rogersnotes 20160623:「任務導向」專案與PMBOK常見的問題 & 標竿企業獎暨傑出專案經理人獎報名倒數計時

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專案管理實務：「任務導向」專案與PMBOK常見的問題

前言

從2016年3月19日第一天上課以來，經過約50天的疲累，在5月9日步出考場，通過考試後的那一刻全部獲得釋放，這時候剛下過一場午後雷陣雨的台大校園天空，露出陽光，更可襯托當時自己的心情，整個人心情舒暢輕鬆，臉上也有了笑容。雖然有機會完成專案管理課程，並且順利成功摘金，但是回想上課期間，依過去參與及管理專案的經驗，有無法融入課堂PMBOK®（PMP）思維，造成認知上落差的情形，最後雖然聽從學長教練建議，並透過按部就班，逐漸改善，雖然順利達陣，但是心中仍有些迷惑。

個人服務於軍方生產及研發單位，不同於一般民間私人企業，許多專案的產生往往係因「任務需要」而成立，因此常常因為「時程緊迫」忽略了應遵循的專案建立的流程等階段，最後雖然可以達成任務的目標（以結果而言），但是執行過程容易造成時效增加、預算超支等不如預期等狀況；換言之，個人認為以這種「任務為導向」的專案經驗，經比較學習課程後的結果，發現有「未完整起始授權階段」、「未確實建立工作分解結構（WBS）」、「專案時程與成本訂定粗略」、「溝通管理與管道不佳」、「未能確實規劃風險管理」、「未依變更管理程序」、及「未妥善執行結束階段」等問題，導致專案推動不是那麼順遂，在此提出個人分析，與大家分享：

一、未完整起始授權階段：

在個人服務的單位，專案的起始階段，往往是最模糊、最不清楚，往往由高層直接指派或是因應任務需要，忽略了專案起始階段「專案章程」規劃，換言之，專案經理未獲得專案正式授權。根據PMBOK®內容，專案章程包含「目的、目標」、「高層次的需求、專案概述與界限」、「里程碑時程摘要」、「預算摘要」、「高層次的風險」、「利害關係人清單」、「假設與限制」及「正式授權」等要項，更重要的是，專案章程指派專案經理並授予責任與權限，所以是專案起始階段重要文件之一，但是往往忽略了這階段的完整性，後續就有可能面對協調、溝通、組織資源（人、機、材）運用的難度，致無法順利執行專案並衍生範疇、時程、成本等變更，影響達成專案目標。

二、未確實建立工作分解結構（WBS）：

工作分解結構主要將專案交付標的及工作，分解成更小、更容易管理之組件的流程，並將交付的內容為導向之科層式分解結構，是專案團隊為了要完成專案目標及所有專案產出所需執行之所有工作，因此「建立工作分解結構」是專案規劃階段中非常重要的流程。所以，如果此階段未經由內部或外部專家，確實將專案的產品、結構或服務分解成工作包，易造成工作遺漏，影響後續交付標的驗收及專案時程及成本決定與發展，因此執行專案後將面臨時程延後甚至變更時程、追加預算等限制條件變更，造成專案成效不彰之情形。

三、專案時程與成本訂定粗略：

專案時程與成本是專案執行重要的計畫標準值，亦是衡量專案執行成效的基準，專案規劃階段雖可參考過去歷史資訊或類案，但若未能依照「規劃時程與成本管理」重要的子流程順序，而由專案團隊僅憑經驗值訂定，疏忽了「工作包」與、「活動」的關聯性，甚至少了資源、資源可用性及關連性、應變準備金與管理準備金匯總等觀念，故導致專案基準不確實反而於執行階段面臨時程與成本變異，因此專案規劃時程與成本基準要按部就班、逐步改善並輔以有效的工具分析，才可以確保專案可行。

四、溝通管理與管道不佳：

依據利害關係人的資訊需要及可用的組織資產，發展適當的專案溝通方法，是推動專案成功重要的流程。因此，讓專案相關資訊在適當的時間即時的建立、收集、發佈給所有的利害關係人，是進行專案管理時必然會遇到的挑戰之一。個人服務單位許多專案介於功能式組織與弱矩陣式組織，專案經理並無充分的權責，再加上軍人制度係以服從為天職，所以管理溝通模式受限，如果專案經理無法完全協調，就有可能影響專案的執行，造成專案的失敗。

五、未能確實規劃風險管理：

一般公務單位的專案特性，風險管理是較弱的一環，分析主、客觀因素，主要係因為無確實規劃風險管理，專案規劃常受限於需求、假設、限制等條件，所以在規劃階段應審慎辨識、分析、評量正面或負面風險，然後進行定性風險分析、定量風險分析、規劃風險回應及預留應變準備，另於專案執行階段應定期檢視專案風險狀態，風險再評估、風險稽核等逐步改善作業，當風險發生時才可將損失降至最低，以如期、如預算達成專案目標。是故「任務導向」的專案，往往風險管理無法落實規劃，或是抱著先做再說心態與船到橋頭自然直，導致專案執行未如預期，衍生更大不確定性風險存在。

六、未依變更管理程序：

專案執行過程中，定期監控專案進度，可以避免專案失控。我們都知道專案常常有可能很多的因素影響專案的原有計畫基準，導致專案方向需要變更，進而需要檢討找出變異原因並分析，並提出有效措施導入正軌，回歸原計畫；所以實施整合變更控制的變更處理程序，透過評估，審核的步驟後，經同意的變更需求才能列入專案計畫中執行，目的是為了避免太過浮濫變更，造成專案範疇潛變，以至於危害到專案的成功。若只是少數人決定或直接變更，專案常發生「未提出」或「未核准」變更被執行，除造成專案多頭馬車外，更甚而造成專案的失敗，因此正確看待變更的發生，並有效預防及控制變更（實施整合變更程序），是專案經理人能順利完成專案的重要關鍵。「任務導向」係以滿足任務優先考量，如果規劃階段未詳實周延，執行、監控階段所提變更未依實施整合變更程序，最後雖可達成任務目標，但是就專案整體效益而言，應該是已經浪費許多的資源。

七、未妥善執行結束階段：

專案結束是在所有專案活動都滿足客戶或關係人需求之後，所做的一個必要性階段，一般而言，許多專案經理人學習PMBOK®專案管理思維，強調專案必先有規劃而後執行，因此在推動專案的過程中，往往虎頭蛇尾，重視起始、規劃、執行與監控階段，然後最後的結束階段輕忽了專案相關計畫書及文件彙整，建立完整的專案檔案，並納入歷史資訊，造成專案管理經驗無法傳承。其實，一個企業單位（包含政府公務單位）應該了解任何專案的成功所產生邊際效益，最重要的是經驗學習(lessons learned)，非常具後續參考經驗值。所以任何專案的Lessons Learned 一定要好好做，因為每一次的專案經驗都是下一次進行專案的最佳參考實例。將專案文件及各計畫書歸檔，並與團隊共同討論專案成敗的原因、計畫書製作上遇到的問題，若能將每次的經驗仔細記錄傳承，對於往後的工作會有極大幫助，之後進行專案也會更加省事有效率。

作者：林琅琦,PMP

作者簡介：

林琅琦，國防大學中正理工學院機械工程系學士、英國諾丁漢大學材料工程研究所碩士，目前擔任國防部軍備局生產製造中心副主任，負責研發、生產、品保、職業安全衛生管理業務。曾任計畫業務參謀、兵器技術官、專案計畫主持人、品保室主任、生產管理組組長等職務。

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2016年度標竿企業獎暨傑出專案經理人獎，肯定自己企業的大好機會，立即報名 http://pmitw.ezteamwork.com/apply/

關鍵時刻，您需要挺身而出，立即報名參加

華人專案管理界的盛事~

2016年度標竿企業獎暨傑出專案經理人獎，2016/7/15 (五) 報名截止

有您的力挺 & 實際行動，才能讓獎項成功舉辦，也更顯榮耀。投獎方式很簡單，只要上網登記: http://pmitw.ezteamwork.com/apply/

寫基本資料及上傳評量表就完成了。

簡易投獎步驟: https://goo.gl/LTIoRx & 投獎影片: https://youtu.be/M4M99ZbpjVM

線上報名網址：http://pmitw.ezteamwork.com/apply/

觀看詳細資訊：http://www.pmi.org.tw/epba_topm/

2016年由PMI-TW &ITPM 首度聯合舉辦

國際專案管理標竿企業獎(EPBA)及十大傑出專案經理人獎(十專獎，TOPM)，截止申請2016/7/15 (五)。

華人界專案管理的最高榮耀獎項，非你莫屬。

由全球專案管理權威機構-PMI 在台官方代表頒發。

全新報名流程及全面電子化，無需太多Paper Work。僅需基本資料及填寫專案管理評量表即可，確定入圍後，方需繳交審查資料。

(標竿企業獎為適用組織投獎，包含：法人團體（公司、商行）、非營利性組織、政府機關、學術單位、研究機構)

報名標竿企業獎需同步報名傑出專案經理人獎;

報名傑出專案經理人獎也先需同步報名標竿企業獎，

二獎同步報名。

p.s. 本獎項，不限一般專案管理，也歡迎推行"敏捷專案管理"的單位，參加投獎。

[第一階段參獎報名步驟]

1. 到線上報名系統完成註冊

2. 登入線上報名系統選擇 [2016標竿企業暨傑出專案經理人獎]

3. 選擇參選組別 – 大型企業、中小企業、政府機關及法人

4. 填寫報名基本資料

5. 到 [瀏覽參選列表] 下載評量表

6. 在Excel內填1.組織成熟度及 2.專案經理能力評量表

7. 到 [瀏覽參選列表] 上傳評量表

8. 完成第一階段報名

[點我下載參獎辦法]

倒數1個月, roger 老師需要您一起動起來，成就2016年專案管理盛事

標竿企業獎暨十專獎主任委員周龍鴻 Roger

邀您一同參與專案管理盛事： https://youtu.be/M4M99ZbpjVM

2016年「PMI 專案管理標竿企業獎」與「ITPM華人十大傑出專案經理人獎」今年首度合辦。

「PMI專案管理標竿企業獎」表揚國內落實專案管理精神之企業楷模，彰顯專案管理為企業重要之成功因素與價值，進而協助國內產業提升全球競爭力之願景。

「華人十大傑出專案經理人獎」則是在Roger願力之下形成。緣起2009年雙十節，Roger獲得美國專案管理學會(PMI)的卓越貢獻獎，該獎是從全世界181個國家的上萬位參選者選出八位當代最卓越貢獻的專案經理。身為唯一的華人得獎者，我立下這個志業， “有朝一日將這個獎項帶回台灣這片土地，讓全世界的華人，一起來選出當代的最傑出的十大專案經理。”

一獎是表揚企業，一獎為專案經理，表揚個體不同，本質卻是一致的，傑出的專案經理必須在一個支持專案管理文化的企業組織，才能發揮所長，標竿企業獎的得主即是這樣的組織，而存在於內部的專案經理，無疑地是十專獎的潛在人選。

兩獎項的合辦，對於投獎單位有三大新氣象：

1.融合兩獎項的評核標準來審視，企業進行一次投獎，即有機會能獲得兩個最高獎項的殊榮

2.本次投獎最大之特色採全面電子化

3.第一階段初選僅需線上填寫基本資料及企業專案管理診斷表，待入圍後才繳交投獎資料並為評審簡報，不僅節省社會資源，更提升企業投獎之便利性

經營具有公信、公開、且無商業意圖的典範獎項雖不容易，但我衷心希望專案管理在台灣這片土地上持續受到各界的重視及肯定。本次「專案管理標竿企業獎暨十大傑出專案經理人獎」順利舉辦的前提條件是達成100家投獎企業的目標，故需要更多鼓舞及支持的力量以永續耕耘，這片用心及苦心，相信您也能感受，期望您能夠推薦兩家公司參選，一同推廣專案管理，若有您的大力相助，必能促成本次獎項。

本次投獎截止日期為2016/7/15(五)，將於2016/11/19(六)舉辦頒獎典禮，

Roger衷心期望得到您任何形式的協助及實質的支持：

1.親自參加投獎 (報名網址: http://pmitw.ezteamwork.com/apply/)

2.將投獎訊息交給貴單位最高階主管發佈於全公司　

3.推薦合適的投獎人參加投獎 (報名網址: http://pmitw.ezteamwork.com/apply/)

4.主動資訊發布在您的FB / Blog 或是 Line 給您認識的PM 或是專案主導者投獎資訊

5.其它您可以協助的事項

專案管理標竿企業獎暨十大傑出專案經理人獎主任委員

請託影片:https://youtu.be/DqRBLMQCuCU

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