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【台灣敏捷部落11月分享會】

主題：以敏捷推動雙軸轉型，擴大影響力

時間：2024/11/20(三) 21:00

地點：ZOOM

簡介：

面對多元變化的VUCA時代，企業應該盤點數位和永續能耐，並且以公司治理思維達到雙軸轉型。

本次講者將與您一同思考如何藉由數位化厚植永續實力，進而打造影響力商業模式！

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無法教會的事：專案管理的核心概念

引言

基礎知識與學理是學校能教會的事，凡有邏輯、步驟、客觀事實與自然原理相關的事物，通常屬於能教會的事。但某些事物的核心概念是難以教會的，也不適合用一套固定的系統架構去處理，管理學即是這種學問，當然也包含專案管理在內。管理學的價值層次高低，大概以判斷為最高、決策與選擇次之、流程架構系統為最低。

一、管理學的層次：判斷

專案從評估、規劃、執行、監控階段，最重要的關鍵是判斷力。判斷力是融合智慧、學問、商場經驗、技術背景的綜合能力，這種能力是無法教會的。市場上沒有一種課程是教人家如何當老闆，如果當老闆是可以用書、用教材、用課程教會，那大家都會是老闆了而不會是員工。觀察全世界的企業領袖，絕大部分都不是學管理學出身的、也不是學財務的。也就是最會管理的人，並不會以學術領域的管理學為核心，反而是從實務經驗中學習領悟。

專案的成功與否從第一步的判斷就已大致抵定了，第一步走錯方向，接下來再怎麼努力都不會對。如誤判市場商機、抓錯切入時機點、押錯技術前景、標了不該標的案子、花了過多資源準備無機會的案子、錯估對手的實力、高估自己的能力等，這些因素都是判斷力決定專案將來的成敗。越是有價值的東西，就越難用言語或文字表達。

二、管理學的層次：決策與選擇

做對第一步的判斷後，接下來的規劃與執行階段，會碰到大量的決策與選擇題，案子的每個階段該在何時、何地啟動，該選誰領導專案、要採用哪種技術方案達到目標需求、該選哪個包商配合、關鍵材料與設備的採購選擇，以上這些東西並無法從管理學教科書找到答案，管理學教科書只能提到這些名詞而已，至於怎麼做決策與選擇又會回到公司與領導者的綜合能力上了。還是那句話，越是有價值的東西，就越難用言語或文字表達。

三、管理學的層次：流程架構系統

整個專案執行過程的流程架構、文件系統，是屬於管理學中價值層次最低的部分，基本上是案子經驗累積的學習，你無法用別人的範本套用，也無法用書本、教材的架構套用。每家公司都漸漸會發展出一套適合自己的管理架構與文件流程。由於管理架構與文件流程受行業種類、市場中下游角色、產業特性而有極大的差異變化，所以無法、也不適合用一套固定的架構系統與文件流程套用到各種專案。

審批流程、變更管制、預算管制、時程管制、溝通管理等等流程，這些都是專案管理的基本管控概念，許多大公司已開發自己的軟體專案管理系統來處理這一切，這些軟體並不在市場上販售。（筆者在國內最大的國際工程統包商服務時，便是採用自己開發的軟體系統做管理），這也印證了專案管理無法用範本套用的觀念，因為變異實在太大，無法用公用商業軟體來處理，因此市面上也幾乎沒有成熟的套裝軟體可以購買（沒有需求、就沒有這個市場）。自己開發自己要的系統，是國際大公司的主流作法。

但價值層次最低的部分，代表這是最基本的東西，也最容易被忽略，要盡量可能做到完美。例如以下這些技巧：

1.軟體介面要恪遵一目瞭然的原則，不要有多餘的點選層次，盡量一次顯示所有東西。

2.相關資訊要一併呈現，相關部門的作業表單要一併顯示，這樣不同部門的人才能溝通。

3.除非必要，不要在一系列的流程中鎖單，要保留修改彈性，在最終結束過程鎖單即可。例如:110、120~190是一個流程的單號。有些系統會設計成110核單後才能進行120，120核單後才能進行130，核單後便不能修改，結果變成一關鎖一關，只要一個東西要改需全部重來，非常麻煩。

4.可用一張表格處理的流程，就不要拆成兩張。

5.可用表格呈現的東西，就不要寫成段落文章。

6.關鍵資訊要集中在同一張紙上，編排時就放在第一頁，避免浪費時間翻文件檔案。

7.檔案名稱、用語要有統一原則，避免檔案抓錯、寄錯、誤用。很多人沒有將檔名進行詳細命名的習慣，而是用book1、新增 Microsoft Word 文件等名稱，等到以後要找的時候就會非常麻煩。將檔案名稱加上日期，也是很好的習慣。

8.要有檔案責任歷史紀錄，每個部門的產出文件要有歷史紀錄檔，出過幾個版次、修改日期都要公布在系統上。當責不能只用態度來要求，要有白紙黑字的紀錄。如果上游部門屢次修改資料，導致下游部門疲於奔命趕工，如果沒有平台系統紀錄下來，可能最後變成下游被檢討，上游卻躲過責任的狀況。

四、不要自創名詞或自創定義，內容更重於名稱

用一般正常的語意或語言習慣描述流程或定義流程，千萬不要自己創造名詞然後再套用自己所下的定義，這是非常愚蠢的做法（通常這也是欠缺實務經驗的學者專家所想出來的方法）。一個計畫書，應該要讓所有人都能看得懂，不需要再經過一套特殊的名詞定義系統。一份好的計畫書，不會拘泥於名詞的使用，而是用清楚且完整的形容來描述流程與內容，絕對不會用這個要叫管理品質、那個應該叫管制品質這種做法。例如管理、管制、檢驗、驗證、檢查、稽核、監視等，許多名詞語意上都相當類似，在一般語言習慣中也經常混用，不要將類似語意的名詞進行人為刻意的分類。

更好的實務做法是將專案每個流程，進行編號，例如評估階段用100、規劃階段用110、結束階段用190，這樣溝通上就很清楚，再龐大案子都可以用編號架構概念來處理。而編號與對應內容是一體的，計畫書中就要完整說明什麼編號的文件或表單是對應到什麼樣的內容。

結語

管理學的核心概念是一種SENSE、是一種直覺、是一種綜合智慧。你無法在書本、課程、學術理論中學到管理學的核心，只能學到管理學中最低的層次。前往更高的層次，唯有從實務經驗中淬煉。

作者：胡顧曦, PMP

台灣大學土木工程碩士、高考冷凍空調技師。經歷:結構工程師、專利工程師，現任:HVAC工程師。專長:結構分析與設計、專利技術、空調系統規劃與設計。發展領域:跨領域節能技術整合、工程技術研發。

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