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將專案管ç†çŸ¥è˜æ‡‰ç”¨åœ¨ç±Œè¾¦æ²™é¾äº¤æµè«–壇
一ã€å‰è¨€
å› è·å‹™éœ€è¦ï¼Œæ›¾ç‚ºä»»è·å–®ä½è¦åŠƒã€åŸ·è¡Œäº†ä¸€ç³»åˆ—æ¯å‘¨ä¸€æ¬¡çš„æ²™é¾äº¤æµè«–壇，雖然æ¯å‘¨ä¸€æ¬¡çš„「æŒçºŒæ€§ã€æ¦‚念讓該沙é¾çœ‹èµ·ä¾†ä¸ç¬¦åˆå°ˆæ¡ˆ(Project) 「暫時性ã€ç¨ç‰¹æ€§ã€æœ‰ç›®çš„性ã€çš„特性，但若把æ¯å ´æ²™é¾ç¨ç«‹æª¢è¦–，會發ç¾ç”±æ–¼æ¯å ´è¬›è€…分享的主題ã€å—眾ã€ç›®æ¨™éƒ½ä¸åŒï¼Œå°‡æ¯å ´æ²™é¾è¦–ç‚ºä¸€å ´æœå‹™ï¼Œæ¯å ´æ²™é¾å¯¦å‰‡æ˜¯ä¸€å€‹å€‹å…·å‚™å°ˆæ¡ˆç‰¹æ€§çš„專案，åˆï¼Œé€™äº›å…·å‚™å°ˆæ¡ˆç‰¹è³ªçš„一系列沙é¾æœ€çµ‚集çµæˆäº†çµ„織的é‡è¦è¨ˆåŠƒ(Program)，åŒæ™‚ï¼Œå› å…¶è¢«è³¦èˆ‡èˆ‡å…¶ä»–è¨ˆåŠƒå’Œå°ˆæ¡ˆç”¢ç”Ÿç¶œæ•ˆçš„ä»»å‹™ï¼Œæ•…ä¹Ÿè¢«è¦–ç‚ºçµ„ç¹”å°ˆæ¡ˆçµ„åˆ(Portfolio) ä¸çš„一部分。
本文欲將在考PMPéŽç¨‹ä¸å¸åˆ°çš„專案管ç†çŸ¥è˜å¥—用到æ¤æ²™é¾äº¤æµè«–壇ä¸åšä¸€å›žé¡§èˆ‡æª¢è¦–，並分享關於åšç‚ºæœ€å°å–®ä½çš„æ¯å‘¨æ²™é¾ï¼Œä¹Ÿå°±æ˜¯ã€Œå°ˆæ¡ˆã€å…¶è¦åŠƒèˆ‡åŸ·è¡ŒèƒŒå¾Œçš„é‡è¦ç²¾ç¥žèˆ‡ä¸€äº›é—œéµå› å。
二ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç”Ÿå‘½æµç¨‹-起始
ç™¼å±•å°ˆæ¡ˆç« ç¨‹ï¼š
專案發起人是組織的執行長，經å¯è¡Œæ€§ç ”究與æˆæœ¬åˆ©ç›Šåˆ†æžå¾Œèªå®šç™¼å±•æ¤å°ˆæ¡ˆå°çµ„ç¹”ç™¼å±•æœ‰ç›Šï¼Œå› æ¤æ±ºå®šåŸ·è¡Œï¼Œåœ¨å°ˆæ¡ˆçš„高階需求上很明確：(1)æ²™é¾å…§å®¹å®šä½åœ¨å•†ç®¡é¡žçš„交æµåˆ†äº«ï¼Œå…§å®¹ä¸Šèšç„¦æ–¼åŸ·è¡Œæ–¹æ³•ã€(2)æ²™é¾åœ¨å„層é¢çš„呈ç¾è¦åˆä¹Žçµ„織形象ã€(3)æ²™é¾å¿…é ˆç‚ºçµ„ç¹”å¸¶ä¾†åˆ©æ½¤ã€‚
辨è˜åˆ©å®³é—œä¿‚人：
é‡è¦çš„利害關係人為æ¯å‘¨åƒèˆ‡è«–壇的講師ã€è¬›å¸«å¸¶ä¾†ä¹‹åœ˜éšŠäººå“¡ã€ä¸»æŒäººèˆ‡è½çœ¾ï¼Œå…¶é¤˜åˆ©å®³é—œä¿‚人包å«å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠèˆ‡å°ˆæ¡ˆç›¸é—œä¹‹æŽ¡è³¼å» 商。
三ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç”Ÿå‘½æµç¨‹-è¦åŠƒ
範疇管ç†
專案的產出為跟商管類執行方法有關的沙é¾ï¼Œç”±æ–¼å•†ç®¡é¡žçš„範åœå¾ˆå¤§ï¼Œæ‰€ä»¥çµ„織並ä¸ç¼ºé¡Œæï¼ŒåŠ ä¸Šçµ„ç¹”å …ä¿¡çš„åƒ¹å€¼åœ¨æ–¼å„è¡Œå„æ¥éƒ½æœ‰å…¶å¯è¢«æŒ–æŽ˜çš„åƒ¹å€¼ï¼Œå› æ¤åœ¨è’集需求的部分專案團隊並沒有特別的去考慮迎åˆå¸‚å ´ï¼Œå而，專案團隊著é‡çš„點在於如何挖掘出講者å«é‡‘é‡é«˜çš„內容，讓內容本身æˆç‚ºæ²™é¾å¸å¼•äººçš„æœå‹™ï¼Œåªè¦åœ¨é¡§å®¢ä¸å»ºç«‹å£ç¢‘，專案團隊è¦åšçš„就是ä¿è‰ä»»ä½•çš„æ²™é¾åˆ†äº«éƒ½æœƒæœ‰å…¶åƒ¹å€¼ã€‚雖然在定義範疇與è’集需求的部分看似有點廣，建立WBS似乎會變æˆè¤‡é›œçš„任務，但實則上WBS部分ä¸è„«ä¸€ç³»åˆ—(活動å‰ä¸å¾Œ)çš„æºé€šå†æºé€š(分享主題與內容之確èªã€ç°¡å ±è£½ä½œã€è¬›è€…特別需求)和活動å‰çš„行銷è¦åŠƒã€æ´»å‹•ä¸çš„å ´åœ°ã€ä¸»æŒäººã€é¡§å®¢ç›¸é—œå”èª¿äº‹é …ï¼Œæ‰€ä»¥åœ¨å»ºç«‹WBS上相å°å–®ç´”。
æˆæœ¬
ä¸€å ´æˆåŠŸçš„æ²™é¾çš„é—œéµå› å在於人和ç¾å ´æ°£æ°›ã€‚人的部分包å«ç¬¦åˆçµ„織期望的講師ã€ä¸»æŒäººã€è½çœ¾èˆ‡å·¥ä½œäººå“¡ï¼Œæ‰£é™¤æŽ‰çµ„織原有的人力æˆæœ¬ï¼Œå±¬æ–¼äººçš„大部分æˆæœ¬éƒ½èŠ±åœ¨èˆ‡è¬›å¸«ã€ä¸»æŒäººçš„æºé€šå’Œè»Šé¦¬è²»ä¸Šï¼Œåˆå› 為ç¾å ´æœƒæ供點心ã€èª¿é…’ç‰è»Ÿæ€§é£Ÿæ給è½çœ¾ï¼Œæ‰€ä»¥è½çœ¾éƒ¨åˆ†ä¹Ÿæœƒæœ‰äº›æˆæœ¬ç”¢ç”Ÿï¼›ç¾å ´æ°£æ°›è·Ÿå ´åœ°ã€ç‡ˆå…‰ã€éŸ³éŸ¿è¨å‚™ç‰å¾ˆæœ‰é—œä¿‚ï¼Œå› ç‚ºæœ‰é•·æœŸçš„åˆä½œæ‰¿åŒ…商，所以這部分的æˆæœ¬ä¹Ÿå±¬æ–¼å¯æŽ§ï¼ŒåŸºæœ¬ä¸Šæ¯å ´æ²™é¾çš„æˆæœ¬æ˜¯å¾ˆå¥½è¢«æŽŒæ¡çš„。
時程
通常一個月å‰æœƒè¨‚定沙é¾çš„主題，接著專案團隊便會著手è¯çµ¡è¬›å¸«ï¼Œæˆ–å¦ä¸€ç¨®åšæ³•æ˜¯å…ˆå°‹æ‰¾ç¶“評估後有潛力的講師然後æ‰å®šä¸»é¡Œï¼Œæ™‚程最大的挑戰在於專案團隊和講師的æºé€šï¼Œå› 為ä¸æ˜¯æ¯æ¬¡å°æ–¼å…§å®¹çš„æºé€šéƒ½èƒ½ä¸€æ¥åˆ°ä½ï¼Œçµ„ç¹”æœ‰çµ„ç¹”å …æŒçš„å½¢å¼ï¼Œä½†è¬›è€…也會有為了其內容而å°æ‡‰çš„準備，並ä¸æ˜¯æ¯æ¬¡éƒ½èƒ½ç›´æŽ¥å°æŽ¥ä¸Šï¼Œæ‰€ä»¥åœ¨æ™‚程的部分組織åªæœƒå®šä¸€å€‹å¤§æ¦‚，但在執行細節上的æ“作基本上是交給團隊處ç†ï¼Œä¹Ÿæ˜¯æ¤å°ˆæ¡ˆç›¸å°å…·æŒ‘戰的部分。
風險
最大的風險就是講者臨時沒辦法來，é‡å°é€™é»žåœ˜éšŠèŠ±8æˆçš„力氣在é 防，也就是跟講者å覆確èªè¡Œç¨‹ï¼Œä½†è‹¥çœŸçš„é‡åˆ°ä¸å¯æŠ—æ‹’ä¹‹å› ç´ ï¼Œåœ˜éšŠä¹Ÿåªèƒ½æ‰¾ç›¸é¡žä¼¼çš„講者來分享內容，或甚至å¯èƒ½æ•´å€‹ä¸»é¡Œéƒ½å¾—æ›æŽ‰ï¼Œé€™éƒ¨åˆ†ä¹Ÿéƒ½æœ‰ç›¸å°èˆ‡é¡§å®¢çš„æºé€šç®¡é“和客訴處ç†ã€‚
å“質
講者本身的調性就決定了該次沙é¾çš„æœ¬è³ªï¼Œå› æ¤åœ¨å°‹æ‰¾è¬›è€…ã€ä»¥åŠèˆ‡è¬›è€…çš„æºé€šä¸Šï¼Œå°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠæœ‰è¦åŠƒæ—¢å®šä¸”明文化的è¦æ±‚，讓團隊於執行專案時有其å¯è¢«ä¾å¾ªä¹‹è™•ï¼Œä¸¦åœ¨æ¯å ´æ²™é¾çµæŸå¾Œå›žæ”¶é¡§å®¢æ»¿æ„度調查表，來改進æ¯ä¸€æ¬¡çš„å“質è¦æ±‚。
人力資æº
組織型態為專案型組織，由於WBS建立得宜且分工明確，所以è¦åŠƒä¸Šä¹Ÿæ²’碰到太多困難，å而是若把講者視為人力資æºçš„一部分，那在找尋講者的éŽç¨‹å°±æ˜¯ä¸€å€‹èŽ«å¤§çš„挑戰。
æºé€š
ä¸åŒæ–¼å…¶ä»–較著é‡æ–¼ç¯„ç–‡ã€æˆæœ¬ã€æ™‚程的專案，æºé€šåœ¨æ¤å°ˆæ¡ˆä¸æ‰®æ¼”很é‡è¦çš„角色，åšç‚ºæ²™é¾ä¸»è¾¦æ–¹ï¼Œå¦‚何確ä¿è¬›å¸«èƒ½å¤ 傳é”è¨å®šä¹‹ä¸»é¡Œï¼Œä»¥åŠå¦‚何在行銷端確ä¿åƒèˆ‡çš„é¡§å®¢èƒ½å¤ æ–¼æ²™é¾ä¸å¾—到期待之收穫，是æ¤å°ˆæ¡ˆçš„é‡è¦ä»»å‹™ä¹‹ä¸€ï¼Œåœ¨è¬›å¸«ç«¯çµ„ç¹”æœ‰å°ˆé–€çš„å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠäººå“¡è² è²¬è¯ç¹«ï¼Œä¸¦å®šæœ‰ç›¸é—œçš„SOP與æºé€šæº–則，在顧客端也有相å°çš„行銷和客æœéƒ¨é–€ä¾†åšç›¸å°æ‡‰çš„活動å‰ã€ä¸ã€å¾Œçš„相關行銷與æºé€šè™•ç†ã€‚
採購
åˆä½œçš„å» å•†éƒ½æ˜¯é•·æœŸçš„åˆä½œå¤¥ä¼´ï¼Œæœ‰ç›¸å°çš„é»˜å¥‘ï¼Œå› æ¤æŒ‰çµ„ç¹”æµç¨‹è³‡ç”¢ç…§æœ¬å®£ç§‘è¦åŠƒï¼Œæ•…沒碰到太多å•é¡Œã€‚
利害關係人
å› ç‚ºæ²™é¾å®šä½ç‚ºæœå‹™ï¼Œä»»è·å–®ä½çš„政ç–æ˜¯ç…§é¡§å¥½è¬›è€…èˆ‡é¡§å®¢ï¼Œå› æ¤å°ä¸»æŒäººèˆ‡å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠæœ‰å…¶è¦æ±‚在，å°å¤–與å°å…§çš„æºé€šéƒ½ä»°è³´å°ˆæ¡ˆç¶“ç†ï¼Œç„¶å°æ²™é¾æ•´é«”çš„æˆæ•ˆè©•åˆ†æ˜¯ç”±æ²™é¾çµæŸå¾Œçš„顧客滿æ„度調查ã€è¬›å¸«å€‹äººè©•åƒ¹æ‰€æ±ºå®šçš„，任è·å–®ä½çš„組織æµç¨‹è³‡ç”¢éƒ½æœ‰ç›¸å°æ‡‰çš„SOP。
å››ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç”Ÿå‘½æµç¨‹-執行
å› è¦åŠƒå®Œå–„，故任è·å–®ä½æœ‰å®Œæ•´çš„SOP和標準來進行執行æµç¨‹ç¾¤çµ„ä¸çš„æ¯ä¸€é …任務，且花很多時間在發展與管ç†å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠä¸Šã€‚
五ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç”Ÿå‘½æµç¨‹-監控與çµæŸ
å› ç‚ºæœå‹™çš„呈ç¾æ˜¯åœ¨æ¯å ´æ²™é¾ä¸ï¼Œæ‰€ä»¥é›–然è¦åŠƒéšŽæ®µå°±æœ‰åœ¨ç›£æŽ§ï¼Œä½†å°æ–¼åŸ·è¡ŒéšŽæ®µä¸çš„監控æ‰æ˜¯æ²™é¾çš„é‡é»žï¼Œæ¯å ´æ²™é¾é–‹å§‹å‰çš„å‰ä¸å¾Œéƒ½æœ‰å…¶å®¢è£½åŒ–的標準，包å«ç‡ˆå…‰çš„調教ã€éŸ³éŸ¿è²é‡ã€æ¤…å的擺放方å¼ç‰ï¼Œå®Œå…¨è¦ä¾ç•¶å¤©çš„ç‹€æ³ä¾†æ±ºå®šï¼Œä¹Ÿæ˜¯å°å°ˆæ¡ˆåœ˜éšŠæˆå“¡ä¾†èªªæœ€å¤§çš„挑戰，æ¯å ´æ²™é¾çµæŸå¾Œéƒ½æœƒæœ‰æª¢è¨Žæœƒï¼ŒæŽ¢è¨Žå¯æ”¹é€²ä¹‹è™•ä¸¦å»ºç«‹æ¨™æº–或é€éŽè®Šæ›´ç¨‹åºä¾†å®Œå–„組織æµç¨‹è³‡ç”¢ã€‚
å…ã€çµè«–
雖然åªæ˜¯å›žé¡§ä¸¦æª¢è¦–如何將PMP所å¸åˆ°çš„專案管ç†çŸ¥è˜æ‡‰ç”¨åˆ°åŸ·è¡ŒéŽçš„專案ä¸ï¼Œä¾¿ç™¼ç¾å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çŸ¥è˜çš„å¨åŠ›-ä¸åƒ…èƒ½å¤ æ¶µè“‹çµ„ç¹”ä¾ç¶“驗所累ç©å‡ºçš„æˆæžœï¼Œç”šè‡³é‚„èƒ½å°‡ä¹‹æ›´åŠ ç²¾é€²ï¼Œé€™å¥—ç³»çµ±çš„å¨åŠ›å¯è¦‹ä¸€æ–‘，感è¬é•·å®å°‡é€™ä¸€å¥—系統以深入淺出的方å¼å¸¶çµ¦éœ€è¦å°ˆæ¡ˆç®¡ç†çš„工作者，真的收穫良多。
作者：æŽå®—è«
作者簡介：æŽå®—è«ï¼Œåœ‹ç«‹æˆåŠŸå¤§å¸éƒ½å¸‚計劃å¸ç³»å¸å£«ï¼Œ2017å¹´09月通éŽPMP考試。曾任è·æ–¼å¤šå€‹å«å°ç£ã€é¦™æ¸¯ã€ç¾Žåœ‹ç‰åœ‹å…§å¤–在地NGO；國內外工程顧å•å…¬å¸èˆ‡æ”¿åºœéƒ¨é–€ï¼›æ›¾çŸæœŸå”助朋å‹å‰µæ¥ï¼Œå°ˆé•·ç‚ºçµ„織管ç†ã€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ï¼Œä¾çµ„織需求å¸è·å„é …å°ˆæ¡ˆè¦åŠƒã€‚