rogersnotes 20150813: PMP專案管理五大流程之於兒童平板開發專案的研討 & 敏捷的時代、敏捷編程的CSD培訓成功！

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PMP專案管理五大流程之於兒童平板開發專案的研討

一、前言

過去的工作經歷當中，曾擔任過專案團隊的成員，也曾接受過上級指派大大小小的專案任務，透過學習PMP的課程之後，使我清楚地了解到：這些階段性的工作或任務，具有暫時的特性，有確定的開始和結束日期，有別於一般長期持續或例行的工作，這些都可以稱為「專案」。然而如何才能夠促使專案的成功，則須透過有效的「專案管理」的方法來達成目標。

過去曾經參與過-兒童平板開發專案，雖然當時的我不是專案經理，如今以我所學的PMP專案管理的架構來探討，卻成為我寶貴的Lessons Learned。以下的分享提供給大家作為參考。

二、起始流程組─ 發展專案章程

兒童平板開發專案的發起人同時也是PM，因為不必被正式授權，也因此章程似乎被理所當然地忽略了，所有的專案團隊成員包括合作夥伴以及外包廠商皆如一個口令一個動作的方式，一一在接獲任務指派後開始工作，於是，專案團隊成員以及利害關係人都是以自己對專案的認知進行著專案的工作，也因為在缺乏共識與共同目標的情況下開始了團隊合作，所以導致在後續的發展產生相當多的問題與挫折。

在PMP的專案章程中，必須撰寫出專案目的及目標，高階的需求、高階風險及成功的規格，里程碑時程摘要，預算摘要，假設事項及限制條件，專案經理的指派授權以及重要團隊成員的職掌與權限，而這份專案文件使得專案團隊成員與重要利害關係人有了達成共識與目標的依據，並揭開專案發展的序幕。

三、規劃流程組─ 發展專案管理計劃書

在兒童平板開發專案中，由於專案章程在一開始的忽略，也導致專案管理計畫書發展不健全，若依循PMP的十大知識領域的專案架構，規劃產出各子計畫與範疇、時程、成本三大基準發展的專案管理計劃書，相信一定能成為使專案有效運作的最佳指導方針。我們都知道「計畫趕不上變化」，但是連計畫都缺乏的時候，若再遇到措手不及的變化時，更是不知所措不是嗎？所以，難怪PIMBOK對於規劃流程組特別重視的原因正是如此吧！以下為專案管理計劃書所包含的各知識領域所產出的子計畫、三大基準的研討。

範疇：範疇管理計畫書、需求管理計畫書、範疇基準(包含：專案範疇說明書、WBS、WBS說明表)，此為專案產品的各項規格範疇以及為了完成此產品的各項工作規劃與說明，使各項專案工作在執行上有依循的規範與方向。例如：兒童平板規格為7吋的安卓平板，內建200本免費電子童書，有專屬的UI設計，須開發兩支遊戲、童謠APP等，這些規格、功能則為產品範疇，然後再依據這些規格功能展開工作分解結構(WBS)才得以完整規劃每個工作項目(工作包)。

時程：時程管理計畫書，從WBS工作包延伸發展來定義各項活動，並依循各個活動之間的相依關係，再將各活動所需的相關資源與各活動所需時程導入，最後整合產生了專案時程與時程基準。使專案執行的步調能按照時程基準的規範進行著。例如：為了完成兒童平板產品，需要開發7吋的安卓平板，人力資源必須外包廠商執行，時程需要2個月量產，同時UI設計團隊必須依賴RD部門進行，需要工程師2人，工作時程規畫1.5個月(包含測試)，但需在平板量產前完成…，將以上種種專案工作時程全部整合起來就是完整的專案時程。

成本：成本管理計畫書，從估算成本到產生成本基準決定預算，其中有一個很重要的部分就是應變準備金和管理準備金的規畫，這是為了預防風險產生時的處理基金，在實務中卻往往被忽略這個部分。例如：外包廠商所生產的7吋安卓平板，在安裝UI及APP之後，幾經測試發現效能反應大不如預期，bug多到無法短期解決而大大影響整個專案時程，因此必須撤換外包廠商，承擔重工所產生的成本，這時則須使用管理準備金來負擔這個損失。像這種風險準備金的規劃就是未雨綢繆的作法，為專案的未知風險準備一份保障。

品質：品質管理計畫書、流程管理計劃書，作為符合專案流程品質與產品品質規範的指導方針，確保專案整體的流程的掌控、導正、進而逐步完善，同時檢驗產品是否符合所定範疇的規格，有瑕疵要改正的方案。例如：兒童平板在上市前，除了產品製作流程的監督與矯正措施以外，產品本身也必須經過檢驗並缺點改正的執行，不論硬體操作的流暢度、正常性的基本要求，內建APP開啟後的bug是否都已經解決改正，每個環節的品質把關都是相當重要的一環，以提升未來在銷售市場上顧客的接受度，並減少售後保固的成本，促使營業額能有高績效的發展，這應該就是人家說的產品會說話的來由吧！

人資：人力資源管理計畫書，根據專案工作的資源需求而規畫人力資源的投入，依公司的企業環境因素等考量，評估各項專案工作自製或外包而獲得專案團隊。後續為了使團隊工作上軌道進而達成目標績效，因此必須發展、訓練專案團隊成員。在專案運作過程的衝突解決及專案人員的績效獎勵則是透過管理專案團隊的運作策略來進行。例如：由於我之前工作的組織沒有生產平板的能力，所以將兒童平板外包給大陸的一家廠商製作，而在內建200本電子童書的部份則是採取半自製半外包的團隊合作方式來執行，這樣的專案團隊組合可以稱為是虛擬團隊。

溝通：溝通管理計畫書，專案執行過程產出的績效報告、變更等資訊需透過適當的溝通方式向利害關係人報告，使專案執行過程的資訊流被正確、有效率的傳達通知。例如：在兒童平板開發專案中，每個月都會招開各合作夥伴的進度報告會議，每週都會收到童書授權書單的最新資訊，而發起人則要求專案團隊成員每週須回報專案進度…，由於專案團隊大多來自外部單位因此專案的溝通顯得格外重要。

風險：風險管理計劃書，為了因應專案的限制因素(如：範疇、時間、成本、品質等規範)，隨著充斥於未知的風險當中所產生正向與負向的影響，所以制定風險管理計畫，內容包含規劃風險管理、專案風險的辨識、分析、回應、監控的過程，整個專案週期依循這個模式不斷地更新，以促進正向事件發生機率，減少負向事件發生機率並降低衝擊。畢竟專案的計畫都只是事前的預估規劃，往往在執行的過程，有許多的「意外」(=風險)的發生，如果可以在規劃階段已制定風險回應，可以避免掉許多問題所衍生的危機而更有助於專案的順利執行！例如：在兒童平板開發專案中，就是忽略了風險管理的規劃，再加上專案團隊成員大多來自於外部團隊，對於各項專案工作的執行更是難以掌握，其中關於於平板的效能經多次測試與修正之後，仍然無法達到專案要求的品質，因此最後決定另外選商，導致重工的風險產生，時程、成本也跟著必須調整，牽一髮而動全身，而每個調整與變更也都有可能衍生其他的問題，很可能讓專案陷入越來越多的危機當中。因此以重視風險管理來避免危機處理則為相當重要的一環。

採購：採購管理計劃書，由於專案工作需向外部取得資源來完成，因此必須規劃如何選商、與賣方簽約、管理、監督賣方是否依約執行的過程。例如：在兒童平板開發專案，當時選擇了一家報價最便宜的廠商，結果這家廠商的平板因為無法達成專案品質而必須撤換。所以選擇外包商其實也是一門學問，價格並非是唯一的考量因素，若一昧的只取其價格便宜，最後卻因廠商的執行能力不足，無法達成品質要求所導致必須重工的風險，反而增加了比預期還要多的成本支出，得不償失啊！

利害關係人：利害關係人管理計劃書，利害關係人就是所有會影響專案的人，包含專案團隊成員、產品使用客戶、發起人、外包廠商、專家顧問…等，為了使專案的執行更加順利，必須找出關鍵利害關係人，主動溝通與協商滿足他們的期望，提升他們對專案的助力、減少阻力。例如：兒童平板的設計，內建200本電子童書的內容，必須有「導讀」的引言撰寫，所以外聘兒童教育心理學專家來完成這個專案工作，由於這位利害關係人非常忙碌，因此必須每週與他溝通進度，並關心此利害關係人的專案參與狀況，以促使後續電子書內容組裝的進行更加順利。

四、執行流程組─ 指導及管理專案工作

依照專案管理計劃書來執行相關專案工作事項，由專案經理指導及管理專案團隊達成績效目標，並執行已簽核獲准的變更申請，如缺點改正、矯正措施及預防行動，最後才得以產出符合專案目標的交付標的(產品)。

由於兒童平板開發專案所發展的專案管理計畫書並不健全，尤其各個專案工作的時程沒有被適當規劃(時程抓得太短)，因此導致每項專案工作都無法如期完成，當時專案經理的處理方式是以不調整時程基準為原則，最後幾乎都是以快速跟進法來趕工，導致產品發育不良就被急就章地推出，結果預購售出的100台，就被退貨80台，後續還得處理客訴以及各銷售通路商退貨的問題。由於專案的各流程組是環環相扣的，俗話說上梁不正下梁歪，就如同專案管理計劃書有問題，在執行流程的時候當然也一定會出問題囉！

五、監控流程組─ 監控專案工作 & 實施整合變更控制

監控專案工作：從至高點來監督、控制整個專案的起始、規劃、執行、結束流程，以實際工作績效對照專案的三大基準(範疇、時程、成本)來比較，發現變異後並找出問題，提出矯正措施與缺點改正，以確保專案的執行控制在軌道上並朝向目標進行。

實施整合變更控制：從專案的開始到結束皆需執行，俗話說計畫趕不上變化，也因此專案很難100%按照計畫執行，專案中所有的變更申請，均需透過此流程進行審查後裁決此變更申請核准與否。

在兒童平板開發專案中，前項所述提到的專案時程出了問題，但在監控專案工作發現問題後，並未提出改善措施，也沒有提出時程基準的變更申請，卻仍按照原計畫的專案時程進行專案工作，當然後果可想而知，也只好成為大家的Lessons Learned。

六、結束流程組─ 結束專案或階段

此階段已完成所有專案活動，專案工作正式結束，外包廠商合約結束並結案，移交最終產出與釋放組織資源，產出專案經驗學習文件。

以兒童平板開發專案為例，在兒童平板上市前，各外包廠商必須完成所有交付標的，結束合約，進行結案程序。雖然此專案的結果並不如預期，但是在執行的過程中必然產出經驗學習文件，若可以在結案階段善加彙整保存，相信可成為未來其他專案或新進人員的參考依據與學習資訊，這就是 Lessons Learned的價值所在，PIMBOK也一直提到這個部份，可以見得其重要性。

七、結論

經過PMP的這段學習之旅，讓我更深刻明白專案管理架構運作的重要性。PIMBOK提到專案的成功率只有34%，可見專案的運作其實有其困難度，如何促使專案的成功，必須有計畫、有目標的執行，然而在執行的過程需透過監控流程發現問題，因此更新計畫繼續執行專案，如此在整個專案生命週期當中不斷循序更正與更新，以逐步完善的方式促使專案走向成功的目標。期許未來能夠以PMP專案管理的方法善加運用在我的工作實務上，提升工作績效進而為部門、組織帶來效益！以此共勉之！

作者：游千姍,PMP

作者簡介：

游千姍，於2015/07/22正式成為PMP的一員。目前任職於勝典科技公司行銷部襄理。經過這段扎實的學習過程之後，相信PMP的認證考試只是一個重要的里程碑，未來在職場上如何運用PMP的專業知識才是學習成長的開始！非常期待未來能持續將專案管理的知識架構善加運用在工作上，並進而將專案管理的方法論推廣給更多的人知道。

賀！長宏又創另一里程碑：8/9-8/10 台灣首梯CSD認證成功！

敏捷的時代、敏捷編程的CSD培訓

1.經過培訓，觀念更新：Jacky老師真是敏捷高手，簡單又清晰的分享了大部分敏捷開發的各種技術(TDD、Unit Test、Pair Programming、CI、Refactor)，並將敏捷編程應該的正確觀念深入人心(即時反饋、簡單設計、簡化代碼、乾淨代碼、軟件工程的八榮八恥)，相信會更加深刻改變我們採用傳統手法的工作、學習和生活方式。

2.任務驅動式學習氛圍，不一直強調大而深的學理知識，更加強的動手實作，有感落實，加深理解。

3.互相幫助、合作學習，整個課程的培訓過程，取長補短，集思廣益，共同進步。同學之間能夠就學習方法、內容、資源、等進行積極交流、認真切磋、熱情幫助。謝謝共好同學們：瑜瑋、世友、在弘、國凱、越程、衍洋、健宏、柏光、＆維庭哥。

4.謝謝Roger老師，Scrum Alliance敏捷一條龍相信會在您的組織帶領下，在台灣越來越強；謝謝Elly師母，真的是無微不至的照顧，身、心、靈的最高獲得，感恩。還有小洽姐與一欣妹。

5.最後，期許：將本次培訓所學到的知識運用於日常工作，落實推動、教學分享，鞏固並擴大培訓成果。

By CSD學員─蔡仲璜

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PMI-ACP:2014/07

PMI-PBA:2015/05

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