rogersnotes 20160526: 顧問輔導專案管理實務與理論落差研討 & 專案經理雜誌紙本06期活動快訊─博客來預購享95折

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這陣子接受了長宏紮實的訓練，對於PMP專案管理知識已有一定程度的理解，在接受新知識的過程中，都會持續問自己如果這個流程在實務上會是什麼樣子？由於自身社會歷練經驗尚淺，但腦袋中碰撞了一些有趣的想法，透過這個機會把它寫出來，針對專案管理實務與理論落差，列述以下幾點分享給大家。

一、專案範疇認知落差

理論上認知，只要於章程或是合約載明專案範疇，雙方就可以取得一致的認知。但實務上並非如此，輔導專案若涉及層面比較廣，則專案範疇即便文字再明確也容易產生模糊地帶。舉例來說，協助公司建立「內部控制制度」專案，執行手法約略是初期透過訪談，瞭解公司各營業循環的流程現況，再去針對現況設計控制點及相關內部控制制度。

而現訪過程中一定會發現公司流程不合理或不完善的地方，如：未建立預算制度、沒有銷售預測、無生管單位等，這時候部分客戶老闆(發起人)會認為在既有公費條件下，專案經理應”順便”協助改善上述不合理或不完善的地方，或是把他們教會(但這部分改善內容並非內部控制制度)。這時候雙方就容易對於專案範疇產生認知落差，專案經理在提案報價時，一定是僅針對設計內部控制制度去估算人力成本，進而提案報價(並不會去考量上述流程改善所需耗費的人力成本)。正常來說，非原預計估算範圍內的工作項目應另開新專案來執行，但實務上若不會耗費太多成本，則專案經理老闆會儘量滿足客戶老闆(發起人)期望，要求專案經理”順便”執行。理論上的不鍍金法則，實務上是否經得起考驗，仍待商榷。

二、專案風險普遍直接採取承擔應對

實務上顧問輔導專案期程都很緊迫，對於風險管理這部分並未如理論所述理想化。以我經驗而言，專案初期都以經驗法則來判別相關風險，即便辨識出風險，也不會將相關風險記錄於風險登錄表。且風險回應對策通常選擇消極承擔，普遍抱持著發生了再說的想法。事情沒發生，省下的成本都是多賺的。事情真的發生，再開始思考如何解決。

由於風險管理對於專案成敗真的很重要，我相信若能將PMP風險管理知識落實於實務中，必定能產生相當程度的質變。然而，如何將整個專案管理手法濃縮為精簡版來配合實務上的緊迫時程，或許惟有不斷累積自身經驗才能找出答案。

三、專案排除事項在合約內極少著墨

理論上，專案章程或合約應載明專案排除事項，釐清專案範疇。實務上，客戶在合約上蓋章用印才算真的取得輔導專案公費。基於文化因素及避免客戶對合約感到專案經理”小氣”，通常實務合約並未特別載明專案排除事項。以取得客戶合約用印為優先考量，只要是客戶會覺得公費很貴、專案範疇很狹隘等相關文字，一律能免則免，或僅僅只是輕描淡寫帶過。由於合約未明確提示專案排除事項，往往造成日後雙方對於專案範疇認知不一致，輕微者專案陷入僵局，更甚者導致專案失敗收場。PMP知識領域中，專案經理在選定賣方的採購談判過程中，應以取得雙贏為最終目標。個人認為惟有說清楚講明白，雙方認知才能真正趨於一致，對於專案範疇也能明確掌握，進而達到雙贏局面。

四、專案溝通溝通再溝通

專案經理溝通面向主要可分為三類：自己老闆、客戶老闆(發起人)、客戶員工。理論上，透過蒐集需求、溝通及執行來滿足利害關係人需求，及透過溝通向利害關係人報告專案績效。與利害關係人溝通在書本上讀起來很簡單，實務上直行可就不是這回事了。

首先，專案經理對於自己老闆的溝通尤為重要，如何向自己老闆爭取人力資源來協作專案(除非公費金額很高或專案範疇很大，不然普遍都是專案經理自己一人單兵作戰)，對於專案範疇如何與自己老闆認知一致(不要被客戶牽著鼻子走，避免在不調整公費前提下，專案執行鍍金或是持續擴大專案範疇)。

再者，理論上對於客戶老闆(發起人)的利害關係人管理內容著墨甚多，但實務上這部分反而比較明確容易掌握。因為客戶老闆(發起人)一定是有明確需求，對於公司哪邊需要被改善有認知，才會找顧問進公司輔導專案。只要在初步訪談會議中，明確定義客戶老闆(發起人)需求，並詳細闡述專案經理預計執行的專案手法及方式，雙方取得共識後，後續利害關係人管理只要著重在持續溝通及定期回報專案進度，就不有太大的問題(若客戶老闆天生反覆無常，就另當別論)。

最後，個人認知實務上最難管理的溝通就是與客戶員工的溝通。實務上運作實並不會將所有受影響的員工納入專案團隊，而是由客戶指派相關高階主管擔任專案團隊成員。因此，佈達會議時僅會由客戶老闆(發起人)及上述高階主管參加，實際執行專案改變的基層員工並未受邀在內，這裡就容易產生盲點。假設有些基層員工對於專案並不支持，若沒有在初期即掌握到這個狀況，容易導致專案於執行階段失敗或產生額外成本。而且，基層員工的不認同並不會輕易反應出來，如何有效率管理這部份的溝通在實務上就特別重要(部分客戶高階主管無法確實要求基層員工，即便他想管也管不動)。

以上為個人淺見，若內容有所錯誤或偏頗，請不吝給予指正，謝謝。也祝福大家工作順利，運用PMP專案管理知識，於職務上提昇自我價值。