rogersnotes 20151105: 淺談PMP知識對BOT總顧問案之應用 & 專案經理第五期「霹靂布袋戲」好康不間斷，片頭影片出爐囉！

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淺談PMP知識對BOT總顧問案之應用

前言：

目前大環境下，政府的案子面臨預算漸漸縮減的困境，幾年前的預算可能為現在案子預算之三倍。在專案預算吃緊的情行下，如何利用有限的資源做好專案尤為重要，這邊以ＢＯＴ總顧問案為例，ＢＯＴ為促參法推動之其中一種方式，目的為因應政府人力編列不足，引進民間之創意與技術管理政府之設施，達到樽節政府預算，創造政府與民間雙贏之理念。而此促參總顧問案需依序完成預評估表、可行性評估報告、先期計畫書、招商文件、舉行招商說明會至甄審評決到最後議約簽約完成設施之移轉交接，其中所需之技能包含技術、財務、法務知識且需解答各種業主之疑難雜症，算是包山包海的案子。

在學習了ＰＭＰ知識後，如何有效的執行此類勞務採購案，以下分項說明：

1.辨識利害關係人

辨識利害關係人在ＢＯＴ總顧問案尤為重要，因為ＢＯＴ案的業主一定為政府，要達到允收準條件，須業主單位的的各個長官均同意，因此將重要且關心本案的長官當作利害關係人，好好去分析其需求及期望，才能使案子順利的進行。此外，公司高層的意見也需做整合及滿足，在不損及公司信譽的前提下，使案子能順利結案為優先的決策原則。另外ＢＯＴ案還有一部份重要的利害關係人，就是潛在投資廠商，但就目前環境工程市場的趨勢，是一案難求，因此我認為對於廠商，只要不為太苛刻的規劃，一般都是會有廠商願意投標的。總結一下，關於ＢＯＴ總顧問案我認為重要的利害關係人由高至低依序為業主高層長官、公司高層、潛在投資廠商。

2.蒐集需求

根據前述之利害關係人，在規劃階段先做蒐集需求之作業，目的是避免在專案中後期才發現規劃和原目的不符，導致重工浪費人力及資源。在ＢＯＴ總顧問案亦是非常重要的一環，因案子的各個報告如可行性評估報告、先期計畫書至招商文件，其報告內容都是一環扣著一環，層層相關連甚至重複，且此類報告書一般會邀集專家委員召開審查會，若是報告或規劃方向有變動，會造成非常多不必要的人力、時間、金錢等資源之浪費。

3.管理利害關係人參與、管理溝通

管理利害關係人參與及管理溝通在總顧問ＢＯＴ案是不可或缺的，因其交付標的通常為報告，報告內的文字，不像一般產品，其規格及功能能有系統地列出，且招商文件的用字需要非常精準。通常管理利害關係人參與的方式為召開會議，每個月的月報告，甚至到每週的週報告都是必須的，善用每週一小時的週報告比起報告書撰寫方向錯誤，所需花的矯正措施，甚至缺點改正，前者所需的成本反而較低。這也可以算是投入品質的預防成本及辨識風險，實施定性及定量風險分析後，運用策樹及貨幣期望值理論做出之決定。另一方面，為有效達到潛在投資廠商的溝通，會在可行性報告中納入市場問卷調查，並在招商文件的製作前，先舉行招商說明會，以達成ＢＯＴ促參政府和民間意見兼顧，彼此雙贏的情形。

4.發展及管理專案團隊

其實任何專案都一樣，團隊的組建、發展至管理乃大學問，光是衝突管理的方法或管理領導團隊即可特別開班授課，在長宏帶領我進入ＰＭＰ領域後，深深的衝擊著我的觀念，利用團隊共好的精神原來有如此大的力量，以總顧問ＢＯＴ案為例，運用野雁的天賦，因ＢＯＴ總顧問要產出之報告架構皆極為類似，這個案由成員Ａ當領銜雁去執行，下個案由Ａ經驗傳承給Ｂ其執行效率會遠比自己單打獨鬥超乎你的想像；以海狸的精神，在確認團隊成員了解需達成目標的前提下，相信及尊重團隊成員，使其達到自我實踐，完成工作，不僅省力又能訓練團隊成員並建立信任關係，在總顧問ＢＯＴ案煩雜的工作項目，不可能親力親為的情況下，是非常有用的；也因為有眾多煩雜的工作，需肯定團隊成員每一項工作都是有其意義及價值的，即使是重複性或簡單但攏長的工作項目，亦是訓練自己細心及耐心的好機會，這也就是松鼠的精神。

5.風險管理

風險管理是一般專案經理較容易忽略的部分，以總顧問ＢＯＴ案為例，所需考量到的主要風險如政策的改變，此種改變可能會迫使成本增加，甚至可以造成專案結束的命運，又或是民眾觀感不佳，大巨蛋ＢＯＴ案就是個很好的例子，當初總顧問評估的團隊，應該不會想到民眾對於大巨蛋ＢＯＴ會有如此大的反彈吧？另一方面也可能是因為ＢＯＴ案特許期間通常長達15年以上，容易大環境變遷，因此在學了專案管理後，就會特別訂定契約得檢討機制，如在成本上升、ＧＰＤ上升或下降、ＣＰＩ上升或下降、營收少或多於幾％等條件時，可調整權利金的計收，甚至做全面性的契約檢討。這些都是在風險規劃時需完成的風險回應策略。

6.結束專案之組織流程資產

前述有提到，總顧問ＢＯＴ案所需完成之報告書架構皆非常相似，若能確實落實經驗學習及更新組織流程資產，建立資訊管理系統，會比盲目自己做或是花費時間找檔案來得更有效率，也不怕有經驗的前輩或是團隊成員突發性的離職，工作交接不明確，造成專案延遲甚至失敗。

總結：

專案經理真是門大藝術，以往過去的經驗認為只要自己做好自己份內的事，整個案子即可順利完成，上了長宏的ＰＭＰ課程後才瞭解到，原來專案的管理及團隊共好的組建的力量是如此巨大，這也是許多人沒察覺的，只想要壓低成本，而沒考量到如果做好專案管理，即可帶來超出預期的效益。本人材疏學淺，工作資歷尚一年多，較熟悉的專案僅有總顧問ＢＯＴ案，簡略地分享微薄的心得。盼日後能與業界前輩多多學習，一起成長。

作者：王楷堯,PMP

作者簡介：

王楷堯，國立台灣大學環境工程學碩士，環工技師、PMP。目前接觸的案子以污水、再生水、生質能設施等環境工程相關促參ＢＯＴ總顧問案為主。

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