rogersnotes 20190606：實務心得分享 - 每一個工作都是專案管理 & 6/21(五)鎖定『專案職人SHOW』直播，用商業思維做好專案管理，打造高效溝通團隊

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實務心得分享：每一個工作都是專案管理

在學習專案管理之前，我總認為我的工作就是無止境的循環、永遠一樣的事物，每件任務都是前例可參考，等到學了pmp之後，我才發現我的工作是一件又一件的專案管理，以下舉幾個與我工作相關例子跟各位分享。

一、每年固定的任務，這就是專案

在我的工作領域裡，我們每年都要既定的任務跟演習，雖然每年都有、課程也大致相同，但參與的人不同(利害關係人)，負責的人也會有所不同(發起人)，而參演的裝備也因為任務不同有所變化(人、機、材的需求)，所以身為主官的我(PM)如何完成上級的任務(章程)，還有規劃完成相關任務事宜(專案管理計畫書)，學過專案管理後，會發現這一切的階段就是專案管理的五大流程，過去不懂這些的我，就覺得上級交代什麼我就做什麼，完全沒想過規劃，考過PMP後站在不同的角度看事情，才發現原來任務也可以執行的很有規劃。

二、前例參考其實就是LL

在我的工作領域遇到新的任務，總會有人說，去找找看有沒有老案可以套，過去的我不懂，以為工作上的事物總是一層不變，拿舊的檔案來改一改就可以搞定了，等我學習過PMP後我才發現原來LL是件很重要的事情。同一件事情到每個公司的作業方式一定不會完全相同，不管是作業的流程、表格與執行的方式，這就是組織流程資產；這些公司貴重的資產更需要有系統的整理，避免人事的調動而遺失這些得來不易的根基。

三、專案並非永遠不變

大多數的專案都會改變，這是我學習專案管理最有感觸的一句話，過去不懂總覺得為何高階的領導者朝令夕改，過去的努力不就都白費了嗎？等到學習PMP手法後才知道專案是不斷的再變動的，尤其是風險的觸發，每每不同階段就會有不同的風險也因此衍生出新的風險，更因此有備用計畫，應變計畫，權變的產生，如何確保在最有效率下達到發起人的目的，這在在的考驗pm的智慧，我在專案管理實務上得到一個心得，那就是變是唯一的不變。

四、共好是件非常重要的事情

專案從起始階段，就有不同的焦點，從辨識利害關係人，章程，規劃、執行、監控到結束。在我的工作領域上，我深深體會到培養出一個有效率的專案團隊是一個極為重要的任務之一，領導者的管理著專案團隊，而專案團隊的表現更代表的專案是否成功，所謂共好是發揮松鼠、海狸、野雁的精神，更找了有關共好的書，在共好一書很多值得分享，也推薦大家去看。

松鼠的精神：松鼠努力的工作為的是什麼，如果只知道勤奮還不知道自己為何努力，那一切都是白費的，所有我們學會思考，在自己工作上哪怕是既定的工作，他其實都是非常有價值的，所有松鼠的精神就是做有價值的工作。

海狸的方式：每個人決定自己的工作如何進行，這對pm而言應該是充分的授權，pm訂好組織的目標，讓員工自己設定方法達到目標，只有執行的員工才知道自己怎樣的方式最適合自己，所以海狸的方式其實就是以正確的方式做正確的事情。

野雁的天賦：雁行理論在管理學上已經以相當的說明，簡單而言就是相互的鼓勵進而達成目標。

所謂共好就是利用上述的三種精神，持之以恆達到共好的目標。

結論

在大學階段我已經考取過IPMA D級證照，這是一張由台灣專案管理協會所發行的證書，但在職場上工作了許久，我每每聽到專案管理的字眼，這讓我又一再回想起我有這張證書但就是單純有這張證書，卻對專案管理沒有一個明確的定義，也不懂得如何運用，可以簡單的說，IMPA的證書對我並沒有發揮太大的作用；直到我有機會接觸了PMP的課程，我才知道專案管理是一整套的流程，是息息相關的步驟，是密不可分的關係，也讓我對專案有明確的了解；終於我在苦讀了近三個月，讓我順利的考上PMP的證書，有非常多的人說有證照不一定真的會使用，有些沒有證照的人也很會專案管理阿，這句話的確令人省思，我個人也不否定這樣的言論，但對我自己而言，告訴別人我辦過多少大專案，舉辦過多少場次的活動，這只是一個實務的經驗，但實務的經驗也需要有理論相互的結合，為與不為取決你要與不要，考取PMP證書是要支持我實務上的成就，更對我本身是種挑戰。

作者：張君兆, PMP

用商業思維做好專案管理，打造高效溝通團隊

溝通人人都會，但要如何在溝通中找到盲點及專案進行的出路又是一門大學問，到底從何著手，又如何透過溝通，打造一個高效能的團隊呢？

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【專案經理雜誌好文分享】敏捷式還是瀑布式管理？

敏捷式還是瀑布式管理？

靈活的混合搭配才是未來的競爭力

職涯橫跨的產業蠻大的，一開始在臺灣最大的工程公司，參與電廠與石化廠專案，就此對專案管理產生濃厚的興趣；後來轉到大型遊樂設備業做專案經理，整合機械、電控、軟控；2018年轉到資訊業，從事商業分析，產業雲端建置。運用商業分析來挑選對公司最有價值的專案，並結合瀑布式與敏捷式專案管理，以應付現代快速多變的專案。

這幾年，臺灣刮起一陣敏捷式管理的旋風，引起許多與傳統專案管理比較的討論，到底兩者的發展模式有什麽不同？未來的專案管理用哪一種比較好？藉這篇文章介紹一下專案管理的來龍去脈，讓大家能有個初步的認識。

工業時代的專案特性

傳統的專案管理模式，是從工業時代開始發展，它有個別稱叫「瀑布式管理」，意思是它的管理模式就像瀑布一樣，從上往下無法倒流，爲什麽會有這樣的説法？因爲工業時代的專案最終產出物，是以橋、飛機或工廠之類的硬體設施爲主，這樣的專案有幾個重要的特性：1.需求可以具體顯現出來，較少有需求不清的狀況產生；2.材料成本昂貴，且前置加工時間長；3.各項工作間有強烈的相依性（耦合度，A做完了，才能做B）。比如説，建築物的地基打好了，才能繼續往上蓋。這幾個特性導致瀑布式管理會花非常多時間在前期規劃、設計，確認一切的需求和規格都沒問題了，才會開始執行，否則如果執行過程中出現問題或是隨意變更需求，之前花費的材料和時間就浪費了，因此執行過程中的變更管理非常嚴格，希望能不變更就不變。而這套管理模式最關注的幾個項目就是範疇、時程、成本、資源（人力、物力……等）。

軟體時代的專案特性

到了20世紀末，全世界的發展趨勢，從工業時代轉到軟體時代，在網路尚未普及前，軟體開發用的也是瀑布式管理模式，因爲空間上的限制，程式開發完，燒錄成軟碟、光碟，才能交付給使用者，如果程式有問題，就要等之後推出新版本才能更新，每次產品交付給使用者的時間基本上是以月為單位，因此要先將需求規格訂的很明確，才會進行開發、測試，以免最後出問題。

網路時代的專案特性

進到21世紀網路時代後，網絡的普及突破了空間的限制，這對軟體開發的模式影響是非常巨大的，透過網絡就可遠端更新軟體，產品交付給使用者的時間因而大幅縮短，再加上全球化市場競爭激烈，因此專案執行當中，時常會遇到客戶提出需求變更以因應市場變化，有時甚至客戶對最終的需求，都還無法有個明確的想法，只有一個輪廓雛形而已，這就導致了兩種狀況產生，一種是因爲無法確認需求，整個專案進度就卡在最開始的需求訪談，遲遲無法決定；不然就是好不容易開始開發，埋頭苦幹地開發了幾個月，結果最後的產出已經不是市場所要的了。

瀑布式專案管理 VS 敏捷式專案管理

也因此，各大軟體公司發現瀑布式管理真的不適合現階段的軟體開發，於是發展出了「敏捷式專案管理」，它與瀑布式管理最大的不同點，是對於「需求變更」的態度，敏捷式管理願意「擁抱變更」，爲什麽願意擁抱變更呢？有幾個原因：1.軟體專案的變更成本跟傳統專案比，費用大幅下降了，程式修改都是靠人工完成，主要成本都是在人力工時上，不會有硬體費用產生。如果是硬體專案，執行到一半才提變更，工廠都建好一半了，那個變更成本是所有人都無法接受。所以軟體公司願意讓客戶變更需求，最主要是變更成本相對少，當然，變更也不能無限上綱，因此敏捷還有其他配套的精神，客戶必須要高度配合，敏捷式管理才有意義；2.隨著技術的發展，軟體的開發，從早期功能之間的相依性（耦合度）非常高，到後來耦合度越來越低，各個功能可以平行開發。這幾個主要的原因，造成了敏捷式管理強調快速分批產出、快速取得回饋、快速修正，目的就是讓客戶能儘快獲得市場回饋與價值。而各個軟體公司因爲產品的屬性不同，發展出的敏捷式管理也不同，分成好幾個流派，各有支持者，幾個比較大的如 Scrum, Extreme Programming (XP), DSDM, Crystal……等。

不管是瀑布式或敏捷式，

專案管理的核心都是一樣的

所以這兩者是完全不同的管理模式嗎？其實如果真的了解專案管理的本質，會發現不管是敏捷式或瀑布式，其實核心目標是一樣的，都是在管理範疇、時程、成本、資源（人力、物力……等），只是因爲如前面所提到的幾項軟體產品特性，因爲需求（範疇）一直變，所以就乾脆把範疇和成本的限制放寬，但將時程和人員固定住，這樣的好處是，在固定頻率的交付時間内，團隊成員又是有默契的情況下，每次迭代產出的的範疇就比較好預估，且可因應市場變化馬上修正，再加上網絡時代的協作工具，對軟體開發有很大的幫助，因此採用敏捷式管理自然是比較適合，但專案管理的本質兩者是相同的。

瀑布式還是敏捷式？

未來真正考驗的是混合式管理

所以到底是瀑布式比較好還是敏捷式？雖然現在世界的主流發展是軟體，但工程硬體類的專案還是一直都會有的，絕對不是瀑布式就完全不能用，還是要看專案的特性來選擇採用哪一種模式比較適合，下面列舉了幾個基本的特性來評估：

而隨著技術的演進，在未來的職場上，不只是專業能力，更關鍵的是跨域整合能力，一個公司的產品，可能不再是純硬體或純軟體，更多的會是相互交錯的應用，因此怎麽針對產品特性，來靈活的搭配瀑布式和敏捷式管理，就非常考驗專案管理者對專案管理的理解程度，不同的特性，就必須要有不同的管理模式，而不是死抱著一套不放，這樣絕對無法進步，天下的管理方法，沒有最好的，只有最適合的，任何人都會犯錯，但能做到快速找錯誤，並快速修正，才是未來競爭的關鍵。

文章來源：《專案經理》2019年4月號深夜經濟

專案經理雜誌 https://www.pm-mag.net/

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