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以非專案經理角度看理論與實務的落差

前言

2020年的暑假真是難忘，周末上課、參加讀書會，平日有空就加緊念書。從第一節課就深知理論與實務的落差，想著為什麼工作環境會有這樣的落差的過程，成為我唸PMP時的樂趣。從事非PM工作的六年當中，發現專案部門與非專案部門(如: 設計、研發、採購、品管)的溝通過程總是衝突連連，也因此一直有學習PMP的想法。此篇文章以個人經驗，提出強矩陣組織的新創公司中，所看到的理論實務落差與問題:

一、只重視規劃時程管理

當專案經理只重視產品上市的時間，並憑藉的自己的需求或是經驗，在對於活動、製程、各部門難處沒有全盤瞭解，也未與其他單位討論的情況下，建立工作分解結構，來制定範疇基準，並以最終時程往前推估活動期程，產出里程碑清單。初期各部門可能為了時程願意努力，但最後往往衍伸出因為趕工而造成的品質不穩定，以及成本的追加。幾次合作下來，對於團隊成員來說，只會加深對專案經理的不信任與成員之間的衝突。

專案經理在跨領域知識的瞭解廣度以及願意傾聽溝通的程度，很大地影響團隊對專案經理的評價。跨領域知識包括但不限於活動內容、期程以及每個決定背後的風險等，有了這些知識，團隊成員會對專案經理所下的決定更加信服。而願意廣納大家意見，是背後有沒有將各部門成員視為「一個專案管理團隊」的理念，在此氛圍下團隊成員們會更願意以合作的方式達成專案目標。

二、競爭思維無法形成共好文化

在學習PMP的過程中，可以感受到團隊合作與共好精神在PMP的重要性。但在強矩陣式組織中，專案經理與部門經理常有各自的績效目標而導致的利益衝突。溝通協調及共同決定許多事宜的過程，衝突是無法避免的。在只在乎各自績效的情況下，許多部門會放棄溝通，也不願共同思考對雙方都有利的解決方案，忘記自己在同一間公司，有共同目標要做出好的產品，反而變成部門間的較量。舉例來說，在供應商評選的過程中，以時程為導向的專案經理，會選擇價格較高超出預算或品質較低需長期管理品質，但可以達成交貨時程的廠商。以競爭的思維處理衝突，久而久之，難以形成共好文化。

三、跨部門資訊揭露的程度

以PMP的角度來說，PM需對專案有全盤的了解，以利於計畫、管理與監控。但以採購部門來看，價格屬於機密資訊，因此專案經理介入以及資訊可以揭露程度，常是爭論不休的議題。強矩陣組織中，專案經理認為PM對於整個專案的資訊需要全權掌控，但對採購部門經理來說，價格的議定是採購部門的專業與權利，不容其他部門指手畫腳。因此如何做到雙方滿意並取得足夠的資訊，專案經理的溝通技巧就很重要了。

四、變更申請團隊參與

變更在PMP中是非常重要的一環，在專案執行後必然持續發生，且免不了對時程、品質與成本帶來影響。在整個變更申請的流程中，如何將整個團隊納入討論，並良好的管理利害關係人是很重要的一件事。在出現議題及風險時，專案經理常會認為自己可以處理很多事，有時甚至到處理完畢後，將團隊成員當成利害關係人通知。在強矩陣組織中，這樣的行為讓採購、品管部門感受不到尊重，且會有越權之虞。好的專案經理，通常會在議題的發生當下，就會讓專案團隊知道，並以「團隊」執行後續所有流程，如評估、追蹤執行等。能注意到這樣的細節，不僅能為自己省下不少力，也能培養出好的團隊風氣與合作精神。

五、經驗學習紀錄職責

公司政策程序、系統、範本、專案完成或結束準則、專案文件檔案記錄、先前專案時程表、財務報表...等是容易留下的組織過程資產。但經驗學習紀錄，常常因為無文字化、流程化或系統化，隨著人員的調動而消失。強矩陣組織會遇到兩個問題，其一、可以藉著新專案開始合作人員的調動，舊專案所制定的政策與學習到的東西，都有機會重新討論，這時也是各部門權力再重新分配之時。其二、經驗學習紀錄常常是非共享也非由專案經理留存，而是各部門各自撰寫並保留在各個部門之中。因此，新加入的專案經理，就沒有完整的組織過程資產參考，或是舊成員需要花大量時間對新進組員教育及溝通。如此對高階單位也許是個好的機會，但對低中階主管與供應商來說，常是件耗費時間與精力的事，長遠來看也無法對公司帶來太多助益。

結論

上述所舉的例子為硬體產品導入之經驗，另外與資訊部門合作導入企業資源規劃系統、流程管理系統、供應商平台反而沒有上述情形。不知是否因為產品相對單純，或是專案管理已深植在軟體顧問業中，在學習PMP的過程中就發現，不同的軟體顧問公司、軟體工程師，都是用同一套方式作業與溝通，合作起來非常輕鬆。而硬體專案經理各自有一套作業方式，磨合期更長。但也無法以這些經驗下判斷哪些方法更好，只期望自己在學習PMP後能更好的用共同語言溝通，不論身為專案經理或是輔佐者，更圓滿地讓專案完成。以上為屬個人經驗與主觀想法，多數問題也尚未有個一勞永逸的處理方式，大多會因為不同的人員、場景、文化而有不同的處理方式，仍在這提出，期望對PMP管理上有所助益。

最後再次感謝讓我有機會踏入PMP大門的Roger學長與豪傑教授!

作者：江佩玟

於2020年09月正式成為PMP的一員。畢業於中山大學經營管理學系，曾任gogoro採購專員，除詢比議價外，同時也負責系統規劃、ISO文件撰寫與部門教育訓練等。成為PMP後，期望能在各領域運用專案管理思維。

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