rogersnotes 20201001：跟著台灣敏捷部落一起輕鬆充電敏捷2020/10/14(三)2100@Zoom & Roger老師敬祝大家中秋佳節愉快

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專案管理實務：專案管理於公共工程之應用

前言：

於現今環境下，政府案子面臨漸漸縮減的現態，在專案預算吃緊的情形下，如何如期、如質的完成專案尤為重要，在此將依公共工程之總顧問案為例，考量工程設計、規劃及監造因人力與技術考量，政府委外執行相關標案，並透過PCM(履約管理單位)協助管理執行標案的廠商，其中PCM所需之技能除了技專業術、財務、法務知識及溝通能力外，並即時解答各種業主所提出的疑難雜症；在學習PMP專業知識後，如何有效率的執行上述工作，以下就專案知識領域個別說明：

1. 辨識利害關係人

辨識利害關係人在公共工程之專案執行上尤為重要，允收條件除考量政府採購科室外，還需考量工程之督導單位及業主機關之上層單位均同意，因此將重要且關心該標案的長官當作利害關係人，有效分析其需求及期望，能順利的完成專案；此外，公司高層及專案團隊的意見也需做整合及滿足，在不損及公司及個人信譽的前提下，使專案能順利結案為優先的決策考量，於綜合考量下，建議依重要關係人由高至低依序排列為高層長官、公司高層、專案團隊。

2. 蒐集需求定義範疇

計畫啟動時(亦或是規劃前期階段)能有效掌握與更新前述重要利害關係人是非常關鍵的，能大大減少執行階段之範疇變更，重工發生及減少內部失效成本產生，在公共工程亦是重要環節，從最初的可行性評估、先期規劃報告到計畫公告階段的需求說明書，並進行遴選最適廠商，皆是環環相扣且追求目標及目的皆具一致性，並在計畫執行階段若稍有報告、產品或是規劃方向產生偏差或範疇潛變將造成不必要的人、時、資源及金錢的浪費。

3. 管理重要利害關係人參與及專案溝通

管理利害人參與及透過有效的專案溝通在公共工程的執行上也是不可或缺的，因其產出標的多為報告及文件的文字形式，不像其他產業為產品，其規格與內容要有標準化的規定（常見於招標文件中）。管理重要利害關係人之參與可透過定期性的月會進行進度及確認該階段範疇是否滿足利害人的需求，藉由定期性的更新及修正能減少後續的認知差異，故善用定期性的會議及報告比起報告的撰寫方向錯誤，所產生的矯正措施亦或是缺陷修復的成本來說，前者的所需的成本相對較低，且這方面的投入能確保品質達到一定標準及減少風險產生，且由於政府機關大多會提出多樣性的需求，可透過決策數及期望貨幣值進行優選方案提出，達到有效之專案管理。

4. 發展及管理團隊

在公共工程的專案上，團隊的組建、發展到管理為重要學問，光是有效溝通及衝突管理的方法或管理領導團隊即可特別另外學習(如坊間的溝通技巧課程等)，在長宏進修的階段至取得PMP後，深深的影響我的既有觀念，利用團隊共好的精神原來能如此的強大，以公共工程專案管理為例，可運用野雁的天賦，因產生之報告架構皆極為類似，這個案由甲成員當領頭雁優先執行，下一案由甲成員的經驗傳承至乙成員，使得執行效率會遠比各自單打獨鬥來的有效且超出想像！！以海狸的精神，在確認執行團隊的內部成員皆了解需達成目標的前提下，組內的互相信任及尊重團隊成員，是非常重要且有用的，使其達到自我的實踐並完成交辦工作，不僅省力又能建立團隊內部的信任關係，在公共工程的執行上，團隊成員會因計畫規模而有多樣的溝通介面且存在繁雜工作項目，不可能親力親為執行所有工作的情況下，管理專案團隊仰賴信任是非常有用的，故須肯定團隊成員每一項工作都是有意義及價值的，即使是重複性或簡單但耗時的工作項目，亦是訓練自我耐心及信心的機會，這就屬松鼠的精神！

5. 風險管理與因應

風險管理在公共工程的一般專案經理是較容易忽略的部分，需考量到主要風險如政黨輪替、政策的改變，業主端的人員更替，此類的變化可能迫使範疇變更而成本增加，甚至造成專案終止的命運…，以大巨蛋案為例，當初評估的團隊應該不會想到民眾對於該案有如此的反彈吧？而另一方面規模較大的公共工程通常執行的期程也較攏長，容易造成環境變遷及不符未來及當下現況，因此執行專案時可透過專案管理手法，特別訂定契約得檢討機制，如成本及薪抬指數變化等經濟概念進行評估，這些將是風險規劃時之必要的執行策略之一。

6. 結束專案之組織過程資產更新

前述提到專案產出為報告且架構多數相似，若能確實落實經驗學習、更新組織流程資產及專案檔案有效歸檔，並建立資訊管理系統，會比自己盲目的花時間做重複且有可能出錯的工作來的好，且運用管理系統在尋找過往執行經驗的計畫檔案更有效率，也不怕有經驗的前輩退休或團隊成員突發性的離職，工作交接不明確，導致專案延遲甚至失效。

總結：

專案管理是一門大學問，以往過去經驗認為只要自己能力強大做好份內的事，就能使專案即可順利完成，但透過PMP課程了解到，專案的管理及團隊共好與組建力量是如此有效率地執行專案，這也是多數人尚未察覺的，透過壓低成本，而未考量到如果透過正確的進行專案管理，即可帶來超出預期的效益。最後非常慶幸本人能在職涯三年就能初探專案管理，簡略地敘述應用於公共工程上的心得，盼能提供同業們多多參考並一起成長。

作者：鄭凱尹, PMP

作者簡介：國立台灣大學土木所水利組碩士, 於2019年9月25日正式成為PMP。目前擔任美商傑明工程顧問股份有限公司台灣分公司管網事業部工程師，主要接觸的案子以自來水、污水及雨水規劃案及專案管理為主。

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A：史荳芮在閱讀專案經理雜誌時，了解到原來很多產業都在使用敏捷式組織，但對於台灣中小企業居多的環境下似乎還沒有那麼普及，所以我想分享我在工作中以及雜誌中的所學給大家，又因為我也想要成為一位知名Youtuber，經營一個兼具知識與趣味的頻道，所以才創立這個平台跟大家互動唷!

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