rogersnotes 20170824: 跨領域之PMP運用－這個時代需要的軟實力

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想了解敏捷專案管理手法如何用在PMBOK V6繁中化的大型計畫嗎？

以下是組織的設計跟流程的規劃。

好的預先準備，專案就成功了一半。

老師在帶50位志工翻譯商業分析指南時，太著重於敏捷的自我組織了，導致小組產出發散，花很多時間收尾。這次有先做 Premortem，果然有成效。大家可看以下影片解說：https://youtu.be/KSEJMzF7rjs

跨領域之PMP運用－這個時代需要的軟實力

一、前言

自小我做過很多份工作，包含老師和創辦補習班、行銷公司、代理商等等。過去工作都是以自身的經驗論在做事，時常需要通過碰壁而修正自己的觀念。用身體來學習教訓，效率低而慘痛，虧錢時會很心痛。如果只是一個安份而穏定的工作，不講求什麼突破或成就，其實就不需要去想這麼多。但是奮發向上的人，一定會遇到各種挫折，這時學習就顯出其重要性了。如何逹到最有效的學習，得到各種軟、硬實力，才能體現出一個人的價值。

硬實力方面，我自醫學院時期都有專業化的訓練。而軟實力一直是這個現代教育體制下缺乏的。通過學習PMP，鍛鍊自己的邏輯和管理知識，這就是一種很強的軟實力。這種軟實力，不只是運用在狹隘的專科領域中，而是可以應用在所有從大到小的領域，例如一個餐會的安排，到一家公司的創立等等，甚至人生的各種安排，都是一種專案。

二、專案管理概念的重要

PMP的概念明確的區分專案和作業的區別：專案是一個有始有終、有獨特產出的、會逐步完善的過程；而作業則是重複性的、沒有結束的過程。以我本身的個性，我不喜歡重複性的無趣的例行公事，所以我所做的事都是有壓力有挑戰的特殊產出事務，PMP就對我幫助很大。

例如我當代理商時，如何定義我代理商品的範疇、風險、貨品時程期限、利害關係人安排等等，都是需要用到PMP的概念。

如何沒有好好的規劃，而魯莽的投錢去做，最後吃虧的一定是自己，不僅浪費和金錢也浪費了時間，得不償失。一開始把想做的事先做可行性分析和成本效益分析，去計算這件事該不該做，做不做得成。接著就去思考如何把它做好做成功，先設立好章程，確定自己能運用的權力和資金，才能把握有幾成。

接著一定要去計算風險，畢竟風險是決定專案成敗最重要的其中一步。若無風險，專案大多會成功，但這怎麼可能呢？事先想到風險，就能留好應對方式和後路。若此風險太大，甚至會讓我們打消做此事的念頭。

很多人對於管理是沒有概念的，對很多事都得過且過，到最後一敗塗地而不知道原因在哪。這樣連學習的機會都沒有，只是浪費人生。

專案管理除了提供一個做事的參考方向以外，也提供了很重要的學習和紀錄概念。通過不斷的學習和紀錄，讓下一次可以做得更好，這就是PMP的逐步完善概念。紀錄這次失敗或成功的原因和應對方式，並提供建議，這樣未來再遇到類似的事時，就可以參考而解決此事。這種共好、互助的概念是非常可貴的，值得應用在各種工作和人生大事。相對的，若缺乏這種概念，那就是一個不會學習教訓的人，不斷的浪費時間在碰壁和消耗上。

雖然專案是有始有終，但我們留下的經驗知識寶庫，可以有利於我們下一個專案，或之後的後輩，讓下次可以更順利，不用犯相同的錯誤。這樣不是很棒嗎？因為有這個制度，我也可以從前輩的資料庫中得到寶貴的經驗，省下我很多的時間和金錢。

三、PMP的實體運用

設立手術房時，首先就需要有設立章程的概念：取得投資金主的授權和資金運用權，並了解老闆們到底想要我們提供的是哪一類服務？是單純的微整型呢？還是也需要局部麻醉手術？或甚至全身麻醉型手術呢？

每一種要求的手術房都有不同的規格要求和人員配置要求。風險、成本、時間也各自不同。是否在訂購手術燈到貨前，就可以先打廣告並施做微整型和局部麻醉手術呢？是否先請兼職助手，待全副麻醉儀器到位後，再聘請全職助手？還是要等到客源已經穏定之後呢？這些都需要事先明確的管理。

四、規劃風險管理與回應

在做各種專案時，通常會人算不如天算，出現各種新的風險或議題。而事先規劃和當下的快速矯正就非常的重要。例如：某廠商突然無法準時到貨，那我有沒有備貨或可借貨的名單？發生客訴，是否有請好法律顧問來應對這方面問題？

若發生了一些爭執或議題，馬上要紀錄並去查詢有無規定好的解決方式，而非放任的置之不理，以免釀成大禍。若無解決方式，就要馬上開會討論出權變措施，並把它寫進手冊之中。

五、衡突管理的重要

只要有涉及人的工作，都一定有衡突上的問題。人不是冷冰冰的機器，可以完全符合程式做事。人會有很多非理性的一面，而造成一些無謂的衡突或重要的衡突。這方面就是PMP中管理專案團隊的重要了。根據情況的不同，可以用合作、迴避、妥協、緩和等方式來解決。

例如某位客人需要進行何種手術，兩位醫師的意見不同，我們就用問題解決的方式，開會一起討論，到底怎麼做是最好的，來讓所有人都滿意。

而一些情況，例如美容師之間的爭吵，則可用奬金發放等緩和的方式，讓她們來共同專注在同一目標，去把手頭上的事做好。

六、結論

人生就如專案，永遠需要逐步相善。

沒有人是完美的，一開始就可以洞察先知，做出毫無錯誤的規劃，並完美的執行。我們只能盡我們所能，去做到最好，若有錯，就再修正，做紀錄，避免以後再犯錯。學習的可貴就在於此。

K.Anders Ericsson提出了「一萬小時刻意練習」的概念，其實重點不在時間長短，而在逐步完善、越來越好。重復性的事，做再久，也難以成長。而用心的不斷改進，朝完美邁進，就會越來越好。

每一次做了某個決定，一定要好好紀錄，並作為下一次的參考。若完全沒有方向，則去參考PMP的大觀念，邊做邊修正，得出自己的心法。以這種方式來做事，一定可以無往而不利，越來越順利。

作者：鄭明健, PMP

作者簡介：鄭明健，台大醫學系畢業，曾到韓國首爾大學醫院和泰國王子醫院訓練，目前擔任皮膚科主治醫師和整形外科美容手術院長。2017年7月通過PMP。當過老師、代理商、辦補教中心、開設手術房、代言產品、創立Dr.T醫美、開班授班

《專案經理》雜誌第34期─瞄準職場語言力

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視專案管理為生活技能，馮炳勳面面俱到觀想組織專案

他在學期間是主修企業管理，

當時對於眼前的WBS（工作分解結構）、專案排程、甘特圖卻毫無頭緒...

自從接觸、學習「專案管理」後，

更能將企業管理及專案管理結合，並妥善地運用在工作上。

他就是雄獅旅行社馮炳勳經理，現在就讓馮經理來告訴大家，　

如何將專案管理運用在旅遊業上！

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