rogersnotes 20170323: 為企業爭取最高獎項榮耀─2017年標竿企業獎&十專獎線上報名中

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專案管理在行政作業上的運用

[前言]

越是龐大的組織，越需要用到「專案管理」的概念，否則就會像多腳蜈蚣，無功而返，公務機關更是如此。一個公務體系，從計畫開始到結案，更是層層關卡，每一筆金額都是人民辛苦納稅錢，一分都不能浪費；為了防止弊端，更要小心不能有行政疏失。

然而，如何在此取得平衡，避免因此產生的龐大行政工作降低效率，著實可好好從「專案管理」著手。

[起始]

一個計劃最重要、最關鍵的就是提出「計畫說明書」，敘述整個計畫的目標是什麼？為什麼要做？是否有足夠預算及能力?

一個良好的計畫說明書訂定，將最大的影響後續計畫的執行。因此計畫起始最應該審慎思考的事情。在越龐大的組織，每個步驟要監控的項目就越多越仔細，而起始因決定著整個專案的範疇、預算、時程等關鍵，更為整個程序最為繁雜的階段。

[規劃]

政府單位執行要考量的面向非常多，並且有許多參考資源，在規劃的同時，參考先前資源是非常重要的步驟之一。

例如，當我們決定將要執行某個計畫時，首先要做的就是先完成「計畫說明書」，其中包含計畫的緣起、目標、重要工作項目、甘梯圖、查核點、各工項之預算等。而「重點工作項目」即為後續查核這個計畫是否有完成的重要依據，因此我們會在這邊進行說明，本計畫本年度預定執行那些工項、怎麼執行、條件目標等。

接著將上述「重點工作項目」進行時程上規劃，進而完成乾梯圖；預算上的規劃完成各個工項之預算說明書。

在執行前，要經過各個主計室、秘書室、政風室等相關單位進行審查，除了讓各相關單位能同步了解整個計畫的執行，更能適時地透過不同角度提出建議，共同讓計畫更加完善。

最後進而將此「計畫說明書」編撰成契約文件。另外，因為此階段作業程序相當繁瑣，若能參考前人相關資料，將能減少錯漏，節省許多時間。

[執行]—變更計畫and莫忘初衷

執行過程中多多少少會遇到困難與阻礙，除了找到原因、找到方法解決以外，在必要時刻可以申請變更計畫。

例如：每月繳交月報表，除了確認進度使否有符合原先預定的乾梯圖，更能事先準備執行避免出現狀況後要花更多時間調整。而執行當中往往會遇到突發事件需要調整計畫，例如政治政策改變影響計畫執行、颱風豪雨產生之的災害需臨時應變等。若需要執行變更，則須提出變更申請，說明原委，並提出預計如何變更，最後經過各單位(主計、秘書、政風等相關單位)表示意見並同意後，方得進行變更。

[監控]

監控最常提及的即為「範疇、時程、成本」，而除了這三大重點以外，最容易忽略卻又極為重要的為緣起與目標，切勿為了完成計畫而完成，卻失去了原先制定計畫的本意。

以委託案來說是最重要的一個環節，除了每月定期監控進度，讓整個專案能如期完成以外，更要隨時監控整個專案是否如質，是否達到標的。方法包含：每月定期之月報表、季報、期中期末審查能有效檢核工項是否有如期如質完成以外，更能透過期中期末找個專家委員來給予建議，讓整個計畫執行上更完善。

時程安排上，除了一開始即須訂定里程碑、考量中間可能遇到的任何風險、避免工程延宕、進度落後。而值得注意的是，若無在計畫執行前，先行進行通盤的安排，在過程中才急躁處理，為了縮短工期，而在倉促提前執行，有時反而造成作白工，浪費時間，更慘的是可能花費更多時間人力成本，進行變更計畫。由此可知，在一開始通盤先行對計畫的了解，進行時間安排，並且隨時和計畫書比對，將可有效防止風險產生、時程延宕、成本人力的消耗。

而執行過程中，各種風險產生都是有可能的。這時若有良好事先安排，啟動風險管控機制是最好的，但往往不見得有這樣充足的經驗或時間，需要隨機應變，這時「完整風險紀錄」將是對整個計畫、甚至是未來工作上的推動，將有非常大的幫助！工作太多很多小細節雖簡單處理，卻沒有深刻記得，下次將釀成大禍不可挽回，因此這樣的風險紀錄，將可幫助自己未來避免風險再次發生。

[結束]

一個專案的完成，承如前面所說，公務單位要考量的面向太廣，參考前人資料是必然的，因此製作範本SOP，提升效率是非常重要的。而這個專案的成果、是否有參考價值，都須完整歸檔，這將為影響後續執行其他相關專案最重要的關鍵。

例如：這計畫執行一年下來，中間遇到的困難，各委員提出的建議，改善的結果等都需寫成結論與建議，成為下年度繼續執行此類計畫之參考。過程中遇到的狀況，如何解決，效果如何等更是應該完整記錄，避免下年度，換業務承辦人，將重蹈覆轍。而行政作業部分，其為一非常良好的監控執行與歸檔的制度，雖然繁瑣，卻能完整保留、有效避免錯誤與降低意外風險。因此將此行政作業建立SOP制度是必須的，這樣能讓承辦人將行政成為輔助工具，進而能有更多時間在執行業務上。

結語

公務生涯兩年多，發現其實PMP早已深化於公家單位。

也有人會說，公職就是在處理許許多多繁瑣的行政作業，失去原應有的專業性，我認同行政作業有許多可以改善簡化的空間，但絕對不是只辦行政作業就能運轉的。就像要徹底執行PMP有許多表格、步驟、監控等面向，但PMP更需先行了解整個專案執行目的方式，才能更有效的進行監控，並且掌握更多資訊與執行方式，若無法擁有專業進行這一系列的沙盤推演，那麼這項專案勢必無法順利完成。

作者：楊深惠, PMP

作者簡介：楊深惠，2013考上水利技師後，2014水利高普考及格，是個熱愛旅行、關注全球水環境之水利青年。

大部分都認為公家機關就是安安穩穩過一生，而我卻仍抱著希望能對台灣、對這個社會、環境有所貢獻而踏入。儘管只是一點點，棉薄之力。希望藉著專案管理，能讓這個目標更順利的一點一滴的執行!

2017 標竿企業獎及十大傑出專案經理獎線上報名，開始囉!

線上報名網址http://pmitw.ezteamwork.com/apply/

報名步驟：

•第一階段報名填寫”參選基本資料”:網址:http://pmitw.ezteamwork.com/apply/

•後續由PMI-TW秘書處通知參選單位進行組織成熟度(OPM)自評分數及提交佐證資料。

該OPM系統由NPMA許秀影理事長開發及設計。

•第一階段截止報名日期:2017/4/28(五)

(歡迎轉發)

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※《專案經理》雜誌對2016年得獎單位完整報導：https://goo.gl/nVpbjs

2016年國際專案管理標竿企業獎(EPBA) 暨十大傑出專案經理人獎(TOPM) 得獎名單:

http://www.pmi.org.tw/Dynamic/detail?Code=news&page=600

專案經理雜誌 2月號/2017 第31期>>

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台灣文化復興盡在奇美─奇美博物館的專案管理

《專案經理》雜誌第32期

奇美博物館的專案管理

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「我的博物館只有一個精神：為了大眾而存在。」

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PMI-TW 台北分會3月25日(六)下午在犇亞會議中心【台北場工作坊】：從積木遊戲學敏捷管理，歡迎報名

【 PMI-TW 3/25 台北場工作坊】相關活動訊息：http://www.pmi.org.tw/Activity/detail?Code=elite&page=429

3月25日(六)【台北場工作坊】：從積木遊戲學敏捷管理

【日期】2017/03/25 14:00 ~ 2017/03/25 17:00

【時數】3 小時

【PDU】3 PDUs

【地點】犇亞國際會議中心【台北市松山區復興北路99號15樓HH會議室（南京東路捷運站）】

【人數】30人

【課程摘要】

因應快速變動的產業環境及不確定的需求，除了PMP的專案管理手法外，還有一套非常適合於台灣產業生態的專案管理手法，稱為敏捷專案管理Agile。

本講座藉由積木遊戲的實際演練，讓與會學員可以體驗敏捷管理的精髓，快速了解敏捷流程(Iteration planning, Demo，Retro)、掌握敏捷三角色-Product Owner, Scrum Master, Develop team、自我組織的團隊運作，體驗如何掌握需求，階段性產出、成果展示、檢討會議來完成客戶所需要的產品，並能貼近客戶的想法，在過程中，團隊成員如何分工、自我組織而能快速完成任務。

本積木遊戲由”打造一座美麗的城市”為主題出發，帶領與會成員分組，動手玩積木，發想創意，依照敏捷流程，在有限時間，打造一座美麗的城市，相信說的再多的理論、技巧，不如親手操作，藉由講師的引導，能有更深刻的體會，課後，也能現學現用於職場上，激發團隊潛能，帶領團隊更有效率的完成客戶需要的專案產出。

【課程大綱】

• 敏捷的萌芽與崛起

• 敏捷基本價值原則

• 敏捷積木遊戲: 打造一座美麗的城市

• PMI-ACP 敏捷專案管理師證照介紹

• 課程回顧、心得分享

【講師】周龍鴻，PgMP, CSP

Roger，亞洲第一位華人考取美國專案管理學會核發計畫管理師Program Management Professional, PgMP證照。

現已為台灣培育超過1萬位PMP。2006年4月16號創立了具有1,000 位PMP會員的全國性專業社團台灣國際專案管理師協會，並獲選擔任理事長。2011年創立華人第一本專案管理的電子雜誌:專案經理雜誌，現擔任總編輯◦

2015年獲得英國國際敏捷大獎之最佳推手獎(Agile Award)，個人取得國際證照有PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, PMI-RMP, PgMP, CSM, CSPO, CSP, MCT。

現職：

長宏專案管理顧問公司總經理

專案經理雜誌總編輯

國際專案管理學會台灣分會理事

經歷：

社團法人台灣國際專案管理師協會創會理事長

十大傑出專案經理人獎總召集人

學歷：

國立成功大學EMBA 第一屆

國立成功大學機械工程學系

敏捷專案歷練：

1. Spolity 翻譯敏捷專案

2. CNS Scrum 專案

3. PMBAG 翻譯敏捷專案

國際獎項：

1. 2009 PMI Award

2. 2010 PMI Award

3. 2015 Agile Award

活動訊息：http://www.pmi.org.tw/Activity/detail?Code=elite&page=429

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