rogersnotes 20190613：商業思維教練游舒帆直播，談如何在溝通中找到盲點及專案進行的出路，6/21(五)18:00-19:00 請準時鎖定『專案職人SHOW』&敏捷推廣先行者的親身體悟

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實務心得分享 - PMP專案管理學習與實務幫助

前言

因為本身工作職務的關係，在TKB臺灣知識庫即是擔任PMP產品的PM，也因為如此，在正式學習PMP之前，對於整個學習流程以及大致上的架構，已有所了解，但是正式開始上課後，會發現這跟真正去學習又是兩回事，例如五大流程、十大知識領域，雖然早已聽聞，但是真正去學習其內容，就知道當中所包含的知識頗深，而且各個知識領域彼此存在交互影響關係，在不同的實務情境之中，甚至只能選出最佳解，而沒有所謂的標準答案。在這樣的狀況下，死背是沒有用的，取而代之的是你必須去理解，並且懂得舉一反三。

專案管理特色與實務幫助

起始與規劃階段

專案管理的困難之處在於，一個專案所包含的變項往往既廣泛且複雜，在實務工作中，專案的運行常常遇到許多困難，理想是單純且美麗的，但是現實總是殘酷的，為避免在執行階段因為遭遇重重困難，而讓理想胎死腹中，專案管理者必須具備清楚的邏輯架構，從起始階段規劃而後執行，到最後的結束階段，每個階段都有其必須完成的工作。例如，專案管理手法強調在起始階段就應該釐清高階需求是什麼？六重限制又有哪些？就我自己的經驗來說，當我們面對專案初始時的諸多不確定性，往往會覺得先做看看再說，甚至發起人自己也還未想清楚專案成功的條件是什麼，團隊很容易在沒有完整規劃的情形之下，就急著開始執行專案，導致過程中需要不斷地做修改，不但耗費時間，也缺乏長遠的規劃，然而專案管理手法強調及早釐清規則，並預先針對十大領域去做完善的事前規劃，唯有如此，專案經理才能將風險對於專案的影響降低，大幅提高專案的成功率，並讓執行過程變得更加順利，提高各個利害關係人的滿意度。

執行與監控階段

有了充足的事前規劃，在執行與監控階段，專案經理主要要做的，是確認專案是否依照規劃進行，並在過程中不斷地將執行成效與預期成效做比對，以確保專案的進行能在預算和時程的限制之內，並且達到所要求的品質。在我以往負責進行的專案中，我覺得「人」往往是專案之中最難掌控的變數，尤其當彼此之間產生衝突時，如何化解面對，考驗著專案經理的溝通技巧以及情緒管理EQ，在PMP溝通管理這一章的知識領域裡，就提供了五種常見的處理方式，並且比較了各方式彼此之間不同的回覆差異，並不是說任何衝突PM都必須立即解決才是正確的，而是綜合考量當下的狀況以及各種因素，採取最適當的回應方式。當專案管理者心裡有這樣的了解與認知，在衝突發生的當下才不至於慌了手腳，反而應該冷靜地去觀察，並且選擇適合的處理應對方式。

以監控的角度來說，每一次的溝通是否有效、下次是否該修正我們對於溝通所做的規劃，這些都是需要被觀察並且紀錄下來的，然後回饋到計畫書之中。以往公司布達事項，都是透過內部信箱系統以及電子布告欄，然而現在因為通訊軟體的使用越來越方便，改變了大家原本的溝通習慣，覺得使用Line布達事項反而更即時、更有效率，使用了一段時間之後，卻發現因為通訊軟體的正式性不夠，以及過往資訊不易查找等問題，最後正式公告事項仍然維持使用電子布告欄，在這個過程中，因為一直沒有明確的去做規範，導致許多資訊不對襯的情況發生。如果能盡早將所觀察到的變化，回饋到溝通管理計畫之中，並做出對應的修正，就能夠避免上述的問題，逐步完善整個專案的運作。

結束階段

另一個在實際工作中，很容易被忽略重要性的是專案的結案，當眾人歷經千辛萬苦，好不容易將成果做出來之後，大家往往就認為沒事了，開始將精力轉往下一件工作上。但是專案管理十分強調經驗學習，並且將每一次專案執行過程的資料整理、歸檔，成為組織中能夠傳承經驗學習的知識庫，這樣的做法，能夠讓組織團隊的運行越來越好，就算出現人員異動，也能夠藉者這些經驗學習資料，縮短新成員上手的速度，成為一個更加穩定且專業的工作團隊。有了這樣的認知，幫助我更加清楚在每一個階段必須完成的工作，以及貫徹經驗學習的重要性。

專案的運行往往包含非常多複雜的變項，且牽涉各個立場不同的利害關係人，專案經理就是在各個變項當中，負責掌控進度、分配資源且不斷溝通協調的角色。專案管理手法提供一個能應用在大多數情況的基礎架構，當實務上是牽一髮動全身的時候，此架構讓我能較快抓到重點，或者是明白必須預先設立的條件是什麼，超出範疇的不該做，對於突如其來的變更，也能有清楚的應對方式。因此，說PMP所學知識不受產業類別限制並不為過，除非是職務內容上只需作單純重複性高的事務，否則PMP所涵蓋的知識，對於各產業的工作者來說，都會有相當程度的助益，尤其職位越高者應該會越有收穫。

長宏小組讀書會特色與學習幫助

長宏所提供的資源，能幫助學習者用最有效率的方式在最短的時間內上榜。而小組讀書會制度，亦提供了非常好的討論管道，如前面所述，PMP考題有時候選的是最佳解，此時你的邏輯以及思考方式就會是關鍵，當沒有標準答案的時候，如何看出題目所要的，就是為了通過考試所必須去練習的。課堂上聽講畢竟是單向的學習，聽懂了並不代表就能運用，唯有透過與人討論，彼此溝通學習，方能有更深入的了解、加強記憶，甚至發覺自己思考上的盲點，將所學知識融會貫通。

結論

PMP所學知識十英里寬，三吋深，意味著學習者必須了解廣泛的知識，掌握整體的流程架構，以及彼此之間的關聯性，而非精細地鑽研。專案管理手法是一種廣泛的通則，如何應用在實務工作中，就看個人如何靈活發揮運用。專案管理能運用的範圍大至跨國專案，小至個人對於自身的工作規劃，學習知識最大的目的，不是僅止於考取證照，而是理解內化之後，能讓自身待人處事有更成熟的表現。

作者：曹心怡

作者簡介：畢業於輔仁大學社會工作學系，認為PM是一份類似於唐僧的工作，不但要對眾人眼中不可能的任務抱持著執行的決心，又要能驅使管控各類厲害的角色生物。在尚未修煉成佛的今天，仍努力朝著西方前進。

用商業思維做好專案管理，打造高效溝通團隊

溝通人人都會，但要如何在溝通中找到盲點及專案進行的出路又是一門大學問，到底從何著手，又如何透過溝通，打造一個高效能的團隊呢？

6/21(五)18:00-19:00 請準時鎖定『專案職人SHOW』直播，邀請商業思維教練游舒帆，將與您分享自身工作經歷及他的溝通秘訣！

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管理文章分享：【敏捷式管理達標秘訣】敏捷推廣先行者的親身體悟

【敏捷式管理達標秘訣】敏捷推廣先行者的親身體悟

達成目標的第一步，是先找到有效的執行方法。近年在亞洲地區逐漸盛行的「敏捷專案管理」，透過將專案分成多個週期的模式，將產出拆成小部分持續交付，似乎更快速、容易達到，也更有成就感。身為中國敏捷推廣先行者的李國彪Bill，深感此手法的驚人成效，不僅以自身經歷實踐敏捷，多年來更致力將思維傳授給企業與職場工作者。

主沉浸IT產業多年體悟敏捷成效

曾在廣州美資UNISYS公司任職的Bill，當時負責公司大中華地區的電機業務，藉著多年在IT產業的經驗累積，1999年移民加拿大多倫多，隨即進入當地Rogers AT&T公司的資訊部門工作。某次和幾位專案經理、產品總監位階的華人朋友一起聚餐時，正在談論做專案的心路歷程，其中一位朋友建議與其互吐苦水，不如有所行動去改善，於是推薦他了解敏捷手法。

之後Bill真的開始嘗試用敏捷做專案，但也因為與以往的流程、工具、思想、文化等都不相同，對公司來說是個大變革，起初遇到不少曲折，所幸期間獲得的經驗教訓，最終都轉化為成功的養分，公司內部或客戶都給予很大的讚賞，讓Bill產生了不少信心，也持續精進敏捷知識，參加Scrum（註1）創始人Ken Schwaber和Scrum Aliance（註2）創始人Mike Cohn聯合舉辦的CSM課程。

響應變化企業目標要走在最前面

從兩大敏捷先鋒獲得啟發後，Bill察覺當時包含大陸在內的亞洲地區，對敏捷的認識程度皆非常粗淺，於是2007年決定回到大陸，成立中國首家Scrum Alliance的R.E.P.(Registered Education Provides，註冊教育機構)优普丰，並在經過一番努力後成為中國第四位CST（註3），展開推廣之路。

敏捷四大宣言

● 人員及互動比流程與工具重要

● 可正常運作的軟體比繁複的文件重要

● 與客戶合作比合約協定重要」

● 因應需求變更比依計畫行事重要

回想當年，Bill說，這一切的選擇，恰巧跟敏捷宣言的「因應需求變更比依計畫行事重要」非常契合，就像加拿大冰球王子韋恩‧格雷茨基(Wayne Gretzky)曾說過，他在冰球運動的成功關鍵是因為「我預先滑到冰球將要去的地方，而不是追著冰球跑。」當年Bill毅然決然回大陸推廣Scrum，就是對比自己多年前在IT產業的經驗來看，感受到世界將往這個趨勢去，才立下此目標。

他進一步舉例，以前做一支手機，可能經過好幾年的時間都不用做什麼改善，但現在像iPhone或其他手機，產品生命週期越來越短，總是過一段時間就會推陳出新，漸漸地你就會發現這個世界正往高不確定性和快速變化的方向發展，而從敏捷的角度，讓目標走在最前面，就能用更優雅的方式來順應趨勢。

達標祕訣：打造主動積極的團隊

不過目標設定後，究竟要如何達成？這時「人」就成了關鍵因素。就像敏捷宣言所說的「個人與互動重於流程與工具」，若能利用敏捷強調以人為本的特性，造就一支主動積極的團隊，那麼離達標就不遠了。敏捷式開發包含三種角色：P.O.（產品負責人）、ScrumMaster及開發團隊。P.O.可謂團隊的舵手，掌握方向，向團隊闡述願景，說明要實現的目標、目標的重要性，確保我們在「做正確的事」，團隊就會願意跟隨，並且熱情投入「正確地做事」。

ScrumMaster則如同團隊的教練一般，時刻傳播敏捷理念、帶領團隊分析，並以軟性技能發揮保護及引導團隊的作用，同時，也要當個聆聽者，了解團隊成員的瓶頸。Bill說，雖然這是屬於高階的領導，但卻要用服務的心態，扶著團隊幫助他們持續前進，讓團隊更好，因為「人獲得尊重，自然而然地就會更積極主動，大大提升專案成功的可能性。」

當然要培養出自動自發的團隊，最重要的還是必須讓團隊本身有足夠的發展空間。敏捷手法並不會限制達成目標的方式，而是讓團隊自我組織，決定該如何實現目標，當成員能夠充分地自由碰撞，就能夠一直想出更好的方法，並且在過程中不斷成長。

體認現實下定決心才是第一步

然而無論是目標的設定或達成，前提都是「做或不做」。就像Bill所說，任何一個企業想要推行敏捷手法絕對都不是不可能，但難的是企業必須調整思維，讓敏捷成為文化並融入其中，才能有澈底改變。推廣敏捷10年來，Bill獲得不少啟示，如果有以下的覺悟，其實改變也可以很容易：

It was messy, and still is：也許你會覺得現在一直是混亂的狀態，但也是在這種環境下，你才有機會設定新的目標，找出更好的方法來創新。

Dive in and get your hand dirty：有投入其中的勇氣，還要確保你的手夠髒！凡事親力親為，以身作則，竭盡全力地往前，成功達標就是肯定的。

相信Bill的這些經驗談，在企業或是個人身上都非常適用，現在開始，體認現實，勇敢開創屬於自己的路，下定決心後，就親自動手實現你的目標吧！

註1 Scrum：敏捷式開發(Agile)包含多種方法，其中最為眾人所知的一個支派即為Scrum

註2 Scrum Alliance：由Ken Schwaber & Mike Cohn & Esther Debbie於2002年共同創立，為第一個頒發Scrum認證（包含CSM、CSPO等）的聯盟，至今在全球已有約50-60萬會員

註3 CST：Scrum聯盟認證培訓師(CST)，目前大陸僅8位

文章來源：《專案經理》2018年2月號掌握目標設定秘訣成為人生勝利組

專案經理雜誌 https://www.pm-mag.net/

@Zoom 線上談敏捷: 挖掘內在動力，當敏捷碰上教練 2019/6/26 (三) 20:00 主講人: 陳怡祺

@Zoom 線上談敏捷: 當敏捷碰上教練

往上延伸、往下扎根，敏捷與教練蹦出新火花。

越來越多的企業嘗試導入敏捷，但有些順利轉型，有些鍛羽而歸。這其中的差異，便是教練應用在敏捷的強大力量。敏捷跟教練具有相同本質:開放、包容、幫助客戶面向未來並創造價值，透過教練對話可以讓企業挖掘內在的動力及找出適合組織的敏捷方法。

本次邀請到同時具備敏捷專家證照(CSP)及NLP教練的陳怡祺分享挖掘內在動力：

當敏捷碰上教練，是非常有意思和機會的，精彩可期，錯過可惜。

主講人: 陳怡祺

日期: 2019/06/26 (三) 20:00

地點: @Zoom ( 會議前一小時通知Zoom 連結)

報名方式

1. 加入當專案管理遇上敏捷臉書社團:https://www.facebook.com/groups/hybridPM/

2. 加入Line 群組: http://line.me/ti/g/g5CBxoO_7p

3. 加入專案管理遇上敏捷社員: https://goo.gl/KrhMPy

參考專案經理雜誌2019.6月號-p.80。

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學了專案經理的必備職能-，更需要實際應用，

即使是一個小主題，也可以得到許多響，

知識因為分享，而變得有價值。這是一個實務應用分享及交流的園地。

參加對象: PM、PMP、CSM、CSPO、PMI-ACP..

社員守則：

1.社員需主動分享、樂於交流、為社團帶來活力

2.社員需正面能量，不吝惜鼓舞及激勵彼此

線上交流時間: 每二周的周三晚上@Zoom

加入方式

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2.社員線上登記網址: https://goo.gl/KrhMPy

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