rogersnotes 20150618: 實務文章：國防專案管理精進之道 & Roger老師為您解析商業分析師─PBA

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你的未來跟別人不一樣 - 解析商業分析師 PBA

Roger老師解說 PMI-PBA Youtube字幕版

https://youtu.be/BYi9TN4Vwvc

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國防專案管理精進之道

前言

國防事務經緯萬端，過去國軍在美軍協助下，應用了許多專案管理手法管理各種大小型專案，特別過去服務於空軍，對新飛機進行專案管理的工作，更是司空見慣，但是所做的專案管理工作，以專案管理的標準而言，僅是九牛一毛，究其原因，主要是因為大家都是在一知半解的情況下做自己的所謂「專案管理」，大部分專案管理工作都是在美軍技術人員協助下為之，並非真正了解專案管理手法與精神，然而落實PMP的做事方法和態度，絕對是重中之重。

近來發現，經過多次組織改造，人員流動率相對偏高，愈來愈多的新進人員從事所謂的專案管理工作，從未學習相關知識，只知所云，而不知其義，有些甚至何謂「專案管理」都未曾聽聞的情況下負責重大專案，現在回想起來，真的是驚險萬分，因此，過程中多是蕭規曹隨，拿以前的案例直接套用複製，根本無法心領神會自由運用，特別是遇到棘手問題時，根本無法有效解決，這樣的模式對專案來說，想當然爾，所獲成效勢必有限。

目前專案管理方法發展日益成熟，也已經成為各種專案的圭臬，如果整個國家可以確實落實專案管理概念從事專案工作，公私部門共好共榮，相信所產出的綜效，勢必能夠帶領國家更加快速的發展。以下是根據自身經驗及近日所學，探討國軍尚須努力部分，希望對國軍有所助益：

一、忽視溝通管道的重要性：

個人認為，國軍應該對專案管理做更好的溝通工作，目前的層級對專案溝通無疑是一大窒礙，專案發起常常是各個層級互相揣摩上意而發展出來，並非依據整個國家戰略規劃(Strategic Plan)指導而來，也就是專案並未確實與國防政策做連結，往往流於形式，凡事要求正式書面溝通，不但影響效率，也讓身為團隊成員經常失去方向，所規劃出來的專案，不見得符合實需。高層應適度授權，減少溝通層級，並透過新技術，以效率較高及適當的方式進行有效溝通，讓正確的資訊在對的時間，傳達給對的人，避免造成資訊落差太大而影響專案成效。

二、產出品質應符合顧客需求：

「不多、不少、不鍍金」是品質要求最簡單的定義，然而，說的容易，在軍中層層節制的環境，品質要求標準及流程經常因為長官一句話，加上無良好溝通管道的情況下，為了怕無法達到預期目標，造成一級比一級要求多，因此很容易形成畫蛇添足，多多益善的情況，所以經常以「做多不做少」的觀念執行專案工作。另外，品質標準也因時空環境因素而經常加以調整及變更，尤其往往怕無法達到標準而遭責難，只好把品質標準一再重新調整，以求符合所謂長官心目中的標準，然而，這樣的方式勢必造成交付成果無法使用而將其束之高閣，相當可惜。

究其原因，主要是因為公部門的長官總是錯認為自己的需求就是顧客的需求，以致專案團隊也以同樣思維規劃專案，經常造成實際結果難以落實。如果能夠藉由業務簡化及整合，重新訂定各項工作品質指標，並透過流程分析來確保專案品質；另外，品質稽核制度的落實尤其重要，應將各項相關政策一併檢討，找出不必要的流程，使符合實際情況，且要確實遵從變更處理程序，才能讓品質有效控管。

三、人力資源安排應更合理化：

國軍各種專業都需要長期培育，很多任務都需要稀有資源來協助完成，因此，在規劃相關人力、物力及財力的時候，特別需要做完整規劃，尤其從事專案管理的人員，都應該有一定的專案管理知識，而非呼之即來換之即去，更須注意的是，不可因人設事，也就是為了升官，占了重要職缺，但無心做事，往往發現專案管理人員並無相關知識，但又因身為領導者而做出不當指導，造成專案執行效果遠低於預期。這樣的情況，過去屢見不鮮，往往造成專案草草了結，不符實際需求，不但對國家毫無幫助，也浪費了許多資源。國防部應該更加著重選才、育才、用才及留才，人員適才適所，方能使成效極大化。

四、做好利害關係人管理：

由於軍中長年文化，執行專案的時候並不是非常重視所謂的利害關係人管理，甚至於總認為，無論如何，只要有長官一紙命令，所有人就必須乖乖聽話，並不需要理會他人感受及政策是否可行，或是否目標一致，試想，這樣的情況如何同舟共濟，萬眾一心呢？有時候甚至所謂的利害關係人是誰可能都未曾分辨，同樣是長官一句話，遑論要管理利害關係人關係。但經過本課程後，發現利害關係人管理對成功具一定影響力，如果能夠把利害關係人做適當管理，把阻力化為助力，將可大幅提升專案績效。

五、風險概念應符合實際要求：

政府部門因為預算關係，無法編列所謂的應變準備金及管理準備金，但是為了任務遂行，多有浮報或挪用預算之情況，變更預算亦常未按規定辦理，因此，對風險的控管往往流於形式，過去曾嚴格要求必須針對專案做風險管理，但並未完全落實，只是以書面呈現的方式來做，所以成效不佳，最後亦不了了之。未來應將風險辨識的工作落實，且逐步完善，並規劃出實際可行之風險回應方式，把預防風險的概念視為首要工作，並應做好風險稽核工作，才能有效落實風險管理。

六、經驗學習應落實：

專案結案後，最重要的工作就是建立可供後輩參考的文件，國軍通常規劃與執行階段，各階層都會花較多時間，但專案結束時反而不受重視，未適時汲取執行該專案所獲經驗，因此重蹈覆轍的問題屢見不鮮，也就表示經驗學習的專案文件檔並未完整建立，且從事專案工作人員未在專案工作前先參考過去經驗審視專案工作，造成後續專案成效不佳，甚為可惜。國軍近年大幅精簡，造成人員青黃不接，經驗傳承出現極大問題，藉由各項專案經驗學習文檔完整建立，應能大幅提升國軍專案管理工作的成效。

以上為個人的淺見，未來自許成為一顆小種子，從自身做起，能夠逐漸影響周邊同仁及環境，以共好精神，做好更多專案工作，共同為國家發展盡一己之責。也祝大家在專案管理的工作上，能更得心應手，成效卓著。

作者：伍自強,PMP

作者簡介：

國立政治大學行政管理碩士，於2015/6/3正式成為PMP。目前擔任政府部門簡任11職等編纂。專長為計劃管理、淨評估研究，負責政府國防議題研究整合相關工作。曾任國防部駐美軍事代表團、國防部副部長秘書、戰略規劃司上校計畫官、整合評估司副處長、代處長、簡任編纂等。取得PMP後，積極應用專案實務與手法，落實PMP所要求的做事方法和態度，發揮專案管理效力。

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