量儘量減弱，甚至去影響它，讓他轉為正向的力量。另外，個人認為要做好利害關係人管理，溝通的良窳佔是非常重要的關鍵因素，精準且明確的溝通可以確保彼此的意念能夠被完整的傳受、接收與解碼，進而降低潛在的風險因素。

八、風險管理不可少有備無患保安康

由於職業特性的關係，風險管理是十大知識領域中個人最能融會貫通的部份。例如預習時談到「風險觸發事件」這個名詞時，有部份的共好一時無法心領神會，但其實它就是軍事術語上所說的「徵候」，比如說我們要判斷敵軍是否準備實施跨海登陸作戰，就可以其登陸艦艇是否出現大規模的集結裝載來當做是「風險觸發事件」，一旦大規模的集結裝載的事件發生，那敵軍跨海登陸的風險就被啟動。另外課堂中一再強調已發生或確定發生的事情都不算是風險的論點也讓人有醍醐灌頂的感覺，以往的確會把「可能會發生火災」與「現在正發生火災」都當成是風險，但上過課後就對對兩者之間的區隔有了很清楚的認知，不會再把「事件」當成是「風險」，而誤做歸類與處置。有句話說的好，你永遠不知道是明天來得快還是意外來得快，所以說，風險管理是專案或工作上不可或缺的管理作為，唯有落實執行風險管控，才能確保有備無患永保安康。

九、結論

在職場上並不是人人都會實際從事專案管理工作，但專案管理各知識領域的管理概念卻可以融入每個人的生活與工作內容。個人就是一個很好的例子，雖然無法經常參與專案工作，但課程之後的確會不經意的使用專案管理手法來處理很多事，而且成效顯著，相信這一定也是所有完成PMP課程人員的共同心聲。

作者：蔡明洋,PMP

作者簡介：

蔡明洋，中原大學企業管理學系碩士，目前服務於國家中山科學研究院人力資源處，2015年10月19日通過PMP考試，已陸續將專案管理的管理理念運用在工作上。

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