rogersnotes 20170504: PMP知識應用於實務中的專案管理

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PMP知識應用於實務中的專案管理

PMP的10大領域：整合、範疇、成本、品質、人資、溝通、風險、採購及利害關係人管理，其中採購是以買方的角色來探討，其他9個都是以賣方的角色來探討。「政府採購法」為政府為建立政府採購制度。以下就「政府採購法」的基本定義摘要說明：

一、依照公平、公開的採購程序，提升採購效率與功能，並確保採購品質，而制定法規。

二、採購是指工程之定作、財物之買受、定製、承租及勞務之委任或僱傭等。

三、適用機關包括政府機關、公立學校、公營事業，並應以維護公共利益及公平合理為原則，對廠商不得為無正當理由之差別待遇。

採購與專案管理是息息相關，當組織需要的工程、財務及勞務，就必須進行採購，完成採購程序後，接下來就是專案管理。至於如何做好專案管理，就可以從PMP的10大領域面向著手，進而有計畫性的完成專案。採購的3大類別如下：

一、工程：建築、土木、水利、環境、交通、機械、電氣、化工及其他經主管機關認定之工程。例如：興建道路、美術館、運動中心及高速公路等相關工程業務之所需。

二、財務：各種物品 (生鮮農漁產品除外)、材料、設備、機具與其他動產、不動產、權利及其他經主管機關認定之財物。例如：伺服器主機及機櫃等相關業務之所需。

三、勞務：專業服務、技術服務、資訊服務、研究發展、營運管理、維修、訓練、勞力及其他經主管機關認定之勞務。例如：專業顧問諮詢、設備維修及資訊系統相關服務等相關勞務之所需。

以專案管理的角度，因專案為一系列的管理程序所組成，包括起始、規劃、監控、執行及結束等5大階段，以下就各階段執行的內容說明：

一、起始：在一個專案的形成前，是機關對於因業務所需而衍生的需求，必須進行專案評估的可行性，這是專案成功與否的第一步，因此，應進行審慎的評估，避免不必要的支出與成本。

(一) 可行性分析為計劃及考慮某項建議的可行與否或研究一項計畫或專案是否可執行之探討，蒐集相關資料，於資源有限的情形下，從眾多可行性方案找出最適合的計畫，如：建議項目進行技術、經濟、法規、作業及時程等層面的可行性分析。

(二) 管理學上常用來評估的理性研究方式之一。包括：確認現行的問題．實務需求及解決方式。可由下列各評估面向舉例說明：

1. 技術：為了保護地球的節能減碳目標，期望以大眾運輸工具的便利性，降低騎機車或開車的情形。專案建議以人口密集度來決定增設公用自行車站來提升民眾先騎乘自行車至各大眾運輸車站，再轉乘捷運、火車或高鐵，以達到節能減碳的目的。因現行已有自公用自行車站，在技術上初步評估是可達到技術的可行性。

2. 經濟：為減少機房主機的電力使量，以達到一年若可節省100萬元電力費用為目標，但為此需要花10億採購新的設備且只能使用3年的情形下，實在是值得仔細評估執行這專案的所帶來的效益與付出的成本是否合乎成本效益所帶來的價值。

二、規劃：針對專案所需要執行的整體流程進行規劃，包括人力資源管理、採購管理、品質管理、溝通管理、範疇管理、成本管理、時間管理、風險管理及利害關係人管理等9個層面，由此可知規劃於專案管理10大領域中就占了9項，可知事前的規劃是相當重要的。以下將就規劃的作業內容進行說明：

(一) 針對專案進行相關的計劃與製作文件，最終依專案的特性與需求，客製化專屬於該專案的計畫書，包括與利害關係人進行需求訪談，確認利害關人的需求，確認專案範圍、所需的費用及時間、可能面臨的風險及回應方式，並透過溝通傳遞訊息，預計可產出符合所需品質的專案成果，再經由採購程序讓買賣雙方獲得所需的工程、財務及勞務的產品。

(二) 以「規劃採購管理」層面之「政府採購法」舉例說明：採購程序包括招標前置作業、招標、開標、審標、決標及驗收作業，後續即是履行契約規定事項，以確保專案的辦理進度與履約情形。各項作業內容如下：

1. 招標：決定招標方式與上網公告採購資訊。

2. 開標：依招標文件的開標時間進行開標作業。

3. 審標：確認押標金、投標廠商資格及投標標的規格。

4. 決標：依招標文件的規定辦理最有利標、最低標、複數決標、流標及廢標等相關作業。

三、執行：專案的成敗與否，獲得及管理專案團隊，並確實辦理專案的採購事宜，以確保專案完成契約書應履約的事項。除專案進度應依約辦理外，也必須找有經驗的專案管理團隊，專案團隊成可透過先前的專案經驗，給予相關的建議，以讓專案執行更為順利。說明如下：

(一) 透過採購流程找到適合的廠商，透過契約書與服務需求文件辦理相關履約事項，通常也會請廠商提供專案執行計畫的參考文件，並經買賣雙方討論與同意後，整個專案將依協定的時程進行各項履約事項，以如期如質地完成採購標的最初辦理的目的。

(二) 在執行階段，做好溝通管理是相當重要的。專案的成敗與否，專案團隊成員的溝通能力是關鍵。因此，找到「對的人」、提升人員的技能及管理團隊間的衝突，可協助專案在面臨瓶頸時，激勵團隊的士氣、排除問題，往成功的方向邁進。

四、監控：專案進行中，需隨時掌控專案績效、確認廠商依約交付標的是否符合需求，若因實務運作所需，可進行變更的各式申請，經各階段的審核後，以維持標的依契約書規定的水準辦理。說明如下：

(一) 依據廠商先前規劃的各項作業檢核是否如期完成，並針對標的之品質、範疇、時程、風險、成本進行管控，不應讓前述各項管控因素超過原有的規劃，甚至造成專案成本的超支或逾期延遲的情形。因此，監控流程是長期存在於整體專案管理過程，非單一存在於某一個階段。

(二) 專案執行因實務需要申請各項變更作業，應詳實紀錄每次的變更申請紀錄，經專案團隊認變更的內容與評估其影響，專案的核心人員(如：專案發起人或專案經理)對於該項變更決定是否同意。若同意進行變更事項，將依變更的內容更新相關文件，通知專案相關之利害關係人，並追蹤後續的執行情形。

五、結束：完成專案的履約事項後，進入結案程序，一般會進行所謂的「退場作業」，即專案結束的相關作業。買賣雙方需針對專案的問題確認是否已如期修正?各項應辦的作業是否完成?將整個專案先前的履約文件進行整理與確認，是否有需要更新的文件? 並整理出完整的專案相關文件。若有後續的廠商，應與新廠商交接，以利後續專案管理作業。

無論在公部門或私部門，運用專案管理的5大流程與10大領域，均能運用於各項專案，因此，專案管理是無時無刻都存在的。

作者：黃欣樺, PMP

作者簡介：黃欣樺，目前服務於新北市政府。在接觸PMP之前，單純的認為它是只張證照，從沒有想到它的內容能與工作上的業務是相關，甚至也是工作上常用到一些管理與思考的層面。希望能將PMP的精神落實在專案中，以發揮專案管理的成效。

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4. 活動贈品以郵寄寄送僅限台灣地區，不處理郵寄獎品至海外地區之事宜。

5. 活動過程中所留存之個人資料，均視為同意供主辦單位使用，供聯絡得獎者、寄送贈品之目的使用，主辦單位不會將該資料提供給第三人或移作其他目的使用。

6. 本活動之所有贈品，皆以實物公告為準，得獎者不得要求折換現金或更換為其他產品，主辦單位保留此活動辦法之修改、變更之權利。

7. 活動參與者若以任何不正當或不法方式進行不實或虛偽活動參與，主辦單位有權取消因上述情形所獲得之得獎資格及獎項。

8. 注意事項載明在網站中，參與本活動者於參加活動之同時，即同意接受上述各項規範。

9. 每人只限參加活動一次，重覆參與即告作廢，每位參加者亦只可享一次中獎機會。若疑似同一人重覆得獎，主辦單位得要求以指定方式確認身份，若參加者無法配合，主辦單位有權取消其得獎資格。

專案經理雜誌─奇美博物館的專案管理

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