rogersnotes 20180222：實務心得分享：專案管理於專案管理實作課程教授之應用

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本課程主要遵循美國專案管理學會（PMI）所建立之程序標準，以專案管理執行之五項程序-起始、規劃、執行、控制以及終結為主軸，介紹專案管理的基礎知識與五項程序中所運用的方法，使學生能夠熟悉專案管理的基礎知識，並瞭解專案管理的程序與其內容，以培養具備專案管理實務運作的基礎能力之專案管理助理人才為目標。

以下簡述專案管理於專案管理實務課程教授應用的進行過程，並分享本人獲得的實務經驗。

課程中安排學生透過分組方式進行一案通實作，學生可針對社團或系學會之迎新活動參與運作，配合著「逐步完善」的專案規劃理念，完成透過專案提案書之撰寫，從專案團隊工作分配、專案計畫執行、專案控管到專案結束，每項流程皆須確切執行。而如何在有限資源下運用專案管理發揮專案團隊最大效用，透過團隊合作與執行達成專案目標，也是參與課程訓練之學生需要思考的方向。

基於課程的需要，本專案的啟動是由授課教師擔任專案發起人，要求修課學生自行分組（6人為一組），共同參與專案章程的發展，以取得對專案需求的基本了解，這也有助於對專案活動進行有效率的資源分配。

（1）專案目的目標、校方／系方規劃的高層次需求與風險、里程碑時程摘要、預算摘要、利害關係人清單、專案核准的需求、指派專案經理、假設與限制等。

（2）詳看年度計畫需求書，瞭解迎新活動的緣由與需求，以便勾勒執行此活動架構。

（1）編寫利害關係人登錄表，詳細記載識別資訊(姓名、職稱、專案中角色、聯絡資訊)、評量資訊(主要需求、期望、專案中可能的影響力)、利害關係人類別(內部／外部、支持者／中立者／反對者)。

（2）利害關係人在整個專案生命週期中可能會改變或新的利害關係人會被辨識出，因此利害關係人登錄表可定期查閱與更新。

專案進行過程中，授課教師會與專案經理(即組長)一同評估調查內容的可行性及正確性，並給予適當的意見及協助。最後，完成各組專案調查的主題、大綱，並約定繳交期末報告及提出口頭簡報的時間、方式。

（1）詳細推敲年度計畫需求書中的需求以及執行範圍的規定，以便確認計畫之產出需求（包含產出內容與產出的方法規範）。

（2）確認必需完成的產出後，即可開始定義專案應產出的所有交付標的，並建立WBS（含說明）。

2. 擬定執行策略與步驟（時程基準）的主要工作包含：建立計畫執行架構；按WBS展開執行工作的安排；繪製流程圖釐清執行的步驟；最後以預定執行的作業（活動）為主軸，採用excel表展開，以便掌握進度，並產出時程甘特圖。

3. 編製經費預算（成本基準）的主要工作包含：以經費預算表為主軸，使用excel表展開，配合工作進度的excel表，進行現金預算與管控，可運用實獲值管理（EVM）。

4. 人力資源規劃與團隊組織的主要工作包含：依據成本與時程考量因素，將WBS應完成的工作內容做適當的工作分配。

5. 專案發起人（即授課教師）審查專案計畫是否符合需求：專案經理（即各組組長）需於期中考週前完成專案管理計畫書，並由各專案經理以學期期中報告方式上台報告，完成內部專案啟動會議之召開，說明專案預定達成目標與專案執行階段重點，由發起人（即授課教師）簽核確認可行，代表專案規劃階段結束，正式進入專案執行階段。

期中考週後，正式進入執行流程階段，可依據專案管理計畫中所述之專案計畫「將如何被執行」，進而強調在執行與專案監控階段中，專案「將如何被有效地執行」。

（1）讓校方／系方瞭解將來計畫執行時，如何能夠發揮「既分工又能合作」，以及確保「按時程進行又能趨近目標」。

（2）專案經理（即各組組長）提供召開每週專案會議的討論時間及內容分享，說明如何讓專案達到逐步完善且如期完成，並達成設定的目標及品質要求。

2. 團隊成員輔導及培訓均屬於「發展專案團隊」的內容，可根據專案管理計畫書中的人員專業能力具備標準，加以說明輔導及培訓的作法，並列為一項主要交付標的。

（1）檢核點的設定與執行方法：內部管控類似品質管理之管制圖的管制線，乃執行團隊自訂的管制標準；外部管控類似品質管理的規格線，乃配合委辦單位要求的管制標準；檢核流程及交付標的之規範。

（2）風險評估與因應作法：預期風險的評估與因應策略、變更的管理與措施、替代方案的規劃。

1. 專案結案與成果移轉作業：各組專案符合專案要求的品質後，即著手進行結案作業，及於學期末提出完整的書面報告，並將報告的書面資料及電子檔繳交發起人（即授課教師）簽收，完成結案的作業，即完成專案管理實作課程之訓練。

2. 經驗學習知識庫（Lessons Learned Knowledge Base）之連結或建立：在準備提案書時，就需先把如何將LLs文件化的作法先作定義，以便將專案成果轉化為組織企業（學校或系所）資產，作為日後學生學習及參考的基礎。

期望修課同學能從專案管理計畫書的編撰過程，釐出自己的思路，建立基本的模式，並善用PMBOK寫出好的提案書，彰顯專案管理的價值，從過去提案書準備的工作經驗進行整理、修訂，也符合「逐步完善」的專案管理精神。

作者簡介：國立清華大學科技管理博士，目前在致理科技大學企業管理系擔任助理教授一職。教學領域為商務企劃、專案管理、研究方法及創新創業等領域。成為PMP之後，積極將專案管理之流程觀念與具體作法落實於專案管理實作課程教授，發揮至最大的效用。