rogersnotes 20191219：學習免費資源～專案經理雜誌Youtube頻道觀看【專案職人SHOW】& 2019/12/25 線上談敏捷─常見的敏捷迷思，加入社群

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帶領專案管理團隊管理專案團隊的實務心得

前言：

我的工作是位於西方價值觀、東方價值觀的交會點，關於這篇專案管理實務心得分享，是受教於長宏教授群的啟發，整理出過去、現在從事大型專案管理工作「實務上」的深刻體會和心得。整理的順序是約略依照專案的五大流程組，按起始、規劃、執行、監控、結束的順序來敘述，以下分別來說明。

一、客戶是衣食父母，需求難道不能改：先訂好需求逐步完善程序

和客戶、重要利害關係人交換完名片後，我們期待利用蒐集需求程序，讓客戶的需求明確化，發展成需求文件、需求追溯矩陣，用來作為後續專業服務工作的依據，免得做白工、重工，必要時，作為增加經費的依據。客戶也不是省油的燈，不想將它明確形諸文字，萬一現在講得太清楚，將來要改變主意不就留個把柄給人家?被廠商拿來當作補償、爭訟的依據?

這個問題想來很有趣，因為很大一部分的專案管理顧問是客戶(甲方、買方、業主)請來的專案管理顧問，責任是在保護客戶的利益。身為專案經理，我們究竟該不該將客戶的需求明確化?還是協助客戶保持模糊，俗話說不把話說死，讓將來商業環境改變時留有緩衝解釋餘地?實務經驗上，我的體會是，客戶的確有改變想法的權利，因為沒看到半成品，客戶很難想像會買到什麼樣的產品或服務。因此，專案進行到一半時，客戶改變原先的主意幾乎是接近常態，見怪不怪。特別是我們是客戶請來的專案管理顧問，需要保護客戶的權利，幫客戶把黑的說成白的，說不成白的，只少是灰色的。

這時候，就要在專案一開始訂好一個逐步完善的蒐集需求程序，在專案最前面的階段蒐集初步的需求，並雙方約好，在專案進度到某一個里程碑時，再進行檢討一次已蒐集的初版需求。當然，蒐集需求不能一直進行到案子快結束還在蒐集需求，甲乙雙方需找到一個平衡點，讓需求的蒐集是一個逐步完善的動態程序，避免雙方在執行階段產生履約爭議。

二、任務認知的落差：範疇、範疇說明必須沒有模糊空間

客戶和其服務廠商90%以上多會簽訂契約。但契約僅是文字化甲乙雙方的「協議」，加上談契約的人往往不是甲乙雙方的負責人，因此，層層轉知之下雙方對於專案服務範疇的原意旨往往偏離文字的撰寫內容，加上契約文字透過雙方解讀，又將偏離x2(不好的狀況)或將偏離/2(好的狀況)。好的狀況當然沒問題，若是不好的狀況，雙方各自對於契約文字的認知偏離甚大，又不明說(特別是東方人的特性)，就往往是雙方履約爭議的肇因。

範疇保持模糊以求取最大利益，是台灣(或東方人)特有的風俗民情。發現問題不直說、有被點到再說、沒被發現就不說、等到要結案沒出包再說。這樣的專案管理模式讓西方人認為東方人是一個不勇敢、不直率、不坦誠的民族，也因為這樣，台灣人的事業總是(誇飾法修辭，一般來說是這樣)做不大，適合作中小企業，適合作代工。

三、執行階段，管好兩個人：人資、利害關係人

專案管理工作要做好，專案經理要花很多時間在協調事情上，我的經驗也是，花大概80%的時間在協調。有人才有事，協調事情其實就是在協調人，內部有人力資源要協調、對外有利害關係人要關注。而達到這樣的工作目標，就是在做管理溝通的工作。管理溝通其實也就是向利害關係人報告的流程，平時有議題要記錄，在適當的時機向利害關係人報告重要議題。別忘了，專案是替客戶提供服務或產品，最後由客戶進行驗收，搞定客戶溝通，才是提升專案品質的王道。

四、每個人其實都是好人：是專案溝通出了問題，報告藝術要修鍊

在夜深人靜的時候，仔細想想，專業者經過各自的專業訓練，都是一時之選，為什麼處理同一個專案卻會有衝突?除了特殊的道德狀況之外，其實是專案溝通出了問題。專案的溝通必須基於溝通的需求，特別是關係人的溝通需求，who/when/how，制定溝通方式、計畫(規劃溝通管理)，確定關係人的信息需求、類型、格式、價值，促進專案有效率溝通，並進一步作為管理專案團隊、進行衝突管理的媒材，而專案經理特別是需要修鍊：報告的藝術。

五、內驗外確，產品被接受的關鍵在客戶開心

有些事情沒上課不知道，交付標的被接受的關鍵不是品質，是客戶開心。當然，客戶開心不是指專案經理不務正業，而是必須提醒自已，專案經理除了對內控制專案品質之外，很大一部分責任是在對外代表專案管理團隊，和客戶及利害關係人保持密切、良性的互動。

而千萬記住，我們面對的是「客戶、客戶授權的中階主管、客戶的承辦人、利害關係人」這樣一個組織關係，而客戶的承辦人、客戶的中階主管絕對不代表客戶。身為專案經理，溝通的層級一定要到達客戶本身(盡量吧)。很多專案經理一直不懂，我的專業素養這麼高、專案品質這麼好，為什麼不被客戶接受?真是懷才不遇，天理不明，有志難伸，天妒英才。其實，把利害關係人搞清楚，利害關係人和你的專案產出能不能被接受有密切關係。

結語：

很多專案是工程，但專案管理絕對不是工程，而是管理，更絕對不只是工程師的頭頭。這是上完Roger和長宏老師的課後，給工程出身的自己的一段Lessons Learned，激發了自己對於專案管理的重新認知，也因此了解，管理人、時、錢、品質，並且作整合和風險控管，發揮專案經理的管理藝術，是專案管理的核心。

作者：林威宇,PMP

作者簡介：林威宇,PMP，美國美商誠國際股份有限公司台灣分公司主任技師，長年專注於專案管理、土地開發規劃與都市規劃設計專業，為美國科羅拉多大學丹佛分校都市設計碩士，並為台灣註冊都市計畫技師、台北市都市計畫技師公會會員。

【專案職人SHOW】

從專案管理角度　探討不一樣的醫療領域

近年來，資訊科技正深植在我們生活中，而醫療產業也受到強烈影響。在傳統醫療產業導入科技概念後，如雨後春筍般湧出許多新名詞，為醫療產業寫下一頁又一頁的歷史。而「專案管理」在此時如何運作，又扮演什麼角色？能為醫療產業帶來哪些好處呢？彰化基督教醫院資訊部副主任李金美與您分享自身經歷及在醫療界導入專案管理的秘訣！

在專案經理雜誌Youtube頻道可以觀看囉！

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免費充電資源～2019/12/25 線上談敏捷─常見的敏捷迷思，加入社群

敏捷是全球正夯的專案開發方法，台灣企業近年來更是投入大量資源進行培訓，並積極導入敏捷。如何有效完成企業敏捷轉型是目前最大的課題。

敏捷不是管理手法，是一種持續追求完善的精神與態度。

這次的主題將針對常見的敏捷迷思做分享，

讓敏捷轉型在企業中更有效的落地。

日期：12/25 (三) 21:00-22:00

地點：Zoom

主題：線上談敏捷─常見的敏捷迷思

主講人：曾文仙, PMP, ACP

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專案進行到一半時，發現許多問題，此時到底該如何抉擇？是該踩住煞車？還是完成專案？

PM2.0升級版專案經理思維 2020必備

大家還記得嗎？今年7月份，雜誌針對職場工作者進行的PM2.0大調查，從調查的結果，我們發現許多專案經理一致認同的難處：專案越來越難做。

其中更有74%的PM們表示「非常認同」PM2.0的觀念，就是專案經理用高階主管的思維來做事：發揮影響力、展現願景、主動影響利害關係人，帶領團隊完成專案目標。

我《專案經理》雜誌發行人暨總編輯周龍鴻(Roger)這次來解密問卷的內容，一一破題找出專案管理的未來想望與目標，此際，讓我們一窺PM 2.0的風采，相信能帶給身為專案經理的你新的啟發，讓我們隨著2020年來臨，一起進化成為升級版的專案經理「PM2.0」

專案進行到一半時，發現許多問題，

此時到底該如何抉擇？是該踩住煞車？還是完成專案？

專案啟動之後，前一項工作開始延遲，後一項工作的團隊開始空轉、人力閒置、資源沒有最佳化，繼續做下去只會為公司帶來虧損，無法創造價值。身為專案經理，此時到底該如何抉擇？

接下來，頻繁的變動，不斷的範疇潛變、不斷的鍍金，根本無法應付！

然後專案成員們開始檢討，大家不停的開會，密集、頻繁，卻又毫無目標。

然後，會有人推測，某個人或某件事情是瓶頸。

而要處理瓶頸的方法，竟然是不斷的加班、一天比一天晚下班......？

在PM2.0的時代，可不要再有這種錯誤的觀念，傻傻做，並不會讓你成為一位有價值的專案經理。

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