rogersnotes 20150903: 實務文章:資訊專案常見的問題 & 華人Agile的推手，需要您神聖的一票！敬請參與擔任投票代表

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資訊專案常見的問題

前言：

因為從事資訊的行業，在工作上常會管理一些資訊專案，所以，在103年8月底參加專案管理的課程，讓我印象最深刻的就是整個專案各個層面的問題，專案管理的課程全部都考慮到了，是一套非常嚴謹的方法論，但在實際運用上，應視專案規模大小，而進行不同範圍的適用。

在準備考試的過程也是很辛苦的，因為工作相當忙碌，如何規劃時間，在有限的時間內完成考取證照的工作，就是一件不容易的事，我先前曾因工作太忙稍微亂了一下腳步，但是，一旦立下志向，訂下不容自己再改變的時間之後，突然間，整個效率就提升了，到現在，我才恍然大悟，原來這就是我學習專案管理之後，第一個實際運用的專案，很高興有長宏公司的輔導，讓我能學習到專案管理的知識並通過證照的考試。

我想跟大家分享的是在資訊專案的管理上最容易發生的問題，有以下幾點：

一、需求蒐集與變更管理不當

在資訊軟體系統發展中，最常碰到的問題，就是使用者的需求一直變動，等到專案後面的階段時，才發現出了很大的問題，設計結果可能不符合使用者實際作業需求，甚至與現行作業程序有所抵觸，導致系統滯礙難行，但在此時進行系統修正，會造成廠商很大的困擾，但礙於驗收迫在眉睫，只能硬著頭皮去修改系統，結果就造成廠商的虧損。

其實，通常最大的問題並非出在廠商身上，而是在使用者身上，但是使用者對於專案的執行程序不熟悉，總認為廠商無論如何就是要照著其需求去變動，在專案執行中也未必認真對待，才會導致後續的問題，所以，對於使用者的教育，其實是很重要的，與其到後面才歸咎於使用者是於事無補，應適時地對使用者加以教育。

對於廠商而言，是否引進專案管理的概念，更是非常的重要，能否掌控使用者的需求，通常決定專案是否能夠成功，現在回想起來，以前做的專案，有很多就是掌控的有問題，也缺乏變更管理的程序，使得廠商最後賠了不少錢，而機關所得到的系統也不一定符合需求。

二、監控的工作未落實

對於系統的範疇、時間、成本等因素的考量，以及是否能作好利害關係人管理，通常也是影響專案是否成功的因素之一，假如專案到了尾聲，才猛然發現時程嚴重落後，成本又嚴重超支，恐怕專案就要面臨失敗的命運，但是在實務上，我們發現這種情形卻是十分普遍，應該在專案管理計畫書中對於三大基準：範疇、時間、成本如何管理進行規範，並落實監控專案工作，才可以達到事前防範或是事後補救的目的，由此可見，專案管理對專案之重要性。

三、未善用專案管理工具

上了專案管理的課程以後，我才知道，原來有這麼多的工具是可以在47個子流程中利用的，以前只知道要使用里程碑圖，但是原來每個子流程都各有其工具，例如品質管理7工具、專家判斷、檢驗、專案管理資訊系統、類比估算法等，俗話說得好，工欲善其事，必先利其器，所以，建議大家可以參考專案管理中所介紹的工具，並實際應用於工作上。

四、品質管理不當

在實務上，常碰到一種情形，就是系統發展完成之後，將系統展現給使用者檢視時，才發現功能有誤，根本無法順利走完流程，有時可歸責於廠商內部品質管理不當，更有些專案成員甚至缺乏品質管制的觀念，程式開發完成後，就直接交貨給使用者，才會導致發生錯誤百出的情形。

記憶中曾有一個大型資訊專案在上線初期，就天天出問題，使用者皆苦不堪言，廠商也承諾會改善，但是，一年之後，有問題的部分是越來越多，但是因為是個大型專案，也不容易再另外去洽詢別的維護廠商，即使覺得原廠商做得真的很差，但是迫於無奈，還是要由原廠商進行維護。

所以，從這個案例我們可以發現，品質管理的重要性，在專案初期就將品質管理計畫書寫好，後續的控制品質與實施品質保證流程才能落實，否則，整個專案就很容易失控。

但是，一般來說，資訊專案的廠商，對於品質管理的實施品質保證流程與產品品質是否妥適，比較掉以輕心，所以，專案流程與產品品質就一直無法改善。

五、未能做好利害關係人管理

一般傳統的專案管理人員，並未針對利害關係人進行管理，比較多是採取船到橋頭自然直與得過且過的心態。如果在專案啟始階段就辨識利害關係人，後續產生利害關係人登錄表之後，就可妥善地對利害關係人加以管理，事先瞭解利害關係人的需求為何，而妥適予以因應，才不致於一直處於挨打的地位。

六、資訊系統上線後的功能補強，往往是事倍功半

做了這麼多的專案，我覺得系統一開始的規劃是最重要的，往往就決定了系統的命運，假如初期的規劃不良，等到系統上線以後，穿著衣服改衣服，就是非常的不容易。

結語：

目前在台灣，能夠落實專案管理的資訊專案尚屬少數，大部分懂得資訊的人不懂專案管理，可能也不懂業務，而業務單位通常僅了解業務，並認為系統開發設計都是廠商的事，所以全數要由廠商去負責整個系統成敗的結果，無法與廠商充分的配合。

在大家都不瞭解專案管理的情況下，也就容易發生上述失控的案例，不但造成業務延宕，或是造成公帑之浪費，也容易發生糾紛。可見得推動專案管理是非常的重要。真的很高興能有機會瞭解到專案管理的內容，未來更希望能把這些知識應用在實際工作上，避免再發生以往失控的情形。

作者：温玉琴,PMP

作者簡介：

温玉琴，輔仁大學統計系畢業，東吳大學高階經營管理碩士，從事資訊管理工作多年，對客制化之資訊軟體系統建置工作特別有心得。成為PMP後，希望能妥善利用專案管理的方式，來掌控專案，避免以往常發生之專案失控的現象。

Dear 長宏好夥伴好：

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