rogersnotes 20150416: 公司經營管理策略Workshop專案管理經驗談 & 以行動支持Roger老師志業：雜誌長期訂戶招募中

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公司經營管理策略Workshop專案管理經驗談

一、前言

因應集團母公司整體經營策略之要求，舉辦以未來三年經營管理策略為探討主題之Workshop。因接掌公司總管理處不到一個月的時間，除了專業能力之外，最重要的是如何在最短的時間內，承接原專案經理的進度不明的專案工作並趕上專案時程進度，為首要課題。而要做好專案經理應有之職責，應佈達集團母公司的理念，使公司內部各部門具有明確且一致的目標與架構、整合公司現有資源，並集思廣義提出一個具前瞻性且可執行的政策方案，同時此方案必需可因應市場環境變化、如針對客戶新製程導入對成品時程需求，進行適當的檢討與調整。

二、規劃階段

規劃前必須整合聚焦於如何擴大主要客戶之市占率，並逐步完善各部門目標一致性。無庸置疑的，專案團隊選定的對象為目前公司主要客戶為全球最大晶圓代工廠，其市占率逾50%，28奈米製程全球市占逾八成，20奈米占比攀升，下半年量產16奈米產品亦稱冠同業。因看好其先進製程16奈米進展順利，後市動能佳。故本公司業務部門鎖定提升該公司為挹注公司營收之主要目標。

到了規劃階段，蒐集篩選集團會長、社長等主要利害關係人之需求，定義範疇涵蓋業務、研發、品管、生產、工務、人事等部門，並依此範疇建立WBS，即根據業務部門提出的銷售預測報告之產品別，區分既有產品別及新產品別，針對新產品別如何取得開發新產品之認證資格、擴廠計劃、增購新設備之相關資本支出計劃以及新的人力需求之召募計劃之工作包建立。並對整體提升銷售計劃，規劃程管理並定義活動的詳細內容、排序活動，估算每一活動所需要的人、機、時等資源及估算每一活動的所需期程，然後發展整體銷售提升策略報告完成時程為WORKSHOP。在規劃過程中，對此次的活動場地及用餐地點進行了規劃採購管理，由眾多廠商中挑選出一家飯店及一家餐館為活動主要場地。在辨識風險方面，則對於活動當天的天候因素，進行了風險性評估，考量適逢雨季因素，為其中一項戶外騎自行中活動規劃風險回應策略，提出了雨天備案，泡溫泉或唱卡拉OK二項風險回應計劃。

三、執行階段

到了執行階段，身為專案經理的我負責指導及管理此WORKSHOP專案工作，即指導及管理團隊成員如何消化工作包。首先，在獲得專案團隊方面，目標鎖定公司各課長級以上幹部，透過內部教育訓練，提供集團母公司報告內容為藍本，說明如何準備WORKSHOP會議材料及如何撰寫報告內容。同時以專案經理自身的經驗指導行政團隊如何執行採購，選定最後的供應商，即活動會館及用餐地點的決定。而在過程中，透過會議的討論，來管理利害關係人參與，並將產生議題紀錄ISSUE LOG投入發展專案團隊及管理專團隊之執行過程中，逐步完善執行作業。

四、專案管理所面臨的主要課題

執行集團母公司會長所指示交辦的任務，對於一個集團子公司具有非常重大意義的一件工作，如何能夠順利完成集團長官的託付，同時又能有效控制成本並兼顧專案的品質，是一件非常重要的事。畢竟跨國企業在語言溝通的障礙及文化的差異下，如何巧妙運用現有公司資源，規劃出有效的經營管理策略，達到集團母公司對本公司未來三年營收目標的要求，專案計畫負有重大的使命及責任，需要藉由專業管理的技術來克服公司現有資源所面臨到的人、機、時、料、工、法等資源限制。其面臨的課題及因應措施，分述如下：

(一) 落實變更管理程序

話說計畫趕不上變化、變化趕不上長官的一句話。執行集團母公司會長所提出的專案必須要明確知道專案的計畫目標與其所涵蓋的範疇，不多不少不鍍金。如果為了提升公司未來三年的營收目標，提出的資本支出方案，不符合公司現金流量及財務槓桿政策，則必須重新討論報告的內容，重新討論計畫的工作範疇與估算成本。經由各部門會同財務部門達成共識後，重新製作報告內容，及詳細註明變更的項目與內容。

(二) 管理利害關係人的參與

因此次Workshop舉辦的時間相當急迫，外籍總經理來不及事先與各部門進行細部的溝通，所以只能採取邊做邊調整的策略。於是各部門間事前的溝通及相關資訊的蒐集就更形重要。另外，也必須考量專案報告後續執行是否能夠銜。

例如：工務在工廠整體環境改善所做的成本估算時也必須明確地了瞭生產處的生產硬體需求，並且要求主動進行溝通及反應本身資源的不足，尋求與其它部門的洽談及合作，減少專案時程與成本在考量不足的情況下造成購置成本的浪費；或因廠務設備不足、肇始生產效率無法提昇，故工務課主管需配合高階經理人，於公司政策細節、業務前瞻發展規劃中，擬訂未來廠務設施需求等期程規畫，並配合既有設備之安裝維修，循序導入節能設備或措施，以因應未來氣水電成本高漲對公司營運之衝擊。並對環境安全衛生之影響做全面性之評估等。另一方面，生產處所產生之產品能否符合客戶新製程的規格及交期需求，進而提高客戶端之市占率，達成集團母公司所設定之銷售目標，需取得業務部門之認同與承諾。

（三）管理專案團隊

專案環境下衝突是不可以避免的，而衝突的來源包括時間壓力、時程的優先順序及參與人員的職位。成功的衝突管理可產生更高的生產力與正面工作關係。當適當地管理時，意見分歧可以帶來更好的決策。

由於此次參與人員跨多個功能部門，參與人員在功能組織下，已經相當繁忙，又要參與此專案，個個分身乏術。身為專案經理的我，有責任協助促成一個能令人滿意的解決之道。衝突應及早處理，此次我以合作/問題解決(Collaborate/Problem Solve)方式，從不同的看法融入多元的觀點及見解，開放溝通對談，最終獲共識與承諾。

作者：黃均蕙,PMP

作者簡介：

黃均蕙,PMP 國立屏東科技大學畢業,擁有會計師高考及格、記帳士普考及格證書。目前擔任韓商圓益集團旗下子公司台灣圓益石英股份有限公司總管理處財務長一職。於2015/3/20正式成為PMP。考上PMP之後,希望能學以致用，帶領並發展公司內總管理團隊及中階主管能力，以期達到優化公司組織人力資源之目標。

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