實務心得分享：從行政管ç†åˆ°å°ˆæ¡ˆç®¡ç†
PMP，是以相當完整的知è˜æž¶æ§‹èˆ‡é‹ç”¨ç¶“驗所建立起來的一套專案控管系統方法。
所以，專案管ç†ï¼Œå°±åƒ…能應用於專案管ç†ä¸Šï¼Ÿ
è‹¥ä½ çœŸæ˜¯é€™æ¨£å®šç¾©ï¼Œå°±æœªå…有些看輕PMP這套手法的應用性了。
å› ç‚ºå°ˆæ¡ˆï¼Œç„¡æ‰€ä¸åœ¨ï¼
國際知å管ç†å¤§å¸«ã€Œè¿½æ±‚å“越ã€ä¸€æ›¸ä½œè€…Tom Peters 曾æ出：『未來 90% ä»¥ä¸Šçš„ç™½é ˜å·¥ä½œè€…éƒ½å°‡é¢è‡¨å±æ©Ÿï¼Œä»Šå¾Œæ‰€æœ‰ç™½é ˜å·¥ä½œéƒ½æ˜¯å°ˆæ¡ˆå·¥ä½œï¼Œè€Œæ‰€æœ‰å…·æœ‰ç¶“濟價值的工作，也都是專案工作ã€ã€‚
è½èµ·ä¾†å±è¨€è³è½å—Žï¼Ÿä¸ï¼Œé€™åªæ˜¯é»žå‡ºäº†ç›®å‰å°ˆæ¡ˆç®¡ç†åœ¨å…¨çƒçš„強烈需求與趨勢罷了。
ç†è€…ç›®å‰æ“”任公å¸ç®¡ç†éƒ¨ä¸»ç®¡ï¼Œå…¶ä¸‹æ‰€ç®¡ç†äº‹é …甚為多元，諸如行政/採購/人資/會計/法務ç‰ç‰è«¸å¤šäº‹é …。
有很多人å•æˆ‘，行政管ç†èˆ‡å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ç„¡é—œå§ï¼Ÿ
怎麼沒關係，ä¸æ˜¯èªªå°ˆæ¡ˆç„¡æ‰€ä¸åœ¨å—Žï¼
一般來說，管ç†éƒ¨é–€çš†ç«™åœ¨æ”¯æ´å…¶ä»–部門的角色上。
ä¸è«–大或å°ï¼Œä»»ä½•ä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆï¼Œæˆ–多或少都需è¦ç®¡ç†éƒ¨é–€å”助。例如æ供採購ã€æ³•å‹™æˆ–會計上的å”助。
自從å¸æœƒPMP手法後，ç†è€…將這些尋求å”助的需求以專案方å¼ç®¡ç†ï¼ˆå³å°ˆæ¡ˆä¸‹çš„å專案）。
就拿外包需求來說好了。
任何一個外包需求必定有é ç®—åŠæ™‚程上的é™åˆ¶ï¼Œä¸”一但完æˆäº¤ä»˜å¾Œä¾¿å‘ŠçµæŸï¼Œçµ•ç„¡é‡è¤‡æ€§ï¼Œé€™å®Œå…¨ç¬¦åˆä¸€å€‹å°ˆæ¡ˆå®šç¾©ã€‚
åˆå¦‚人資的訓練需求，æ¯å¹´åº¦æ•™è‚²è¨“練計畫為期一年，有é ç®—é™åˆ¶ï¼Œä¸”æœ‰æ‰€é ˆé”æˆçš„目標è¨å®šï¼Œé›–æ¯å¹´éƒ½éœ€åŸ·è¡Œä½†æ‰€é¢å°ã€æ‰€æ‡‰è©•ä¼°çš„å…§å¤–éƒ¨å› ç´ çµ•ä¸å¯èƒ½å®Œå…¨é›·åŒï¼Œå°‡å®ƒç•¶ä½œä¸€å°ˆæ¡ˆç®¡ç†ï¼Œç›¸ç•¶åˆæƒ…åˆç†ï¼
PMP手法，基本上是由五大éŽç¨‹ã€å大知è˜é ˜åŸŸæ‰€æ§‹æˆã€‚
ç†è€…èªç‚ºå°ˆæ¡ˆç®¡ç†æœ€é‡è¦çš„便是啟動階段åŠåˆ©å®³é—œä¿‚人管ç†äº†ã€‚
當管ç†éƒ¨é–€è¢«è«‹æ±‚æä¾›å”助時，ç†è€…å¿…é ˆå‘æ‰€æœ‰è² è²¬äººå“¡ä½ˆé”è©²é …éœ€æ±‚ï¼ˆå°ˆæ¡ˆï¼‰çš„æ‰€æœ‰æ¢ä»¶ç‹€æ³ï¼ŒåŒ…括é ç®—ã€æ™‚程ã€æ•¸é‡ç‰ï¼Œè€Œæœ‰äº›åœ¨ç¾éšŽæ®µä¸æ˜Žçš„è³‡è¨Šä¹Ÿå¿…é ˆåœ¨ä¸€é–‹å§‹å°±è¢«è©•ä¼°å‡ºä¾†ï¼Œçµ¦äºˆé è¨å€¼åŠé€²è¡Œé¢¨éšªè©•ä¼°ï¼Œä¸”在未來執行階段ä¸æ–·ç›£æŽ§ï¼Œç›´è‡³ä¸æ˜Žè³‡è¨Šè¢«å®Œå…¨é‡æ¸…ã€æ˜Žæœ—，å†äºˆä»¥æ”¹å–„ä¿®æ£ã€‚
如何讓一個專案æˆåŠŸï¼Œåœ¨ä¸€é–‹å§‹çš„å•Ÿå‹•éšŽæ®µå°±å¿…é ˆåšåˆ°ï¼Œå°‡å°ˆæ¡ˆæ‰€æœ‰å·²çŸ¥ã€æœªçŸ¥çš„資訊，告知所有åƒèˆ‡å°ˆæ¡ˆäººå“¡åŠåˆ©å®³é—œä¿‚人，全體人員方能é‡å°å·²çŸ¥éƒ¨åˆ†ä½œå‡ºæœ€ä½³å› 應å°ç–；而未知部分則å¯è¢«è©•ä¼°å‡ºå°‡ä¾†å¯èƒ½é¢å°çš„風險åŠå°æ‡‰æŽªæ–½ã€‚尤其ç†è€…æœ‰æ™‚è² è²¬çš„ï¼Œæ˜¯å°ˆæ¡ˆä¸‹çš„å專案，在時程é™åˆ¶ä¸‹ï¼Œå¾€å¾€å¿…é ˆåœ¨1~2天內就評估出çµæžœä¾†ï¼Œå› æ¤å•Ÿå‹•éšŽæ®µè¨Šæ¯çš„完全告知，å†å€ŸåŠ©åƒèˆ‡äººå“¡çš„å…±åŒè…¦åŠ›æ¿€ç›ªæ˜¯éžå¸¸é‡è¦çš„。
æ¤å¤–，ç†è€…èªç‚ºå°ˆæ¡ˆç¶“ç†åœ¨å°ˆæ¡ˆæŽ§ç®¡çš„難度上，ä¸åœ¨èƒ½å¦é”到目標，而在於執行éŽç¨‹ä¸æ‰€æœ‰åˆ©å®³é—œä¿‚者的掌控。
專案執行éŽç¨‹ä¸æœƒç™¼ç”Ÿçš„å¯èƒ½è®Šå› ，幾乎都是人所導致的。
統計數據上也顯示，專案經ç†èŠ±åœ¨æºé€šçš„時間就佔了專案的90％。
所以專案經ç†åˆæ€Žèƒ½ä¸åšå¥½åˆ©å®³é—œä¿‚人管ç†å‘¢ï¼Ÿç†è€…èªç‚ºå¯§é¡˜ä¸æ–·èŠ±æ™‚é–“å‘專案æˆå“¡ã€å‘客戶ã€å‘主管ç‰é€™äº›åˆ©å®³é—œä¿‚人æºé€šï¼Œä»¥ä½¿å°ˆæ¡ˆåŸ·è¡Œé †æš¢èˆ‡é™ä½Žå°ˆæ¡ˆé¢¨éšªï¼Œä¹Ÿä¸è¦åªå°ˆæ³¨å°ˆæ¡ˆé›¢ç›®æ¨™é‚„差多少而忽略æºé€šï¼Œå°Žè‡´è¨ˆç•«è¶•ä¸ä¸Šè®ŠåŒ–。
雖然專案時常是計畫趕ä¸ä¸Šè®ŠåŒ–，但專案經ç†çš„è·è²¬å°±æ˜¯è®“å¯èƒ½çš„è®Šå› é™è‡³ç›¡å¯èƒ½çš„最低，ä¸æ˜¯å—Žï¼Ÿ
作者：å‹å…¸ç§‘技股份有é™å…¬å¸ 行政管ç†éƒ¨å‰¯ç† é¾å®›èŠ®, PMP