rogersnotes 20160512: 實務文章分享&《專案經理》雜誌紙本06期─Snoopy65週年的專案管理6/1驚喜發行

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順利摘下PMP金牌之後，一直想要將所學應用於實務中，最近正好在執行政府部門的環境污染場址調查規劃工作，因此嘗試將PMP專案管理手法帶入。

由於本計畫為政府部門依據政府採購法公開招標的案子，本工作團隊在投標前，必須先依照招標公告內容，撰寫一份服務建議書，說明後續執行本計畫的工作方法，若順利得標，這份服務建議書將會成為本工作團隊與業主雙方合約的一部分。服務建議書的內容說明了本工作團隊將如何執行本案，也就是HOW，因此非常類似「發展專案管理計畫書」流程的產出：「專案管理計畫書」，再加上本公司內部的一些專案管理文件，兩者產出內容大致上包含「專案範疇說明書」、「活動清單」、「活動資源需求」、「活動期程估計值」、「時程基準」、「活動成本估計值」、「成本基準」、「用人管理計畫書」、以及「風險登錄表」等，其橫跨「範疇」、「時程」、「成本」、「人力資源」、「風險」等五大知識領域，以下為針對本計畫各知識領域之簡短說明。

範疇

首先，本工作團隊先針對本計畫「服務投標須知」所述之「計畫工作內容」，轉化為「專案範疇說明書」，它算是專案最基礎的一份文件，依據PMBOK第五版第五章的定義，專案範疇說明書包含：產品範疇說明書、允收條件、交付標的、專案排除事項、限制條件、以及假設事項。本計畫的調查規劃書即是產品範疇說明書，調查規劃書越詳細越好，後續仍可隨著計畫的執行，或是依據實際狀況，逐步完善。本計畫的調查數量即是允收條件，也就是驗收標準，例如：與業主的合約要求為採集土壤樣品100組，本工作團隊即必須完成100組土壤樣品，才算符合驗收標準。本計畫的調查手冊即是有形的交付標的。本計畫的專案排除事項的訂定，是為了要釐清本計畫不包含的事項，例如：本計畫只負責採集土壤樣品並進行分析，評估其是否受到污染，即超過法規標準，但本計畫工作項目不包含判定污染來源與污染行為人。本計畫的限制條件為第一次進度報告、期中報告、以及期末報告的提送時間，這些都是合約規定，一定要遵守的要求，如果沒有依照所要求的時間提送，可能會依照合約規定而被罰款。本計畫的假設事項為調查對象的配合度，本工作團隊在規劃時，先假設受調對象100%配合，若在執行流程遇到不配合的受調對象，即是規劃流程假設錯誤，後續必須要進行變更，加以修正。

專案範疇可以說是專案規劃的基礎，專案範疇說明書若是定義不夠詳細完整，時程規劃與成本規劃將可能會有嚴重誤差。不明確的「專案範疇說明書」亦有可能導致計畫執行方向錯誤，不符合業主需求與期望，甚至可能導致業主不同意交付標的驗收，不同意撥付合約款項，造成公司的損失。

時程

本工作團隊針對本計畫「服務投標須知」所述之「計畫工作內容」，轉化為「活動清單」，亦即完成一份書面表格，其內容顯示專案全部預定活動名稱、活動識別碼及詳細工作範疇說明，讓本團隊成員瞭解該專案所應負責完成事項。定義活動流程將工作分解結構的工作包進一步分解為更小、更容易管理的組件（稱為活動），專案「活動清單」包括全部工作包所需完成之所有事項。本計畫主要可分為3大工作包，包含：資料蒐集(Data Collection)、Phase I環境場址評估(Phase I Environmental Site Assessment)、Phase II環境場址評估(Phase II Environmental Site Assessment)，各個工作包又可分解為數十個活動，單一活動原則上以80小時為單位，以利於專案管理。本工作團隊亦可依據本計畫之「計畫工作內容」，列出「活動資源需求」，並依照資源類型、估算之資源數量、資源行事曆、以及完成每個活動所需時間，初步估算出「活動期程估計值」，並建立「時程基準」。要特別注意的是，「時程基準」必須符合「服務投標須知」所述「計畫執行期間」之要求，例如：12個月之內必須要完成所有合約工作項目。

成本

在完成上述的「專案範疇說明書」、「活動清單」、以及「活動資源需求」，本工作團隊即開始進行本計畫所有活動所需人力、財物、以及資源之概算工作，藉由活動層級的成本估計值，以獲得本計畫之「活動成本估計值」，其準確度會隨著專案生命週期的進行，從粗估等級(-25% ~ +75%)，提升至精準估算(-5% ~ +10%)。接下來即可進行彙總，將各個活動或工作包的估算成本進行累加，並納入應變準備金，即是本計畫之「成本基準」，在納入管理準備金，即可決定本計畫之最後預算。要特別注意的是，最後預算必須符合本計畫「服務投標須知」所述之「預算經費」，因為本計畫合約為絶對固定價款合約(Firm Fixed Price Contracts，FFP)，亦即採購價格在合約簽訂前就已確定，除非工作範疇發生變更，否則不可改變合約價格。其風險為任何成本增加都由本工作團隊負責，因此準確定義本計畫範疇為本工作團隊非常重要的任務之一。

人力資源

規劃人力資源管理的目的為建立本計畫各個角色與其職責、本計畫專案組織圖，及人員招募與遣散的用人管理計畫書。本工作團隊依照執行本計畫之需要，建立科層式組織圖(Hierarchical-type charts )，包含第一層級之計畫督導、計畫主持人、計畫協同主持人、第二層級之計畫經理、以及第三層級之資料蒐集組、現場調查組、採樣分析組、以及行政支援組工作團隊成員等，並詳細說明在計畫中各自負責之職務。另外，依據本計畫工作執行之需求，本工作團隊規劃於104人力銀行網站刊登徵求2名環境工程師，協助執行本計畫合約工作項目。用人管理計畫書中亦明定人員訓練計畫，包含環境場址評估作業之訓練課程，以提升本工作團隊執行計畫之本職學能，進而提高本計畫之工作執行品質。

風險

針對本計畫之風險管理，大致上可以分為3個步驟，分別為：辨識風險、實施定性風險分析、以及規劃風險回應，藉以完成「風險登錄表」。透過辨識風險流程，本工作團隊歸納本計畫風險可分為氣候因素與工安意外2大類，以下將針對這2類風險類型、定性風險分析、以及風險回應分別說明如下：

1. 氣候因素：此類風險是指因氣候因素導致計畫工作延遲，本工作團隊評估本風險發生的可能性為0.3，對本計畫之衝擊為0.3，避免此風險發生的方法為，定期追蹤氣候變化，避免將現場工作安排在多雨的季節。

2. 工安意外：此類風險是指於採集土壤樣品時誤擊地下管線，本工作團隊評估本風險發生的可能性為0.5，對本計畫之衝擊為0.5，避免此風險發生的方法為，在執行土壤採樣之前，利用地球物理技術(Geophysical Survey)進行調查，例如：管線探測儀、透地雷達(Ground Penetrating Radar, GPR)，以掌握地下管線分布情形，避免誤擊地下管線。

以上為利用PMP專案管理手法，針對政府部門之環境污染場址調查工作進行規劃，後續將持續依據本計畫之實際需求與執行狀況進行調整，逐步完善。