rogersnotes 20150611: 如何在學校工作中融入專案管理 & 有獎徵答

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如何在學校工作中融入專案管理

前言

在沒有取得PMP之前，專案管理對我來說，是個遙遠而模糊的目標，並不十分了解有沒有專案管理的技術，對於執行一個活動的重要性。想要考PMP，主要是因為自己未來想要朝向活動管理的方向研究，活動管理應當會需要PMP，如此而已。但取得PMP之後，意外的，之後無論是在申請政府標案，還是在帶領學生活動上，除了可以讓自己的申請資格變得比別人還要好，連取得專案後的工作都越來越得心應手，因此希望能藉此分享個人在工作中的經驗，希望能對後續想要考PMP的同儕有所激勵，也可以讓PMP能活用於教學過程中。

一、專案起始

1. 發展專案章程：專案起始階段開始於釐清活動的動機與目的，要確認專案經理人，說明專案的執行流程與階段終點。以競賽而言，若沒有按照大會要求的內容與順序，闡述研究的動機與目的，通常連入圍的機會就都沒有了。過去曾有一個比賽除了要求活動預算，還要另章繕寫未來效益，有許多組別就將預算與未來效益放在一起討論，因而喪失入圍資格，因此確認清楚需求非常重要。

2. 辨識利害關係人：在PMP的學習過程中，確認清楚有那些人是利害關係人，並確認利害關係人的需求。因此，無論是大到對外的標案撰寫，小到僅是系上的課程演講貴賓接待，每個活動都想清楚會涉及到多少利害關係人，並確認利害關係人的需求。比如以接待貴賓演講來說，可以細到貴賓的餐點需求(不吃牛肉)、交通需求都需要注意。在接待個案中就曾發生過，演講貴賓當天才要求要有人專車接受，可見若沒有詳細探究需求就會失禮。

二、專案規劃

1. 定義專案範疇：在專案起始階段，要先要確定此專案要做到甚麼程度，以商管學院的研討會接待活動來說，因為報告櫃台的工作，商管學院要自己管轄，因此就必須與商學院的工作團隊劃分清楚工作內容，我們需要負責甚麼工作；以商展實務專題來說，因為與企業合作，因此企業有對於業績的要求，這是專案結案的重要條件，要能釐清範疇，才能了解我們的允收標準。

2. 人力資源規劃：在此必須要確認清楚每個人的工作範圍與負責事項。以商展專題為例，必須要有店長做總負責協調外，另需要設另金流、物流、活動、企劃、接待、美編等小組，並確認清楚每一組所需要負責的內容，需要多少人支援。每項工作都需要找到有此專才的人力，才能發揮所需。以政府標案而言，因為需要研究人力需求量的問題，因此單一學校的人力已不敷所需，必須要對外借將，否則即使取得專案也沒有能力完成。

3. 成本資源規劃：每個活動都有預算限制，因此必須要先將過往紀錄調閱查詢，才能得知預算是否足夠，今年度是否要增加預算。以商展實務專題來說，因為前一年僅取得3000元的預算，嚴重不足，因此今年度必須要先爭取系上補助，才能有充分的成本規劃空間。

4. 風險規劃：所有的專案都有風險，因此一定要在規劃過程中釐清相關可能出現的風險問題。以演講活動來說，若貴賓臨時不能到場，有沒有備案人選或是替代活動？以商展專題的商鋪開幕活動來說，原本預定的露天場地，就需要考量雨天備案。

三、專案執行

1. 專案團隊發展：專案團隊在此成形開始運作，因此，要獲得適當的專案團隊人員，並加以管理。以政府標案來說，因為是三校合作，團隊人員的管理更形重要。執行專案過程中，就曾因為有成員不回電話也不收e-mail信件，因此延誤到進度，不可不慎。

2. 管理利害關係人期望：每個利害關係人都有他的期望，因此務必在此達成原本他所期望的目標。以教育部評鑑接待來說，學校希望學生達到讓評鑑委員了解我們的教學訓練成果，因此在接待過程中，除了原本設定好的貴賓接待流程與點心採購之外，還要訓練學生的緊急應變能力與接待禮儀，還有應對進退時如何答話等，讓評鑑委員十分滿意。

四、專案控制

1. 驗證與控制範疇：必須要驗證範疇已經達到，如果未能達到，要如何趕上，這都需要控制。比如說：商展專題，希望銷售量達到10支手機，但如果活動已進行超過一半的期程，卻只銷售了2支手機，就必須馬上調整行銷策略，加強宣傳，否則就無法結案。

2. 控制時程與成本：在專案過程中，時程與成本的變化性非常大，如果無法追上進度，就必須適時的調整人力，同時也要兼顧成本是否會超過預算。在執行政府標案時曾出現這個狀況，因此只好要求研究助理一同每天加班，因此連帶成本一起暴漲。所以，在活動過程中就要不斷地對於時程與成本控制，以免後續出現問題。

五、專案結束

在結束的過程中，需要將所有的成果加以建檔，以便讓後續的活動可以參考。同時，也需要放入檢討報告，將每一次活動的成敗經驗流傳下去，避免未來再度發生缺失。以學校的演講接待專案來說，沒有先與貴賓確認PPT是否可以在學校的電腦展開、沒有跟貴賓確認交通方式、沒有控制好現場秩序、沒有控制好成本、沒有達到預定銷售目標….等等，都必須記載盡如結案報告中，以供後續參考。

在取得PMP證照後，很慶幸地不斷地在學校發現原來專案管理如此地與生活有關，也有機會不斷的對於專案管理能有所鑽研，希望未來能有更多的經驗，可以落實專案管理，也能在教學上加以應用。

作者：倪家珍,PMP

作者簡介：

國立政治大學國貿所碩士，文化大學國際企業研究所博士，目前在景文科技大學國貿系擔任副教授。成為PMP後，不僅取得執行政府標案專案經理的機會，並能帶領學生以專案管理的精神，陸續完成實務界貴賓專案演講、商管學院研討會接待、教育部評鑑禮儀接待、商展實務專題，以及校外競賽…等專案執行計畫，落實專案管理精神於自身的專業工作領域與教學活動中。

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