從專案管理的理論到實務應用

進入職場後，工作範疇都脫離不掉「專案」，不管是政府研究案的小小專案成員，還是目前的企劃部主管，都在專案管理的範圍之中。透過學習專案管理的課程，將自己過去的工作經驗系統化，也釐清自己的工作習慣是否有效，從經驗驗證知識，再從知識修正實務，這就是專案管理帶給我最大的影響與省思。將自己的最大省思及獲得以下列文章提供各位參考。

PM絕大部分的時間都是在溝通

溝通有效與否是專案是否成功的重要因素，藉由溝通讓專案執行符合所有利害關係人的需求，並且要能夠掌握所有進度，讓專案能夠如期完成。

因此讓專案的相關資訊在對的時間能夠蒐集並佈達給利害關係人，也是專案經理在執行專案時的重大挑戰。在未學習專案管理時，大多數的PM都是採用土法煉鋼，使用傳統的電話及會議討論，但在環節上仍有疏漏。

學習完專案管理的課程後，從五大流程、十大知識領域先了解專案進行所有步驟及環節，藉由溝通做為貫穿全場的手段，專案期間PM一直在時程、預算、人力、品質之範疇內溝通、尋求其最適解法，PM應該以經營者的角度思考專案所應帶來的結果及影響，考量整體環境、組織需求，將專案的利害關係人引導至高角度的思考思維，並降低範疇內的要素矛盾，藉由觀察、傾聽各方需求，並試著在時程、預算及品質……等限制條件下，提出最適的方案。

要達有效溝通，PM應利用現行方便的資訊工具建立有效的互動、溝通平台，LINE群組、Google文件或是公司內部資訊平台，迅速且確實地分享資訊，並可從中獲取有效回饋，隨時修正專案方向及資源配置。溝通內容除了任務內容外，還可附加詳細文件，還需要加上指定回覆的關係人、該任務的負責人及回覆期限，以確切掌握專案進度。

當我們開始使用便利的資訊軟體進行溝通後，大量的資訊如何確實地傳遞給關鍵的利害關係人又成為新的挑戰。要導入新方式進入團隊時，必然會遇到阻礙，因為有別於過去的工作習慣，加上資訊完整曝光，對部分團隊成員造成一定的壓力，這時PM就又扮演導師的角色，必須讓成員了解溝通影響專案成功的關鍵地位，將過去的單線溝通、口頭溝通進入網狀溝通的階段。如此詳盡的溝通及資訊揭露下，除了可以掌握工作進度及範疇外，也可以清楚釐清所有權責問題，可省去過去發生錯誤時，釐清責任的時間及不愉快的階段。

最重要的是，PM一定要有高度的耐心進行反覆溝通與確認，滿足關鍵利害關係人的需求，並要有邏輯地釐清所有狀況並下達指令，以讓專案進度能順利推進。

舉例來說，就連舉辦一個小小的慶功宴都能用上專案管理的專業知識，從一開始的開案會議要找關鍵的執行單位－企劃部、行銷部及業務單位，開案確定的負責人、時間及預定活動流程到頒獎的長官，這些訊息也都要用會議紀錄的形式交付給全部的利害關係人，該專案PM就必須根據專案時程定期招開會議、以LINE報告進度、電話或當面跟催應交付的成果（包括要參加的學員名單、文宣品、網路佈達訊息資料及長官與會回覆……等），到最後前一天的場地預演，身為單位主管的我就要在專案執行期間檢視Milestone，以確保當天的慶功宴可以完美進行。

長宏總經理 周龍鴻 暨 全體同仁 敬上