rogersnotes 20171116: 五星級飯店總經理親自分享─將「專案管理」導入職場與生活

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PMP專案管理學習與實務幫助

前言

因為本身工作職務的關係，在TKB臺灣知識庫即是擔任PMP產品的PM，也因為如此，在正式學習PMP之前，對於整個學習流程以及大致上的架構，已有所了解，但是正式開始上課後，會發現這跟真正去學習又是兩回事，例如五大流程、十大知識領域，雖然早已聽聞，但是真正去學習其內容，就知道當中所包含的知識頗深，而且各個知識領域彼此存在交互影響關係，在不同的實務情境之中，甚至只能選出最佳解，而沒有所謂的標準答案。在這樣的狀況下，死背是沒有用的，取而代之的是你必須去理解，並且懂得舉一反三。

專案管理特色與實務幫助

起始與規劃階段

專案管理的困難之處在於，一個專案所包含的變項往往既廣泛且複雜，在實務工作中，專案的運行常常遇到許多困難，理想是單純且美麗的，但是現實總是殘酷的，為避免在執行階段因為遭遇重重困難，而讓理想胎死腹中，專案管理者必須具備清楚的邏輯架構，從起始階段規劃而後執行，到最後的結束階段，每個階段都有其必須完成的工作。例如，專案管理手法強調在起始階段就應該釐清高階需求是什麼？六重限制又有哪些？就我自己的經驗來說，當我們面對專案初始時的諸多不確定性，往往會覺得先做看看再說，甚至發起人自己也還未想清楚專案成功的條件是什麼，團隊很容易在沒有完整規劃的情形之下，就急著開始執行專案，導致過程中需要不斷地做修改，不但耗費時間，也缺乏長遠的規劃，然而專案管理手法強調及早釐清規則，並預先針對十大領域去做完善的事前規劃，唯有如此，專案經理才能將風險對於專案的影響降低，大幅提高專案的成功率，並讓執行過程變得更加順利，提高各個利害關係人的滿意度。

執行與監控階段

有了充足的事前規劃，在執行與監控階段，專案經理主要要做的，是確認專案是否依照規劃進行，並在過程中不斷地將執行成效與預期成效做比對，以確保專案的進行能在預算和時程的限制之內，並且達到所要求的品質。在我以往負責進行的專案中，我覺得「人」往往是專案之中最難掌控的變數，尤其當彼此之間產生衝突時，如何化解面對，考驗著專案經理的溝通技巧以及情緒管理EQ，在PMP溝通管理這一章的知識領域裡，就提供了五種常見的處理方式，並且比較了各方式彼此之間不同的回覆差異，並不是說任何衝突PM都必須立即解決才是正確的，而是綜合考量當下的狀況以及各種因素，採取最適當的回應方式。當專案管理者心裡有這樣的了解與認知，在衝突發生的當下才不至於慌了手腳，反而應該冷靜地去觀察，並且選擇適合的處理應對方式。

以監控的角度來說，每一次的溝通是否有效、下次是否該修正我們對於溝通所做的規劃，這些都是需要被觀察並且紀錄下來的，然後回饋到計畫書之中。以往公司布達事項，都是透過內部信箱系統以及電子布告欄，然而現在因為通訊軟體的使用越來越方便，改變了大家原本的溝通習慣，覺得使用Line布達事項反而更即時、更有效率，使用了一段時間之後，卻發現因為通訊軟體的正式性不夠，以及過往資訊不易查找等問題，最後正式公告事項仍然維持使用電子布告欄，在這個過程中，因為一直沒有明確的去做規範，導致許多資訊不對襯的情況發生。如果能盡早將所觀察到的變化，回饋到溝通管理計畫之中，並做出對應的修正，就能夠避免上述的問題，逐步完善整個專案的運作。

結束階段

另一個在實際工作中，很容易被忽略重要性的是專案的結案，當眾人歷經千辛萬苦，好不容易將成果做出來之後，大家往往就認為沒事了，開始將精力轉往下一件工作上。但是專案管理十分強調經驗學習，並且將每一次專案執行過程的資料整理、歸檔，成為組織中能夠傳承經驗學習的知識庫，這樣的做法，能夠讓組織團隊的運行越來越好，就算出現人員異動，也能夠藉者這些經驗學習資料，縮短新成員上手的速度，成為一個更加穩定且專業的工作團隊。有了這樣的認知，幫助我更加清楚在每一個階段必須完成的工作，以及貫徹經驗學習的重要性。

專案的運行往往包含非常多複雜的變項，且牽涉各個立場不同的利害關係人，專案經理就是在各個變項當中，負責掌控進度、分配資源且不斷溝通協調的角色。專案管理手法提供一個能應用在大多數情況的基礎架構，當實務上是牽一髮動全身的時候，此架構讓我能較快抓到重點，或者是明白必須預先設立的條件是什麼，超出範疇的不該做，對於突如其來的變更，也能有清楚的應對方式。因此，說PMP所學知識不受產業類別限制並不為過，除非是職務內容上只需作單純重複性高的事務，否則PMP所涵蓋的知識，對於各產業的工作者來說，都會有相當程度的助益，尤其職位越高者應該會越有收穫。

長宏小組讀書會特色與學習幫助

長宏所提供的資源，能幫助學習者用最有效率的方式在最短的時間內上榜。而小組讀書會制度，亦提供了非常好的討論管道，如前面所述，PMP考題有時候選的是最佳解，此時你的邏輯以及思考方式就會是關鍵，當沒有標準答案的時候，如何看出題目所要的，就是為了通過考試所必須去練習的。課堂上聽講畢竟是單向的學習，聽懂了並不代表就能運用，唯有透過與人討論，彼此溝通學習，方能有更深入的了解、加強記憶，甚至發覺自己思考上的盲點，將所學知識融會貫通。

結論

PMP所學知識十英里寬，三吋深，意味著學習者必須了解廣泛的知識，掌握整體的流程架構，以及彼此之間的關聯性，而非精細地鑽研。專案管理手法是一種廣泛的通則，如何應用在實務工作中，就看個人如何靈活發揮運用。專案管理能運用的範圍大至跨國專案，小至個人對於自身的工作規劃，學習知識最大的目的，不是僅止於考取證照，而是理解內化之後，能讓自身待人處事有更成熟的表現。

作者：曹心怡

作者簡介：曹心怡，於2017年8月成為PMP，畢業於輔仁大學社會工作學系，現任職於TKB臺灣知識庫，擔任行銷企劃部PM，負責產品規劃與行銷策略研擬制定。認為PM是一份類似於唐僧的工作，不但要對眾人眼中不可能的任務抱持著執行的決心，又要能驅使管控各類厲害的角色生物。在尚未修煉成佛的今天，仍努力朝著西方前進。

「讓專案管理變成習慣，化繁為簡的飯店經營術」

曾任多家飯店高階主管的康富雄，總能打造顧客難以忘懷的回憶。

身為PMP與PMI-ACP的他，對於專案管理有豐富心得，本次分享自己深受實際幫助的案例，與如何將專案管理化為執行力、提升競爭力的武器。

線上觀看：https://www.facebook.com/ProjManager/videos/1429685010463917/

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拒當井底之蛙！中國推廣Scrum先行者，來台分享敏捷歷程。由資深Scrum培訓師為你解說敏捷精神與實例故事，讓你對敏捷有更深體悟！https://www.facebook.com/ProjManager/videos/1393929154039503/

全台灣第一位ACP董事長郭俊良，與大家聊聊學了敏捷做專案後，帶領團隊及專案規劃的成效分享。除此之外，還跟各位分享了業界重視的人才特質，以及在工作之餘，如何透過「學習」創造更多發展可能性！https://www.facebook.com/ProjManager/videos/1364046843694401/

【PMI TW年度盛事】11/18-19「跨界整合新人才，掌握趨勢創未來」PMI台灣專案管理國際論壇(2017 PTIC)

【PMI TW年度盛事】11/18-19「跨界整合新人才，掌握趨勢創未來」

PMI TW年度盛事-PMI台灣專案管理國際論壇(2017 PTIC)即將於11月18~19日舉辦。今年將於大同大學辦理。在知識、學習、交流、服務四大核心價值下，本會持續深耕專案管理知識體的交流平台與推廣，更致力於產官學界的界接、國際化價值的聯結及彰顯在地產業，彰顯PMI國際價值透過台灣分會在地生根。

~ 2017 PTIC主題 ~

「跨界整合新人才，掌握趨勢創未來」，將以台灣的專案管理為主軸向外發散，邀請PMI中國、日本、南韓、香港、新加坡等不同國家專家針對「跨界人才發展」、「專案管理最佳實務」、「創新管理」、「敏捷專案管理」等議題進行分享，參加人員將結合國內外現勢學習產業如何創新與其未來挑戰。

【時間及地點】

11月18日(六)：大同大學尚智教育研究館 3樓音樂廳

11月19日(日)：大同大學尚智大樓 5樓

洽詢電話：台灣分會秘書處 02-2557-8801

議程及報名網址>>http://ptic.org.tw

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