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專案管理於政府標案之應用

在七週的課程中，我常常將新獲得的知識技術與過往標案經驗比對，一來可以增加讀書效率與長期記憶，二來能夠瞭解過去專案管理以及執行專案經驗與PMP知識的差異，並將之改善成符合實務的作法。以下針對政府標案部分做簡單的應用知識分享：

(一) 標案準備

政府的標案公告都有其固定時效與時期，在標案正式公告到結標時間最短只有兩週的準備期，14天的時間要準備的工作約略有：上網搜尋、初步評估投標資格、下載標案、詳細評估可行性、撰寫標案計畫書、修正計畫書、定案計畫書，一直到最後影印、裝訂寄出標案。短短不到14天的時間，關乎著少則幾十萬，多則幾百萬的預算，這14天內該如何從眾多對手中脫穎而出，便是看出負責之管理人能否妥善運用專案管理知識的關鍵，以下簡單提出幾個在投標過程中可以使用到的相關知識技術：

1. 組織流程資產之應用：

以年度預算175萬元的「少年on light計畫」為例，因為有過往經驗學習文件（Lessons Learned）的資料留存，我們可以知道每年約7月10日開始標案，因此是否繼續投標的標案評估期間通常會設定在六月初。確定投標後，依照前一年標案大綱及計畫進行新一年度計畫撰寫。待標案正式公告之後，依據當年度新加入指標修正計劃書以及預算項目，便可輕鬆在投標期間內完成計畫投遞工作。

2. WBS之應用：

社會福利領域的標案通常都是最有利標，如何在政府投標說明書中寫出滿足標案要求，並保持投標單位特色的服務計畫是一門重要課題，此時WBS的應用更顯得十分重要。在購買投標文件，瞭解當案計畫精神以及結案標準後，以結案眼光角度設定各期程中的工作包，結合自身組織年度計畫方向，逐步往上集結成管制帳戶，最後集結標案中各個專案以完全符合投標文件的所有要求。

3. 利害關係人管理：

在政府的標案計畫中，最難應付不是發標單位的主管，而是此標案的政府承辦人。此承辦人關係著單位在投標前是否能夠提前知道標案何時會上採購網、執行過程中相關成效的回報，以及標案成果的允收。因此，一個標案的利害關係人管理，從平時就要跟自身相關領域的承辦人員維持良好關係，讓未來相關標案、補助計畫都能夠順水推舟迅速完成。

(二) 執行標案

1. 範疇管理的掌握

社會福利類型的標案，通常都有嚴格的服務對象，也就非在當初標案文件規定的族群，無法當做結案指標。但一般民眾無法分辨非營利組織服務對象上有其差異，只知道遇到弱勢族群就往非營利組織送舊對了。因此在執行標案時，第一件重要的事情就是要清楚這個專案的範疇為何，以少年on light計畫來說，只能收15-19歲國中畢業或高中休退學的案主；以社區預防計畫來說，只能收15-19歲三、四級毒品使用個案。一旦搞錯對象，不只自己的單位做了白工，嚴重的話還會因為執行成效不彰被扣款或罰款，因此在執行標案時，專案的範疇管理十分重要。

2. 成本管理的重要

在標案或委託計畫中，非營利組織通常需要自籌20%的計畫執行費用，因此撰寫計畫時就要清楚知道哪些工作項目的經費需要另外募款。而在計畫簽約或核准下來之後，也常常會因為政策方向的轉換，導致簽約後的經費項目與原規劃有所出入，導致非營利組織在撰寫計畫以及執行時，不時會面臨執行費用的變更。因此，如何事前以良好的利害關係人管理來預防成本的變更，便是非營利組織中計畫管理人的重要工作。

(三) 標案結案

控制品質、確認範疇

所有的政府標案結案都是一門重大的課題，除了在執行過程中不斷的檢視服務計畫的範疇、時間以及成本是否符合投標文件以及計畫書的內容之外，成果報告的內容展現也關係著標案成果的確認範疇工作能否一次到位，避免重複修改結案文件引發重工的風險。因此從執行，一直到結案階段，專案管理人需時時拿出計畫書中的WBS以及社工執行出來的成果比對，若有進度不佳則需進行時程壓縮工作，以免因為進度落後遭到罰款。若整體執行進度良好，能夠順利結案，政府單位相關科室接下來的標案都唾手可得。

結語

其實專案管理的技巧跟手法，處處存在於我們生活之中，只是我們平常都將他當然理所當然，單純以經驗土法煉鋼的方式在執行。如，新的電影上映了，而且是另一半喜歡的演員（SOW中的營運需要產生，只是是感情營運），身為貼心的男友要考量一下GO/no-go的專案選擇（最近工作忙不忙、月底了錢夠不夠），確定要邀約看電影了，要去買一送一的威秀影城（成本分析）、可以大快朵頤的一般戲院（軟邏輯）？兩個人要什麼時間去看（時間規劃）？事先說好費用分攤（協議），在經過層層考量後成行看完電影（執行），評估另一半對電影以及感情增溫的評價（監控），若目的達成則可以期待下次邀約，無法達到則看哪邊出了問題，作為下次約會計畫的改進（整合變更控制流程）。

因此，上完七週課程僅表示我們接觸到新的管理知識，拿到證照時，證明我們的管理知識架構已經與PMP精神在同一條軌道上。接下來，如何將自身領域的專業知識運用在這條軌道上，讓組織集中資源向其願景邁進，才是我們來上PMP課程後的重要任務。接下來，就讓我們一同發展出專屬於自己領域的管理知識吧。

作者：沈正一,PMP

作者簡介：

沈正一，財團法人千禧龍青年基金會專案經理，98年開始踏入社會福利工作領域至今邁入第7年，從社工員逐漸累積資歷成為資深社工，由擔任社工督導開始踏入管理領域，104年正式落腳財團法人千禧龍青年基金會，從原來社工直接工作兼專案管理業務，變成負責規劃基金會營運、年度預算、計畫撰寫、執行…等管理工作之專職專案經理人。

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