rogersnotes 20201217：【專案職人Show】風險管理專家葛仲安 12/22 (二)2100 @YouTube頻道 @Zoom同步開播！

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從「專案管理」認識「專案管理」

一、前言

從今年7月24日申請PMP的培訓課程到11月17日通過PMP考試，共計116天。回首期間，歷歷難忘。年初考取技師後，業務性質及職位也隨之調整，雖然在2019年年底就開始被任命為某顧問案的專案經理，但內心總是有名不順，言不正的疙瘩。在工程顧問這行，擁有技師資格比工作資歷更有專業上的說服力。過去的工作經歷，雖曾參與過不少專案，但往往是一人作業又或者是專案團隊成員之一，雖然對於專案的運作及管理有些接觸認識，但因為位階的關係，大部分就只要管理好自己的工作內容，在規定的時程內繳交東西即可。考取技師後，隨著業務性質的調整，工作上開始產生了衝擊，與過往的作業習慣，產生了矛盾與衝突，在每日不斷跟自己打架的過程中，忽然想起PMP的課程培訓，或許是讓我蛻變的方法，於是就申請PMP培訓課程，開始了這116天的認識專案管理的歷程。

工程顧問這一行，一般來說取得案源的方法大多以政府採購為主，大致可分為規劃及技術諮詢服務兩大類型，規劃案簡單來說最後的產出為報告，技術諮詢服務則為在履約期間提供買方(以下稱為甲方)專業上的諮詢協助。

顧問委託技術服務案(以下簡稱顧問案)，工作內容為提供專業諮詢服務，主要以交辦單形式提供建議，計畫成果則主要綜整交辦單，製作階段性成果報告以取得驗收，履約期限為1年，在培訓期間，是此顧問案從期中至結案過程。以下我將以前述之專案，說明我如何從「專案管理」認識「專案管理」。

二、範疇管理不多不少，剛剛好

以政府採購取得的專案，專案範疇通常則以契約中的工作說明書為主，但工作說明書工作內容與原則往往最後一項是「其他臨時交辦工作及行政資源配合等事宜」，常常產生專案範疇模糊地帶。該案因甲方的長官異動，某期間產生交辦單大量的湧入，培訓前我認為盡量以滿足甲方的需求為考量接收交辦單的依據，但在培訓中我開始發現這永無止盡的接收交辦單只會造成範疇無限擴大解釋，也造成專案團隊人員上的工作壓力，影響了專案的運作，所以我開始詳閱契約規定，尋找一個雙方都能接受的方式，以管控交辦單案件量來抑止範疇潛變，防止公司專案團隊人員的折損。

三、風險管理沙盤推演早規劃，風險來時心不驚

在工程顧問業，組織型態還是以功能式或以弱矩陣為主，人員的離職調動往往是造成專案時程延誤的主因。該案在執行期末階段時，一名專案團隊主要人員提出離職，當時我正處於培訓期間，在第一時間接獲通知後，我知道人員的異動肯定會造成顧問案產生議題，立馬研擬了人員異動交接的措施向上呈報，但是還是造成短暫的小震盪。

四、溝通管理把Right Information 在 Right Time給Right Person

顧問案是以提供各領域專業諮詢服務，所以本案的專案團隊人員是分處不同部門，除了該顧問案外，每個人都還有另外的專案或部門本身的工作需要執行。所以在溝通管理上極為重要。而且該案的甲方為複數，若資訊傳遞時間、人員不是即時的正確的，即會產生議題。

培訓前的我並無這一點的認知，因為過去的身分是聽命行事即可完成作業，對於資訊傳遞總是置身事外，接專案初期發生資訊傳遞不確實，讓我公假回歸後被主管狠狠的訓責一番。在那次事件以後還尚未接受培訓前，對於主管的訓責，我並沒有放在心上，僅覺得就是認為自己處於弱矩陣的組織下被推出去當專案的窗口，當時並沒有自己是「專案經理」的認知。一直到培訓的第一堂課，忽然體認「專案經理」這角色的不簡單，要把專案管理好，除了本身的專業技術能力外，還需要具備的溝通技巧。這個當頭棒喝，在週日課程結束後，上班日的第一天，立馬去找主管討論「溝通」方式，並且適時該專案的資訊傳遞的頻率、方法。

五、利害關係人管理找出關鍵人物有效互動並對症下藥

專案會產生議題，往往是因為人的需求未被滿足、觀點或認知的不同造成，在過往的工作經驗中一般都會認為權力高的就是關鍵人物，但往往忽略了關注專案大小的人也是影響專案的關鍵人物。顧問案的初期培訓前，我的認知是只要依照契約規定來執行專案即可，利害關係人就是業務有交集在聯絡就好，一直到發生駐點人員接二連三離職事件。本顧問案在契約規定需派駐機關專任人員1人，協助辦理相關業務諮詢、聯繫及服務，駐點人員的工作內容基本上都是由甲方所指派，基本上公司不會要駐點人員處理非本專案的事務。初接該專案時，我並沒有認知到要適時與駐局作有效互動保持關心，提高駐局的滿意度，因為工程顧問業的流動率很高，我也認為駐局不適應提離職，找人這件事情不是我的職權範圍內，但就因為這樣我沒想過駐局替換有時間銜接的問題，差點造成違約的情形，還好主管即時調派人力，並找關鍵人物協商，才處理掉這個事件。事後，主管曾找我談駐局離職的議題，當時我還沒受上專案管理培訓，對於人員異動這件事，依然是不認為這是我該處理的，但培訓後，我終於理解為什麼主管會找我談駐局離職這件事情，在後來到任的駐局人員，我開始適時的關心她的工作情形，有沒有不適應的情況。目前此專案以來到結案行政作業。

六、結論-從中學，學中做，做中錯，錯中學，逐步完善

每個專案都是獨特的，在過去培訓前的我，認為專業技術才是在工程顧問界能夠支撐向上邁進的不二法則，只要做好事(依契約規定辦事)，就可以結案，無法體會「做事簡單，做人難」這個道理。一個成功的專案，不僅僅是完成契約規定的工作，還必須讓專案利害關係人得到滿意。雖然顧問案已進入結案過程，但伴隨著是其他專案的開始。未來我將以培訓認識的「專案管理」將其知識應用內化到之後每個專案中，也期許自己未來，不單僅是專家的權力、職位的權力的專案經理，而是透過不同專案逐步精進，成為一個參照權力的專案經理，用影響力、領導力及激勵等人際關係技巧與專案團隊與其他利害關係人一同完成專案。

作者：江倩姿, PMP

作者簡介：畢業於國立臺北藝術大學建築與古蹟保存研究所碩士。2020年11月通過PMP考試。2020年2月考取國家考試都市計畫技師，2018年取得採購專業人員基礎訓練及格，現任職於合美工程股份有限公司，擔任規劃部副理、都市計畫技師一職。

分享日期：2020/12/22 (二)2100 @YouTube頻道 @Zoom同步開播

分享者：風險管理專家葛仲安

主持人：專案經理雜誌總編輯周龍鴻, Roger

分享主題：風險管理新手練習！從日常生活開始做起

伴隨著12月號的雜誌出版，以及前陣子針對台灣工作者進行的專案風險管理調查結果，

相信已經讓許多粉絲們開始意識到「風險管理」的概念是很重要的～

但是，如果你是一位專案新手，應該從哪裡開始練習規劃風險管理呢？

如果你是一位軟體產業PM，正如火如荼的導入Scrum、試敏捷，如何把風險管理的概念運用在其中？

或者，你還是一位門外漢，但也想將風險管理運用在自己的生活中？

風險管理專家葛仲安同時擁有PMI-RMP、M_o_R Practitioner、CRISC等風險管理高階證照，

不僅會考試，在風險管理領域更有滿滿的實務經驗，

2020/12/22(二)21:00-22:00專案職人Show線上準時直播，帶你從日常生活開始風險管理練習！

專案職人show報名表: https://bit.ly/3mRzCYj

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要跑Scrum不可不知，Scrum Team 必須的3個角色！

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