rogersnotes 20161215: 活用五招專案管理方法打造公司成功之鑰

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活用五招專案管理方法打造公司成功之鑰

前言

綜觀PMI專案管理理論包含五大流程、十大知識領域，每個流程組都會對專案有各自領域的影響力。實務上來說專案如果要成功，絕對不是只靠專案經理一個人，或是專案經理很厲害就能夠成功。成功是要靠整個專案團隊的努力，而其中又以公司組織擁有最大的影響力。筆者整理了五招專案管理方法，活用這五招方法相信你也能打造公司的成功之鑰。

一、範疇、時間、成本基準的互制

專案中的範疇、時間、成本三大基準掌控了整個專案的命脈，把做事的範圍定出來，定好之後如果要更改必須經過嚴謹的判斷流程，不能隨便擴張或縮減範疇，我認為這是在專案管理上非常重要的觀念。範疇定的清楚，時程也才能預估的妥當，事情不容易拖延，相關的安排就不容易出差錯，最後成本自然比較好控制在掌握中。這件事情講起來很單純，執行起來其實很困難，實務上太多專案是因為範疇、時間、成本基準的發散，最後事情做不完、或是錢花完了，導致專案失敗收場。要能確實管控好這三個重要的基準，除了要靠專案經理的管理手法之外，實還有賴組織跟整個團隊成員的配合。要能配合最好的方法是讓大家都能有專案管理的思維，才能一起在同一個語言下溝通事情，基準也才會被受到重視。

二、建立完善的變更構型系統

制定好基準之後，要變更不是不行，但需要有一套良善的變更構型系統來支持，這樣專案才能走的順暢。實務上這部分經常被忽視，要改什麼、誰說了算，標準往往不一，專案自然容易發散，最後團隊哀苦連天，成本變大可想而知。要建立完善的變更構型系統，也需要整個組織的努力，規矩定好了之後大家才能好好得遵照執行。而要獲得變更的授權、處理變更的要求，再進一步追蹤變更狀態、更新版本等方法，這些後續程序也是不能忽略。常常有些人會覺得：我只不過更改了一點東西，又不會影響到什麼，有必要程序弄得那麼複雜嗎？其實這樣的想法真的是錯誤的，很多你沒有想到的影響往往就會在這種情況下侵蝕著專案的成功，或者是造成團隊對最新成果的版本不了解，而做白工、重工屢屢在專案過程中發生。

三、品質管理與流程改進

專案最終產出產品或服務，產品或服務品質乃企業品牌的基礎。專案管理理論建議專案品質不”鍍金(Gold Plating)”，指的是做範疇內的事，範疇外的事不要做。這是非常有智慧的理論，鍍金不見得會得到好效果，更多的狀況卻是提升專案的失敗率。所以這裡說的品質管理是指範疇內的品質管理，如何判斷品質好不好？不好是因為哪個流程出問題？如何把該做的事情做到好？也因此品質的稽核就相當重要。稽核是在確認投入的資源是被適當的規劃與準備，要怎麼紀錄跟改善，亦是一個控管範疇的技術。品質管理是一套管制的過程，也是一套監控的過程，重點是要依照組織先前決定的品質政策方針與執行目標前進，才能確保產品或服務成果如質。

四、建立完整的知識管理系統

專案管理教導我們做完事情之後要Lessons Learned，把過程中學習到的知識變成專業，反覆驗證、逐步完善。以企業的角度來說，建立一個完整的知識管理系統實是對公司的專業養成非常有幫助的。這樣的一個知識庫可以影響公司的文化，分享資訊的交換、把做過的事情有形的保存下來，而不是讓經驗只存在於做過成員的腦袋中，能達到「讓知識流動」的功能，而不是讓這些知識經驗隨著成員遺忘或是離職之後就消失。我所服務的公司就擁有非常好的知識庫跟社群系統，當專案開始之前可以利用知識庫找尋以往類似案件的所有資料，不僅事半功倍執行上更安心許多。小到聽完一個演講，大到完成專案時，皆鼓勵員工做知識分享，這套系統確實會讓公司整體有很好的向上提升效果。

五、績效評核與獎懲制度

公司組織應該建立一套獎勵懲罰的標準，並將標準跟工作表現連結，讓員工有所適從。員工的調薪、晉升，都應該依照績效評核的客觀結果，而不應只憑主管個人的好惡，公司人才才留得住，組織結構才不會有大問題。好的績效評核制度可以激勵員工，或是讓員工了解需要改進的地方。對於表現好的員工，公司應該要好好獎勵他，避免人才出走成為公司的損失；表現較差的員工，公司也要投入資源關心他，以免對公司造成傷害。這些都會在人力資源管理的部分造成很大的影響。在台灣很多中小企業、家庭企業或是以老闆為主導的公司，都十分缺乏在績效評核跟獎懲這部分制度的建立。這往往導致公司留不住人才，或是收不到理想人才的結果。建議是，理想的績效評核跟獎懲制度，才能讓員工對自己有目標的期許，並使公司整體更有競爭力。

結論

不同於其他理論在實務上使用的差距，在專案管理領域中理論跟實務其實差距並不大，可能是因為專案管理的理論是由實務發展而來，並慢慢逐步完善。實務推動上當然可能遭遇困難，但是這是因為專案管理各流程的特性為牽一髮而動全身，最理想的方式是要用就用整套方法，才不會計畫永遠趕不上變化。如果公司組織的大家都能用一樣的專案管理語言來進行溝通，並擁有相同的策略目標一起努力，公司必能得才適才長久安樂。

作者：尤豪文, PMP

作者簡介：

尤豪文，台灣大學土木工程學系碩士畢業。結構工程師，土木技師。

2016 年專案管理標竿企業暨十大傑出專案經理獎已於2016/11/19(六) 頒獎典禮完成選拔。

2017年繼續由PMI-TW &ITPM 聯合舉辦，

歡迎產、官、學各界踴躍參加國際專案管理標竿企業獎(EPBA)及十大傑出專案經理人獎(十專獎，TOPM) 選拔活動。

完成本預報名2017年專案管理獎項，即可優先收到參獎資訊及相關資訊。

報名流程將採電子化，僅需基本資料及填寫專案管理自評表即可，確定入圍後，方需繳交審查資料。

(標竿企業獎為適用組織投獎，包含：法人團體（公司、商行）、非營利性組織、政府機關、學術單位、研究機構)

2016 年頒獎現場直播影片: https://goo.gl/RDn5f9

2017 標竿企業獎及十專獎預報名網址：https://goo.gl/QoXXnR

暫定2016年2月15日(三)起開始受理參獎選拔，屆時將再主動提醒&通知報名資訊。

好康報報: 於2016/12/31(一) 前預報名，可獲得2016.12月號專案經理雜誌一本。

標竿企業獎委員會敬啟

Email:EPBA@pmi.org.tw

獎項推廣志工招募:

Roger老師為推廣了明年的標竿企業獎及十專獎使更發光發熱，極力召募志同道合中人一起來推廣，相關的推廣簡報及工具已準備好。歡迎用手機line點以下連結加入我們: http://line.me/ti/g/vQnVphR_SR

專案經理雜誌紙本第七期─燃燒吧～勇氣！非常木蘭點燃妳的勇敢

女力崛起

燃燒吧～勇氣！非常木蘭點燃妳的勇敢

2012年創立的「非常木蘭」的精神正是「點燃妳的勇敢」，強調以女性為主，但不以女性為限的社會企業，提供創業諮詢與專業輔導，藉由創投支持努力圓夢的女性。更讓人眼睛一亮的是，非常木蘭透過網路平台，細細記錄下逾300位女性故事，讓人看見女人勇敢的力量，串聯起「現代新女力」。

創辦人張舒眉　科技業萬叢綠中一點紅

非常木蘭創辦人張舒眉24年前創立「佳必琪」，短短10年之內就成為上市公司，是美國大廠雲端資料中心高頻連接器供應鏈的少數台灣公司之一。但外界鮮少知道的是，她是家中么女，當初想創業時，父親也心疼她：「創業是父親與兄長的事，怎麼會是妳這個小女兒？」

張舒眉從小在雲林古坑長大，國小時是乒乓球校隊，她熱衷參加比賽，因為只要學校帶隊到校外比賽，就是她看世界的時候。她自小看著母親操持家務、忙進忙出，偶爾她也問自己，「這會是我的人生目標嗎？」母親是她的鏡子，讓她思考著女人的可能與不可能......[Read more]

職場專欄

有學問不等於有實力，談判的必勝要訣

作者：蔡嫦琪

人生根本沒有所謂的困難，所有的困難皆是期望值有落差所產生的情緒，而情緒完全能從解讀人性中來消化，這也是自我談判最重要的部分。所謂談判心法，就是回到對人性的觀察、挖掘和理解，透徹人性在談判中扮演著決勝關鍵。

「談判」並不是盤算和城府，而是充滿智慧和溫柔體貼。

相信你曾經遇到過這樣的人：他們明明對談判一無所知，卻總是能夠在溝通時駕輕就熟地和別人達成協議，他們甚至不知道自己使用了什麼話術，只是順著自覺的判斷，就贏得客戶的滿意和合約。這樣的人，便是掌握了談判最重要的心法「了解人性」，雖然他們不懂任何話術，卻能通透運用對於人性的了解，以無招勝有招，其功力之高甚至讓談判好手無力抗衡。

我們要知道一件事，所有話術的根本，都是由「談判心法」漸次變化而來。真正成功的談判者，一定是對談判心法透徹了解後，進而將話術提升為「說話的藝術」，才能夠將談判招式運用的出神入化。就像武俠小說中所描寫：「一花一草皆為其所用，飛砂走石亦可傷人」的境界...... [Read more]

女性高階專案經理人

66歲碩士應屆畢業生給年輕人的一句話：

「沒有過不了的關卡和達不到的夢想」

財團法人千禧龍青年基金會董事長謝彩鳳，今年以66歲之齡，從暨南國際大學EMBA碩士班畢業，成為今年畢業生中年紀最長的畢業生。這位1950年出生的大齡女性，在事業、社團和家庭多方繁忙的情形下，竟能一步一腳印按著學校的規定，「提前」修習完成所有要求的課程學分、繼而蒐集資料、撰寫論文，並通過論文計畫書口試和學位考試的所有流程和門檻，扎扎實實地成為本屆同學中第一位拿到碩士學位的人，不止令人驚訝，更讓人感到可貴。

不到絕望　誓不罷休

謝彩鳳的父親早逝，身為家中長女，才國小畢業就被迫放棄升學，開始學習服裝訂製的一技之長，還得創業做生意、分擔家計；19歲時，才半工半讀就讀初中夜間部，重拾書本。回首這段不算平順但豐富的人生際遇，謝彩鳳說，因為這些磨鍊，讓自己日後能無畏職場各項挑戰，也練就了「不到絕望，誓不輕言放棄」的膽識和胸襟，更培養主動積極、樂觀進取、樂於分享的處世態度。

多年來全心投入公益，致力於推動青少年參與志願服務、關懷少年，與陪伴協助青少年身心人格正常發展輔導事務的謝彩鳳說，「我很希望以我自己拿到碩士學位的歷程，向青年朋友證明，只要願意相信、真心付出，就沒有過不了的關卡和達不到的夢想，這也是我的社會責任。」...... [Read more]

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紙本07期《SHERO時代來臨—女力崛起的年代》2016年12月出刊

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